"Экспресс Деньги": единое инфопространство на базе ELMA

Заказчик

Компания «Экспресс Деньги» основана в 2009 году с целью создания максимально удобной процедуры выдачи микро займов для физических лиц на короткий срок, без поручителей и залога. На сегодняшний день компания «Экспресс Деньги» имеет представительства в таких городах, как Ижевск, Уфа, Нижний Новгород, Смоленск, Воронеж, Пермь, Екатеринбург, Челябинск, Магнитогорск, Владимир и во многих других. Общая численность филиалов приближается к отметке 150.

Задачи

От внедрения новой информационной системы ожидалось следующее:

• Создание единого информационного пространства для всего предприятия
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников компании
• Регламентация и автоматизация процесса отчетности филиалов

"Управление территориально распределенной организацией сложная задача. Нам нужен был мощный инструмент, для контроля исполнительской дисциплины в реальном времени, и по всей стране," - комментирует Владимир Полухин, заместитель директора по развитию «Экспресс Деньги».

Решение

Исходя из поставленных задач и существующих условий, была выбрана система ELMA, разработанная компанией ELMA. Основными критериями стали богатый функционал, и веб-доступ к приложению, что позволяет сократить расходы на инсталляцию, а также пользоваться всем функционалом с помощью мобильных устройств, находясь вне рабочего места.

Масштабы

В рамках пилотного проекта, охвачены все филиалы. В системе работает весь топ-менеджмент компании, руководители филиалов, и административный персонал.

Итоги внедрения

Для усиления исполнительской дисциплины были реализованы вспомогательные процессы, регламентирующие и автоматизирующие внутреннюю работы компании: согласования документов, издание, и доведение до исполнителей распорядительных документов. Автоматическая нумерация документов для каждого филиала позволяет просто выбрать адресатов того или иного распорядительного документа, не задумываясь о том, в каких филиалах эти сотрудники находятся. Была реализована система рассылки внутренних уведомлений для периодических событий, таких как оплата счетов. Это позволило сократить влияние человеческого фактора на своевременное исполнение платежных, и иных обязательств.

Благодаря стандартному функционалу задач, поручения руководителей не забываются, а при делегировании информация не искажается.

Встроенные в ELMA отчеты по исполнительской дисциплины позволяют в реальном времени получать полную информацию о загрузке исполнителей, сроках выполнения поручений, видеть процент просроченных, и выполненных вовремя задач. Благодаря этому, можно регулировать нагрузку на исполнителей, избегая «аврала» и простоя. Сравнить эффективность разных сотрудников, найти слабые места.

Регламентация и автоматизация кадровых процессов: приема и увольнения сотрудников, сократило время принятия решения о приеме или отказа соискателям, снизило вероятность потери документов.

Александра Шишкина, Заместитель директора Экспресс Деньги: «Потеря документов, отсутствие обязательных документов у уже работающих сотрудников, рост трудозатрат для поиска информации в архиве. Это становиться животрепещущей проблемой при росте организации, и провоцирует рост затрат на управление персоналом. Нам важно сконцентрироваться на основной деятельности, поэтому вспомогательные процессы организации должны работать как часы».

Процесс обработки обращений поступающих в Call-центр компании, позволяет ускорить принятие решений по спорным ситуациями. Выстроить понятный для исполнителей, и прозрачный для руководителей регламент.

Отдельно следует выделить процесс отчетности. Из семи этапов: постановка задачи, контроль исполнения задачи, заполнение отчета, отправка отчетов, систематизация отчетов, сведение отчетов, было автоматизировано шесть. Таким образом, исполнители только заносят данные в систему, все остальные операции полностью автоматизированы, и выполняются системой ELMA. После всех операций готовые отчеты рассортированы по датам, филиалам и исполнителям. В любой момент доступны в системе для просмотра, и возможностью выгрузить данные в «привычный» Microsoft Excel.

Дальнейшее развитие

После окончания тестовой эксплуатации системы, планируется подключить модуль управления проектами, увеличить количество пользователей системы в пять-шесть раз. Простота обновления и подключения дополнительных модулей системы, позволяет масштабировать решение без лишних финансовых и организационных затрат, поэтому внедрение системы можно разделить на этапы.