«ЭлМетро» автоматизировала управленческий учет с помощью «Бит.Финанс» от «Первого Бита»

2021: Внедрение «БИТ.ФИНАНС.Проф»

25 марта 2021 года стало известно о том, что благодаря внедрению специалистами "Первого Бита" решения «БИТ.ФИНАНС.Проф» автоматизированы бюджетный и казначейский процессы в промышленной компании «ЭлМетро», что позволило оптимизировать эффективность принимаемых управленческих решений. Реализация проекта позволила в 8 раз сократить время, затрачиваемое ранее на многие ручные операции и подготовку отчетов. Оптимизация бюджетного управления, значительное ускорение финансовых операций и оптимизацию точности бюджетирования с помощью решения «БИТ.ФИНАНС» стало особенно важным в период пандемии.

Как сообщалось, в компании «ЭлМетро» до проекта внедрения деятельность по бюджетному процессу и казначейским функциям велась с использованием Excel, что создавало затруднения, в том числе связанные с человеческим фактором. Решения по платежам принимались медленно, процесс обработки информации о движении денежных средств, контроле бюджетных статей и разноски отчетно-аналитических форм был трудоемким. Согласование всех вопросов осуществлялось в ручном режиме. Актуальная информация вносилась в ряд различных таблиц, где данные зачастую терялись или оказывались в итоге неверными.

Необходима была автоматизация для оптимизации эффективности финансового планирования и скорости получения качественной информации. Для достижения цели компания определила бизнес-задачи по автоматизации управленческого учета:

• автоматизировать процесс работы с информацией, перейти от Excel к программному продукту для снижения потерь информации при переносе в программу;
• снизить издержки производства и управления;
• снизить риски кассовых разрывов;
• обеспечить корректность предоставляемых данных бюджета маржинального дохода и план-фактного анализа показателей по продуктам деятельности;
• получить оперативный управленческий баланс, формируемый ежемесячно с двумя блоками показателей для оценки финансового состояния компании и принятия решений в сфере заимствований, инвестиций и направлений деятельности по результатам финансово-хозяйственной деятельности (далее ФХД).

Для перехода от ручного формирования отчетов к автоматизации в «ЭлМетро» провели совещание, проанализировав имеющиеся задачи, сопоставили их с возможностями системы «БИТ.ФИНАНС», которую определили как наиболее подходящую для внедрения. Для реализации проекта выбрали давнего партнера по внедрениям в «ЭлМетро» — компанию «Первый Бит». Ранее предприятие уже сотрудничало со специалистами ИТ-интегратора. Зная опыт и качество работы по обслуживанию и сопровождению «1С:Бухгалтерия», доверили проект разработчикам с собственным решением «БИТ.ФИНАНС» и опытом его внедрений. Выбрали версию ПРОФ программного продукта, позволяющую реализовать замысел автоматизации через свои функциональные возможности.

Уровень регламентации бюджетного управления в компании изначально был надлежащим, управленческая команда действовала экономически грамотно. В проекте решалась задача по автоматизации давно сложившихся процессов планирования, сбора, анализа бюджетов и сопутствующей справочной информации, используя возможности единой с бухгалтерией базы и возможности online-режима сбора факта. В бюджетном процессе компании участвовало до 40 человек — руководители и сотрудники основных служб управления, обеспечения и проектирования. Они выступали инициаторами заявок на осуществление платежей, а руководители ЦФО планировали и принимали решения по бюджетным расходам. Заявки на расходование денежных средств до проекта формировались в бумажном виде, что по казначейским операциям стало не актуально, тем более не эффективно в условиях пандемии. На первом этапе проекта команда внедренцев Первого Бита занималась комплексной оптимизацией результативности оперативного управления денежными средствами в подсистемах «Казначейство» и «Бюджетирование». Специалисты настроили получение и обработку нормативно-справочной информации и статей оборотов, алгоритмы визирования и назначения статусов Заявки на расходование денежными средствами, автоматизировали казначейский процесс.

Реализованы были не только штатные отчеты по оборотам БДР, БДДС, бюджеты с остатками денежных средств, формы план-фактных анализов, платежный календарь и иные формы, уже предусмотренные в «БИТ.ФИНАНС», но и ряд дополнительных отчетов, включая анализ статусов заявок и периоды просрочки их реализации, сравнительный анализ всех элементов маржинального дохода в сравнении с сопоставимыми данными прошлых отчетных периодов и т.д.

В подсистеме анализа финансового состояния компании и результатов ФХД целевая установка на снижение горизонта планирования и финансово-экономического анализа до уровня оперативного управления позволили после методологической проработки перейти к следующему этапу обоснованности управленческих решений за счет ставки на:

• маржинальный анализ;
• мониторинг показателей финансовой безопасности:
  • коэффициента текущей ликвидности;
  • коэффициента абсолютной ликвидности;

• финансовая независимость:
  • коэффициент концентрации собственного капитала;
  • коэффициент финансовой независимости;
  • коэффициент покрытия процентов;

• финансовая устойчивость:
  • собственные оборотные средства;
  • чистый оборотный капитал.

Все показатели в основном нашли отражение в отчетной форме управленческого баланса, который был настроен вне привязки к закрытию отчетного периода в регламентированном учете, что дало возможность формировать бюджет значительно быстрее, практически в online-режиме в любое время.

Следующим шагом стала автоматизация показателей результатов ФХД, на основе которых финансово-экономическое руководство компании смогло регулярно формировать матрицу финансовых стратегий и обосновывать решения по источникам финансовых ресурсов. Данный анализ также был внедрен в автоматизированные формы отчетов ББЛ, БДР и БДДС. На их основе показатели РФХД стали оперативными и открытыми, что позволило взвешенно и быстро вырабатывать решения по инвестициям, прибыли и привлечению заемного капитала. Разработанная методология матрицы финансовых стратегий системно дополнила анализ показателей финансовой безопасности за счет простой и наглядной визуальной формы представления, интуитивно понятной руководству «ЭлМетро».

В итоге Первый Бит автоматизировал подсистемы «БДДС+Казначейство», «БДР и функциональных бюджетов», настроил оперативный управленческий баланс и ключевые показатели финансового состояния и результатов ФХД.

Процессные статусы заявок на расходование денежных средств были расширены по составу, маршруты согласований дифференцированы, и это позволило ускорить корректировки в документационном обеспечении, оптимизировать платежную дисциплину.

Для сокращения трудозатрат пользователей при планировании бюджета маржинального дохода спроектированы заново бюджеты продажи и списания себестоимости с опорой на сложившиеся цены. Оптимизирован выбор варианта комплексной маржи по всему портфелю заказов на основе маржинального анализа по номенклатурным группам. Применено сценарирование продаж, материальных расходов и маржинального дохода.

Проект автоматизации бюджетирования и казначейства, развития методологии бюджетного управления принес «ЭлМетро» следующие результаты:

• сформировано единое информационное пространство для регламентированного и управленческого учетов;
• реализован принцип однократного ввода информации в систему для регламентированного, бюджетного и управленческого учетов;
• налажен процессный механизм согласования заявок на расходование денежных средств и реестров платежей;
• сокращено в 8 раз время, затрачиваемое на формирование и проверку отчетов о доходах и расходах, управленческого отчета БРД с 2 дней до 2 часов, сбор факта по БДДС и по ББЛ проходит в online-режиме;
• настроен углубленный и понятный анализ основных показателей финансовой безопасности и результатов ФХД, эту модель теперь считают и используют для безопасности компании;
• снижено количество ошибок, связанных с «человеческим фактором»;
• упрощена процедура подачи заявок на расходование денежных средств, контроля лимитов;
• в два раза ускорена процедура планирования маржи по всей продуктовой линейке и анализ факта.

Процесс автоматизации учета — это не только про цифры, это ещё и про бизнес–структуру предприятия в целом. В процессе внедрения программного продукта «БИТ.ФИНАНС» мы посмотрели на свой бизнес с другой стороны, что позволило не только оптимизировать наши процессы в области управления экономикой компании, но и скорректировать некоторые общеорганизационные процессы. В целом, при внедрении автоматизации учета, мы не только увидели какие у нас есть резервы, но и с какими вызовами нам ещё предстоит поработать, чтобы оптимизировать свою эффективность. Внедрение двух очередей автоматизации бюджетирования и казначейства в компании «ЭлМетро» проведено силами команды специалистов Первого Бита в Челябинске. Опытные внедренцы подтвердили свои профессионализм. Благодаря грамотно спроектированной Системе наша компания решила все поставленные на март 2021 года задачи. В дальнейшем мы планируем продолжить сотрудничество с компанией «Первый Бит». прокомментировал Максим Ефремов, заместитель генерального директора по экономическим вопросам