Advanta автоматизировала проектное управление в международной группе IMC Montan

2023: Внедрение информационной системы управления проектами Advanta

Компания ADVANTA сообщила 17 марта 2023 года о том, что в международной группе IMC Montan была внедрена информационная система управления проектами ADVANTA. Это позволяет компании сделать прозрачной работу с контрагентами, упорядочить проекты в едином реестре, управлять сроками и загрузкой экспертов, а соответственно, выполнять больше проектов теми же ресурсами.

Задачи, которые ставились перед ADVANTA, состояли в повышении:

• управляемости проектами;
• информативности на всех этапах работы над проектами;
• эффективности работы специалистов;
• взаимодействия всех участников проектов.

Одновременно в работе находится несколько десятков проектов, начиная от оценки ресурсов и контроля качества геологоразведочных работ до поддержки инвесторов горнодобывающих предприятий и разработки банковских ТЭО. Компания активно развивается, и число проектов продолжает расти.

Работать в прежних условиях становилось все сложнее и для выполнения проектов в срок, как один из вариантов, требовалось расширить штат административных сотрудников, что влечет существенные дополнительные расходы. Разрозненное хранение и несвоевременно обновление информации по проектам усложняет сбор отчетности и занимает от нескольких дней до нескольких недель. Это, в свою очередь, влияет на контроль, анализ информации и скорость принятия управленческих решений.

Руководству компании было необходимо иметь общую актуальную картину по всем проектам, грамотно распределять ресурсы между ними, оперативно взаимодействовать с подрядчиками. Самое главное – создать единую среду для проектных команд и оптимизировать их работу так, чтобы они справлялись с растущим потоком проектов, минимизируя привлечение кадров и равномерно распределяя нагрузку между имеющимися специалистами.

Для решения этих задач и была внедрена комплексная система ADVANTA. ИТ-решение привлекло руководство IMC Montan быстрым запуском, широким функционалом, приемлемой стоимостью и гибкостью настроек, не требующих программирования. Основные контуры – базовые процессы проектного менеджмента, управление договорами и ресурсами были внедрены за 3 недели. К работе по целевым процессам и показателям проектов пользователи и топ-менеджмент перешли через полтора месяца.

На данном этапе в настроенном решении заказчик ведет:

• Планирование проектов. План-графики проектов ведутся в системе ADVANTA. При изменении сроков внутри проектов система уведомляет о сдвиге сроков, поэтому любые отклонения от первоначального плана стали прозрачны;
• Учет ТКП, финансовых и юридических документов по проектам. В системе фиксируются статусы договоров и закрывающих документов (актов), входящая и исходящая корреспонденция. Это позволяет вести качественный документооборот, минимизировать риски при работе с контрагентами;
• Контроль фактической и планируемой загрузки сотрудников на проектах. В системе настроены отчеты, показывающие распределение участников по текущим проектам с цветовой индикацией по степени загруженности. В них также отражаются данные по передвижению сотрудников. Руководство видит текущую загрузку и планирует ресурсы, исключая простои;
• Табель учета рабочего времени позволяет видеть загрузку каждого сотрудника в текущем моменте, более эффективно распределять ресурсы по проектам и избегать перегрузки сотрудников;
• Сводная отчетность автоматически формируется в режиме онлайн. Оперативное получение информации по всему портфелю и отдельным проектам позволяет в 2-3 раза увеличить скорость принятия решений;
• Архив проектных документов и единая база знаний по проектам доступны 24х7, экономя время на поиск нужного документа в системе.

Система позволяет структурировать цели и задачи, эффективно действовать, не перебирая в голове массу задач, и главное, иметь постоянное взаимодействие со всем коллективом группы независимо от локации специалистов. Руководители проектов и инженерные работники в оперативном режиме понимают текущую деятельность компании, получают обратную связь от руководства и административного персонала, а значит, работают в стабильном и менее стрессовом режиме, совмещая различные задачи, жизнь и работу, сказал Сергей Никишичев, директор IMC Montan.