«МонтажПромСтрой»: M-Files позволила повысить оперативность и точность управления

TAdviser: Перед внедрением СЭД-системы на базе M-Files СЭД вы установили систему Maconomy ERP. Скажите, пожалуйста, кто определяет ИТ-стратегию вашей компании, определяет, что автоматизация конкретно вот этих и этих процессов – критически необходима и «будем делать именно так»?

Николай Баранов: ИТ-стратегия определяется высшим руководством в лице генерального директора и его заместителей по экономике, финансам и производству, исходя из потребностей основных бизнес-единиц и направлений деятельности компании. Детальная проработка стратегии осуществляется руководителем отдела ИТ с привлечением внешних консультантов и согласовывается с руководителями тех подразделений, где будет осуществляться автоматизация бизнес-процессов.

TAdviser: Насколько, по-вашему, использование средств автоматизации бизнес-процессов, в частности, ERP и СЭД-систем, упорядочило деятельность вашей компании? Результат стал заметен сразу?

Николай Баранов: Следует отметить, что процесс внедрения ERP и СЭД-систем в нашей компании осуществляется поэтапно и еще не завершен. На первом этапе была автоматизирована работа с поставщиками, заказами на закупку и заявками на оплату. Это позволило поставить под строгий контроль расходование денежных средств, как для строительных проектов, так и для административно-хозяйственной деятельности компании, а также сильно облегчило процесс планирования расходов и движения денежных средств.

TAdviser: Расскажите, пожалуйста, что конкретно реализовано в вашей системе на базе M-Files на данный момент, что она умеет. Правильно ли мы поняли, что в системе работают менеджеры по работе с поставщиками, по закупкам. Не сопротивлялись ли они использованию системы? Насколько легко им дался переход?

Николай Баранов: В системе реализовано создание и согласование заявок на закупку материалов, товаров и услуг для производственной и для административно-хозяйственной деятельности компании. Доступ к созданию заявок есть как у сотрудников, работающих в офисе, так и у сотрудников, находящихся на строительных объектах компании. Утверждение заявок происходит в системе по заранее настроенным цепочкам согласования, ответственные сотрудники получают автоматические уведомления о представленных на утверждение заявках. На основе утвержденных заявок на закупку формируются заказы поставщикам и заявки на оплату, которые также проходят процедуру согласования в системе. Утвержденные заявки на оплату передаются в бухгалтерскую программу 1С в виде платежных поручений для отправки в банк. Проведенные оплаты по заявкам загружаются из 1С в систему закупок.

В системе закупок работают как менеджеры по закупкам, так и сотрудники, отвечающие непосредственно за материально-техническое снабжение конкретных строительных объектов. Сопротивления использованию системы не было, сотрудники оценили удобство получения в системе информации об утверждении их заявок, о статусе поставок и оплат, ведь раньше для получения подобной информации им приходилось совершать множество телефонных звонков и вести активную электронную переписку.

TAdviser: Ваша система доступна с любого портативного устройства, будь то планшеты и смартфоны – насколько удачным это решение оказалось в итоге? Волновали ли вас вопросы безопасности данных при работе с мобильными устройствами, как вы их решили? Возникли ли здесь какие-то трудности?

Николай Баранов: Удаленный доступ к системе при помощи ноутбуков, планшетов и смартфонов – очень удобное, и, наверно, единственное решение для мобильных сотрудников, работающих на различных строительных площадках компании. Данное решение позволило увеличить оперативность снабжения строительных объектов необходимыми материально-техническими ресурсами. Вопрос безопасности данных при работе удаленных пользователей мы решили за счет ограничения их доступа к информации в системе (они могут работать только со своими заявками), а также за счет использования протокола HTTPS. Особых сложностей с организацией и защитой удаленного доступа к системе у нас не возникало.

TAdviser: Насколько плотно вы сотрудничали с поставщиком системы, компанией ФТС, как строится ваша совместная работа по поддержке внедренных систем уже по завершении проектов?

Николай Баранов: Основные работы по внедрению велись консультантами поставщика системы с активным участием наших специалистов в процессах постановки требований, тестирования системы, подготовки начальных данных, интеграции с бухгалтерской программой 1С и др. Для внедренных модулей системы организована оперативная поддержка поставщиком по телефону, электронной почте и при помощи удаленного подключения к нашему серверу.

TAdviser: Насколько, по-вашему, оправданы серьезные инвестиции в ИТ для строительных компаний? Каковы ваши планы по развитию своей ИТ-инфраструктуры?

Николай Баранов: Инвестиции в ИТ для строительных компаний с большим портфелем проектов считаю вполне оправданными, поскольку применение современных ИТ-технологий позволяет значительно улучшить оперативность и точность управления, а также повысить прозрачность бизнеса для топ-менеджмента и владельцев компании.

В наших планах – дальнейшее развитие используемых ERP и СЭД-систем и автоматизация таких участков, как планирование и учет работ по строительным проектам, управление материально-техническими ресурсами, согласование договоров и др.