Directum в строительной компании МЕВЕ: результаты

Ситуация

Деятельность MEBE, как крупной строительной компании, предполагает наличие множества контрагентов, с которыми ведётся активная переписка. Руководство компании, анализируя текущее положение дел работы с документами и стремясь повысить эффективность бизнеса, выступило инициатором внедрения современной ECM-системы.

Выбор

Выбор был сделан в пользу системы DIRECTUM, которая отлично зарекомендовала себя в строительной отрасли и полностью соответствовала предъявленным требованиям. Проект стартовал в августе 2014 года. Все работы по внедрению были поручены специалистам компании Акелон.

Анализ задач

Основной целью внедрения системы стало повышение эффективности процессов управления за счет:

• автоматизации делопроизводства и архива документов;
• повышения исполнительской дисциплины;
• сокращения времени на создание, поиск и согласование документов;
• исключения потери документов;
• ускорения документооборота;
• создание единого корпоративного стиля для всей системы документооборота.

В связи с этим одной из приоритетных задач стала подготовка шаблонов внутренних и исходящих документов и защите шаблонов от редактирования пользователями.

Платформа

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. Организация и контроль деловых процессов на основе workflow, опора на российские стандарты в сфере делопроизводства, разработка готовых к применению бизнес-решений, постоянное совершенствование технологий и партнерство с ведущими разработчиками и интеграторами гарантируют максимальный эффект от внедрения системы DIRECTUM.

Решение

Спроектированное и разработанное решение, автоматизирующее делопроизводство и процесс согласования документов в MEBE, отличается большей гибкостью и расширенной функциональностью по сравнению со стандартными возможностями базовых модулей DIRECTUM. В то же время оно обладает удобным интерфейсом и минимизирует выполняемые в системе действия пользователей.

Для автоматизации работы с кадровыми заявлениями были проведены подробные исследования, учтена специфика работы с российскими сотрудниками, а также сотрудниками из ближнего и дальнего зарубежья.

Шаблоны документов Задача по подготовке шаблонов документов была поручена специалистам Акелона. На основе предоставленных MEBE шаблонов были проведены следующие работы:

• проверка соответствия шаблонов требованиям ГСДОУ;
• настройка полей страниц для корректного отображения при печати;
• настройка стилей для единообразного заполнения шаблонов;
• вставка полей из карточки документа в текст, что обеспечило минимизацию действий пользователей при подготовке документа на основе шаблона;
• настройка ограниченного режима редактирования, что позволило упростить ввод (снизить количество ошибок ввода) и контроль вводимых пользователем данных.

Теперь пользователи смогут вводить текст только в определённых частях документа – в полях формы, но не смогут напрямую менять остальной текст и форматировать документ, т.к. такие функции, как настройка поля, шрифт, формат абзацев и т.д. заблокированы для пользователя. При этом часть текста автоматически будет заполняться полями из карточки документа и полями записей связанных справочников. Например, у исходящих писем автоматически будет предзаполнена вся шапка документа: юридическое наименование, юридический адрес организации-адресата, обращение в письме, а также тема письма и исполнитель.

Помимо шаблонов исходящих писем были подготовлены шаблоны для следующих видов документов:

• акты;
• служебные записки;
• распоряжения;
• заявления на отпуск, увольнение;
• протоколы;
• служебные записки на приём и перевод.

Шаблоны подготавливались на бланках автоматизируемых компаний группы: ФИРМА MЕБЕ, МЕБЕ-МЕТАЛЛ, МЕБЕ-ФАСАД, МЕБЕ-Девелопмент, ДЕНИЗ-Девелопмент и МЕБЕ-Эксплуатация. Также были раз-работаны шаблоны для MEBE Group. Всего было подготовлено 78 шаблонов документов.