ЭОС создала корпоративный портал для Severin Development

2017

Завершение ведрения корпоративного портала

Осенью 2017 года компания «Юниксофт», партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), стало известно^[1] об окончании проекта внедрения корпоративного портала на базе платформы SharePoint для «Сев. Р. Девелопмент».

Создание корпоративного портала стало следующим шагом на пути автоматизации внутренних бизнес-процессов компании. Ранее при непосредственной поддержке поставщика решения по системе электронного документооборота «Сев. Р. Девелопмент» осуществила переход на более удобную и функциональную ECM-систему на базе SharePoint, что дало положительные результаты (был автоматизирован процесс согласования документов, создано электронное хранилище, обеспечен удобный доступ в систему для внешних пользователей). Однако рост компании повлек за собой вопросы, часть которых помог решить корпоративный портал.

Для создания интранет-ресурса была выбрана уже развернутая у нас технологическая платформа SharePoint: она подошла по всем параметрам – надежности, отказоустойчивости, функционалу, внешнему виду, срокам разработки и внедрения.

Был разработан современный индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании, реализован весь требуемый функционал, проведена интеграция с системой электронного документооборота и другими IT-системами.

Портал состоит из разных тематических блоков, начиная от раздела о компании, путеводителя по подразделениям, справочника проектов и сотрудников и заканчивая базой знаний, пресс-центром, сервисами для опросов и публикаций идей. Каждый блок включает в себя множество полезной информации, к примеру, в справочнике сотрудников, помимо контактных данных специалистов, можно посмотреть статус их присутствия (находится человек в офисе или на объекте), день рождение, рабочее место на поэтажном плане офиса, принадлежность к подразделению в структуре компании и многое другое.

Внедрение корпоративного портала

14 ноября 2017 года компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) сообщила о завершении проекта по внедрению корпоративного портала на базе платформы SharePoint для компании «Сев. Р. Девелопмент», в результате чего заказчик получил единую рабочую среду для всех сотрудников.

Создание интранет-ресурса в Severin Development — логичное продолжение реализованного ранее проекта по автоматизации внутренних бизнес-процессов в «Северин». Так, в конце 2015 года компания перешла на систему управления информационными ресурсами предприятия (ECM-системы) на базе платформы SharePoint. Поставщиком программного обеспечения выступила компания ЭОС, интегратором — ее партнер — компания «Юниксофт». Итогом запуска ECM-решений стали автоматизация процессов согласования документов, создание электронного хранилища, обеспечение удобного доступа в систему для внешних пользователей и др.

Задачи проекта

В рамках же разработки корпоративного портала акцент был сделан на оптимизации внутренних коммуникаций.

Главные цели ресурса заказчик видел в следующем:

• создание «единого окна», объединяющего все информационные системы;
• оптимизация коммуникаций между подразделениями;
• быстрое информирование о новостях и событиях;
• сокращение временных затрат на сбор и предоставление различных данных;
• автоматизация рутинных процессов, связанных с движением информации;
• обеспечение обратной связи (опросы, идеи);
• ускорение адаптации новых сотрудников и их социализации;
• обеспечение структурированного хранения нормативно-справочной информации и документации с удобным интерфейсом для доступа к ней; и пр.

Выбор решения

Выбор в пользу технологической платформы SharePoint для веб-портала определили несколько факторов. Кроме требований по среде развертывания, надежности, отказоустойчивости, наличию готового функционала и разумным срокам внедрения, заказчику необходим был индивидуальный дизайн, учитывающий фирменный стиль компании.

Модуль «Корпоративный портал на базе EOS for SharePoint» подошел по всем параметрам.

Ход проекта

Создание и внедрение интранет-решения заняли около 4-х месяцев. За этот период был создан простой и интуитивно понятный интерфейс, адаптирован под потребности заказчика функционал и осуществлена интеграция с СЭД и другими ИТ-системами.

Итоги проекта

Веб-портал включил такие тематические блоки, как информация о компании, поэтажный план офисов, справочник сотрудников (с фильтрами), путеводитель по компании (сайты подразделений), проекты (портфолио компании), «доска почета», идеи, опросы сотрудников, пресс-центр (ленты новостей, событий, галерея), заявки в СЭД, раздел для нового сотрудника и др.

По словам Павла Васильева, руководителя отдела информационных технологий Severin Development, созданный портал совмещает в себе функции медиапространства для сотрудников и централизованного хранилища структурированной информации.

2015

Внедрение EOS for SharePoint

29 февраля 2016 года пресс-служба ЭОС сообщила о запуске в декабре 2015 года EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент». Исполнитель работ и поставщик программного обеспечения ООО «Юниксофт».

Начало проекта

ООО «Сев. Р. Девелопмент» имеет разветвленную структуру – кроме шести департаментов центрального офиса, в документообороте участвуют 13 удаленных подразделений. На дату проведения обследования бизнес-процессов общий объем электронных версий документов по актуальным проектам достигал 1,5 ТБ. По оценке специалистов заказчика, в процессе деятельности компании в год создавалось до 900 ГБ различных документов.

Коллектив Severin Group (2014)

Каждый департамент формировал из них тематические папки. К моменту обследования системы создано более 90 тыс. папок, в которых хранилось порядка 800 тыс. файлов.

При выборе автоматизированной системы для управления корпоративным контентом, которая заменила использовавшиеся ранее решения, рассматривалось множество представленных на рынке ECM-систем.

Комплексно учитывались три фактора:

• цена программного продукта;
• стоимость услуг внедрения;
• готовность функционала (минимум доработок под специфику бизнес-процессов).

Совокупности критериев, по мнению представителей заказчика, соответствовала ECM-система EOS for SharePoint, разработанное компанией ЭОС портальное решение. В качестве исполнителя проекта выбрана компания «Юниксофт», с которой в августе 2015 года заказчик заключил договор на поставку ПО и внедрение.

Ход проекта

На стадии подготовки к внедрению проектная команда ООО «Юниксофт» проанализировала исходные данные:

• объем документооборота,
• бизнес-процессы и состав групп документов, работу с которыми предполагалось автоматизировать.

По итогам анализа и обследования выданы рекомендации по адаптации существующего документооборота под технологическую схему (возможности платформы и EOS for SharePoint), по архитектуре и аппаратному обеспечению для развертывания и по оптимизации расходов на внедрение.

Разворачивание системы, настройка, обучение сотрудников, тестирование решения, устранение замечаний заняли около четырех месяцев. В период внедрения заказчик сформулировал около 140 вопросов и пожеланий, большинство из которых внедрено в EOS for SharePoint.

Итог проекта

Компания-заказчик получила автоматизированный управленческий документооборот. Работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, ряд сопутствующих бизнес-процессов автоматизированы.

В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в ООО «Сев. Р. Девелопмент» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.п.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), организован доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений).

Запуск системы в эксплуатацию произошел 15 декабря 2015 года.

Примечания