Система Directum RX внедрена в IEK Group

2024: Внедрение системы Directum RX

5 августа 2024 года компания TANAiS сообщила о внедрении системы Directum RX в IEK Group.

Как сообщалось, Группа компаний IEK – российский производитель электротехнической продукции под брендом IEK и продукции для ИТ-технологий под торговой маркой ITK. На август 2024 года холдинг предлагает готовые комплексные решения в сферах строительства, ЖКХ, транспорта, инфраструктуры, промышленности, энергетики и ИТ-технологий. Филиалы и представительства IEK находятся в России, странах ближнего и дальнего зарубежья. Активный рост компании привел к необходимости полной автоматизации процессов и созданию цифровой экосистемы на базе современной гибкой платформы. Предыдущая система не позволяла масштабировать текущую деятельность холдинга, а количество договоров значительно возрастало. Также в системе отсутствовала возможность автоматизации кадрового ЭДО.

Руководители IEK Group обратились с такими задачами:

• Оптимизация эффективности управления организацией за счет автоматизации бизнес-процессов в компании.
• Автоматизация делопроизводства (доверенности, приказы и распоряжения по основной деятельности), договорного и кадрового документооборота.
• Переход на электронное взаимодействие с контрагентами, а также работодателя с работниками.

Главной особенностью проекта стало наличие двойной орг.структуры у клиента.

В процессе внедрения требовалось разработать большое количество интеграций: 1С:ЗУП, 1С:ДО, Контур.Фокус, ЦБ РФ, Диадок, МДМ, личный кабинет сотрудника (ЭДО), мобильные приложения (SOLO, Jazz).

В процессе внедрения HR PRO сменилось лицензирование со стороны вендора, а постоянные изменения в КЭДО со стороны законодательства осложняло процесс внедрения. В связи с большим количеством внедряемых бизнес-процессов были привлечены все ответственные подразделения со стороны заказчика. Рабочая группа со стороны IEK GROUP состояла более чем из 20 человек, которые принимали активное участие в процессе всего цикла работ в ходе проекта.

Внедрение было очень интересным. Не обошлось без сложностей, но благодаря достигнутому взаимопониманию получалось договариваться и находить верные решения. Интенсивное взаимодействие с рабочей группой IEK GROUP позволило добиться оптимального результата внедрения. рассказала Виктория Кока, руководитель проекта TANAiS

В систему Directum RX заведено более 4400 действующих сотрудников. В ней работает 33 организации IEK GROUP. Более 4500 согласованных и подписанных договорных документов с начала 2024 года. 17,5 % договоров и 35% ДПП заключены с использованием ЭДО. Благодаря разработанной интеграции с 1С:ДО обеспечена витрина налогового мониторинга.

Разработано решение по тендерным процедурам с использованием интеграции с Контур.Фокус. Дополнительно автоматизировано формирование Конкурентного листа и Протокола тендерного комитета. Голосование доступно не только через web интерфейс, но и в мобильных приложениях Directum Solo и Jazz.

Кадровый ЭДО:

• Оформление сотрудников через Личный кабинет КЭДО (предоставление кандидатами необходимых документов, ознакомление с ЛНА, подписание заявлений, трудового договора).
• Планирование отпусков (согласование в Directum RX, формирование приказа в 1С:ЗУП, подписание приказа в Directum RX).
• Оформление и изменение отпусков по заявлениям.
• Работа с различными заявлениями, которые формируются из шаблонов.
• Ознакомление сотрудников с кадровыми приказами.
• Обходной лист.
• Выгрузка кадровых документов из системы.

На август 2024 года клиент оценивает такой эффект от внедрения:

• Оптимизация временных и финансовых ресурсов;
• Удобство работы в одной цифровой экосистеме;
• Быстрый поиск подписанных документов;
• Простота и скорость оформления кадровых документов;
• Безопасность хранения документов;
• Оптимизация эффективности межотраслевого взаимодействия.

На август 2024 года компания перешла на сопровождение проекта, выполняются запросы на доработки, внедрение дополнительных решений. Например, автоматизация процесса хранения документов с использованием решения «Долговременный архив», которое в первую очередь обеспечивает юридическую значимость документов в течение всего срока хранения и хранение документов в специальном формате. В планах также внедрение модуля «Совещания», автоматизация работы с МЧД.