"Юничел" перешел на ЭДО с контрагентами и внутри компании

2020: Подключение сервиса обмена Synerdocs для МКДО

Обувное предприятие в России «Юничел» подключило сервис обмена Synerdocs для межкорпоративного электронного документооборота (МКДО) и взаимодействия с контрагентами. Юничел в несколько раз ускорил процесс подписания договоров и первички, а также сократил канцелярские расходы. Об этом Directum сообщил 8 сентября 2020 года.

Работа с договорами, которые заключаются с контрагентами, занимала значительный объем времени. Сложным и длительным был процесс подготовки документов для бухгалтерских проверок, даже несмотря на наличие учетной системы. Поэтому руководство приняло решение — структурировать документооборот. Выбор был сделан в пользу Directum RX.

На начало сентября 2020 года в системе реализованы:

• Автоматизация работы со входящими счетами и заявками на оплату. Информация о статусе оплаты теперь содержится в карточке документа. Пользователь может быстро просмотреть данные о платежах по нескольким счетам, выделив необходимые документы в списке.
• Формирование единого финансового архива. Благодаря удобной фильтрации поиск нужного документа занимает всего несколько минут.
• Оптимизация процессов согласования. За счет преднастроенных маршрутов сократилось время на рассмотрение и подписание договоров.

Вне офиса работники Юничел могут работать с документами с помощью мобильных приложений: Directum Solo для руководителей и Directum Jazz для рядовых сотрудников. Всего по итогам четырех недель эксплуатации системы сотрудники компании запустили более 3 100 задач и создали более 3 000 электронных документов.

Алексей Денисенко, директор по развитию обувной фирмы «Юничел»:

Ежедневно компания отгружает товар в магазины и перемещает готовую продукцию между складами. В ходе этих операций создается большое количество бумажных первичных документов. Как результат — внушительные канцелярские расходы, долгое ожидание подписания и возврата оригиналов документов.

Несмотря на то, что в компании уже использовался сервис электронного обмена, внешние процессы взаимодействия с заказчиками и внутренними отделениями требовали дополнительной автоматизации. У Synerdocs было несколько преимуществ по сравнению с конкурентами: это возможность использования относительно недорогой простой электронной подписи (ПЭП) и бесшовная интеграция с системой Directum RX. Благодаря этому Юничел удалось в три раза сократить расходы на приобретение сертификатов ЭП.

Для удобной работы с документами было создано единое информационное пространство на базе систем Directum RX, 1С и сервисов Synerdocs и Диадок.

Какие задачи компания решает с использованием ЭДО:

• Договоры и первичные учетные документы передаются контрагентам и предприятиям холдинга через Synerdocs или Диадок. Это сокращает время на визирование и возврат оригиналов.
• Накладные, акты, отчеты подписываются в Synerdocs простой электронную подписью.
• После визирования в сервисе ЭДО документы автоматически заносятся в финансовый архив. Это значительно упрощает подготовку к налоговым проверкам. Найти и выгрузить нужный документ можно за пару минут.

В планах обувного предприятия — автоматизация работы с входящими и исходящими письмами, а также внутренними распорядительными документами.