Business Legal Solutions Custos Group (ТЕЗИС)

Заказчик

Business Legal Solutions Custos Group – это юридическая компания, которая занимается комплексным юридическим сопровождением деятельности всех подразделений туристической компании PEGAS Touristik на территории России – обслуживанием договоров, рассмотрением жалоб, претензий, представительством интересов компании в суде и т.д. PEGAS Touristik – лидер российской и международной туристической индустрии. Компания работает в 50 городах России, сотрудничает с ведущими авиакомпаниями, имеет 860 офисов продаж в 244 городах России.

Ситуация

BLS Custos Group оперирует большим массивом документов и договоров, которые проходят длительные и многоэтапные согласования. Компания работает с юридическими документами различных видов - договоры, претензии, иски и т.д., каждый из которых проходит собственный путь составления, проверки и согласования. В частности, документы составляются в офисах клиентов по всей России, а проверяются в офисе BLS Custos Group в Москве. Кроме того, компания нуждается в надежном хранении и перемещении юридических документов между компанией и ее клиентами.

К моменту принятия решения о внедрении системы автоматизированного документооборота, в компании уже сложилось понимание, что это должен быть готовый продукт с возможностью самостоятельного развития и модификации. Тем самым в компании стремились минимизировать риски зависимости от вендора и его специфики.

В процессе выбора к будущей ЕСМ применялись следующие критерии:

• Широкая функциональность исходного тиражного продукта, в частности – наличие возможности параллельного согласования, возврата и доработки документа и т.д.;

• Гибкость и расширяемость системы – возможность самостоятельно автоматизировать индивидуальные процессы. Заказчику также было важно, чтобы решение базировалось на современных доступных технологиях и не вызывало затруднений в процессе самостоятельного развития;

• Полнофункциональный web-доступ как важный критерий для работы в организации с территориально-распределенными офисами;

• Защищенность и надежность системы, поскольку в ней предполагалась работа с конфиденциальными документами, содержащими личные данные клиентов;

• Имидж и опыт разработчика. Собиралось мнение пользователей и проверялась надежность решений, представленных на рынке.

Обоснование выбора

В течение нескольких месяцев осуществлялся поиск подходящей системы. Представленные на рынке продукты либо не подходили под специфику юридической работы, либо не позволяли бы компании достаточно просто и успешно самостоятельно дорабатывать систему под индивидуальные процессы движения документов.

«Всего мы рассмотрели 4-5 систем, большинство из них имели профиль чисто «секретарского» документооборота и не отвечали нашим требованиям в полной мере. Наиболее оптимально под наши запросы подходила система ТЕЗИС, кроме того, она требовала минимальных доработок», - рассказал системный администратор Юрий Новолоков.

Реализация проекта

В декабре 2012 года руководство BLS Custos Group окончательно остановило свой выбор на ЕСМ-системе ТЕЗИС. Было принято решение использовать ТЕЗИС как базовую платформу для дальнейшего развития и доработки системы под уникальные потребности компании. Для последующей настройки и развития решения был выделен системный администратор, владеющий языком Java-программирования.

В начале февраля 2013 года система была удаленно установлена на сервер заказчика в Турции. Затем в генеральном офисе компании в Москве приступили к эксплуатации системы. После вводного онлайн-обучения началась настройка основной функциональности системы администратором компании, в частности, наполнение справочников, установка новых наборов ролей и ограничений пользователей и т.д. Велась активная переписка администратора со службой технической поддержки системы ТЕЗИС.

Если до этого момента работа в системе носила ознакомительный характер, настраивались основные функции, предпринимались успешные самостоятельные попытки создавать проекты расширения, то на следующем этапе у специалиста компании-заказчика обозначилась необходимость в обучении для более глубокого понимания процесса создания проектов расширения в ЕСМ-системе ТЕЗИС. В июне 2013 года были организованы двухнедельные курсы для системного администратора по созданию на базе системы модулей расширения.

Далее до конца года Заказчик планово развивал систему на основе базовой функциональности под специфику бизнес-процессов компании. Целью была реализация интегрированного и унифицированного юридического сопровождения деятельности компании – приема заявок и проверки договоров, претензий, судебных исков.

Модификация затронула процесс проверки, согласования и ведения договоров, сделав его непрерывным. Кроме того, была автоматизирована функция выбора следующего участника процесса. В результате усовершенствований, обработка документов стала осуществляться «в один клик». Для удобства ведения дел был разработан различный интерфейс и графическое оформление для юридического подразделения и офисов продаж, модифицированы наборы прав пользователей и т.д.

Результат

На базе системы ТЕЗИС компанией BLS Custos Group была проведена полностью самостоятельная комплексная автоматизация документооборота во всех подразделениях компании, включая офисы продаж. В настоящее время в системе уже работают свыше 90 пользователей. Продолжается адаптация решения под нужды компании с учетом существующих и новых бизнес-процессов.

На настоящий момент в компании автоматизированы следующие процессы:

• обработка заявок на проверку договоров с контрагентами, от момента подачи заявки до окончания срока действия договора;

• внутренний документооборот и исполнительская дисциплина;

• обработка заявок на работу с претензиями потребителей;

• обеспечение процесса представления интересов в суде.

«Для некоторых крупных клиентов преимуществом системы является открытый программный код ЕСМ ТЕЗИС и общедоступный язык программирования Java. Это дает возможность Заказчику самостоятельно, без дополнительного обращения к вендору автоматизировать свои уникальные бизнес-процессы на основе системы, тем самым сокращая финансовые затраты» - комментирует Иван Ласкин, руководитель направления электронного документооборота компании Haulmont.

Организационные и финансовые затраты так же снижаются за счет отсутствия необходимости приобретения дополнительного программного обеспечения – в работе используется общедоступное ПО, а система является кроссплатформенной.

«Если нет необходимости работать оффлайн, то ТЕЗИС является лучшей из известных систем. Других продуктов с возможностью доработки пользователем на российском рынке не представлено», - подытожила системный администратор BLS Custos Group Ирина Пиняева.

«У Заказчика есть выбор – он может не только развивать систему с нашей помощью, но и обойтись собственными силами или обратиться к одному из наших региональных партнеров. Есть масса смешанных вариантов, например, заказать у нас услуги по внедрению и интеграции с внешними системами, а масштабировать и развивать систему самостоятельно и т.д.» - комментирует Иван Ласкин.

Пример этого проекта демонстрирует, что особенности системы ТЕЗИС позволяют Заказчику успешно развивать систему самостоятельно с учетом внутренней специфики и индивидуальных бизнес-процессов.