PricewaterhouseCoopers (PwC) (1С:Документооборот 8)

2020

Перед внедрением специалисты провели провели детальную диагностику процесса договорной работы в компании и выявили следующие области для улучшения:

• Обеспечение использования инициаторами договоров актуальных шаблонов;
• Упрощение поиска и выбора нужного шаблона договора для инициаторов;
• Упрощение выбора вариативных положений договора инициатором (подсказки);
• Сокращение количества ошибок в проектах договоров, созданных на основании шаблонов;
• Сокращение сроков согласования договоров;
• Сокращение трудозатрат юристов для фокусирования на высоко рисковых и стратегических вопросах (на юристах была существенная нагрузка в связи с ошибками в проектах договоров, переданных им на согласование);
• Сокращение трудозатрат на поддержание и актуализацию базы шаблонов договорной документации – около 400 шаблонов (в частности, при изменении законодательства об НДС, одинаковое положение содержалось практически во всех договорах, и юристы компании изменяли его в нескольких сотнях шаблонов).

В результате проекта, длившегося 9 месяцев, совместно с командой «Первый БИТ», было разработано универсальное решение «LegalPRO: Конструктор документов для бизнеса» на базе конфигурации «1С:Документооборот», которое было внедрено в компании с количеством пользователей около 3000 сотрудников. На ноябрь 2020 система введена в промышленную эксплуатацию. С помощью внедрения данного решения, мы достигли целей, поставленных перед проектом:

• Разработать гибкое решение класса «Конструктор документов» на платформе 1С, которое можно внедрять в любую компанию для автоматизации подготовки документов на базе шаблонов
• Организовать централизованный учет всех шаблонов документов, что облегчает поиск и выбор необходимого шаблона и исключает риски потери документов;
• Повысить качество договорного комплаенса в компании и эффективность управления договорными рисками;
• Автоматизировать и повысить эффективность процесса подготовки и согласования договоров и договорных документов, созданных на основании утвержденных в компании шаблонов
• Повысить эффективность и качество актуализации базы шаблонов договорных документов компании

Реализация проекта позволила компании:

• Обеспечить использование инициаторами договоров актуальных шаблонов и сократить количество ошибок до 1%;
• Быстрее создавать договорные документы и сократить трудозатраты бизнес-подразделений на их создание в среднем в 2 раза, в т.ч. за счет проработки всех особенностей компании при внедрении;
• Сократить срок согласования договоров на 65%;
• Сократить трудозатраты юридического департамента компании на актуализацию базы шаблонов документов на 80%.