Артем Пермяков, Directum: Удаленная работа — катализатор цифровых безбумажных процессов в компании
Работа в удаленном формате стала новой нормой. Трудовое законодательство допускает онлайн-прием сотрудников и разрешает вести кадровые документы в электронном виде. Для многих компаний организация работы на дистанте стала вызовом, так как пришлось пересмотреть текущие бизнес-процессы и сформулировать новые требования к ИТ-системам корпоративного управления. О том, как с помощью ИТ-решений выстроить эффективное и легитимное взаимодействие с удаленными сотрудниками, TAdviser рассказал Артем Пермяков, директор по развитию продукта Directum HR Pro.
Пермяков
Какие особенности оформления отношений с удаленными сотрудниками в электронной форме необходимо учитывать любой компании?
Артём Пермяков: Кадровый электронный документооборот на территории России абсолютно легитимен с момента принятия соответствующих поправок в Трудовой кодекс (377-ФЗ, 407-ФЗ). Более смелые работодатели и ранее трактовали действовавшие законы шире и отстаивали свое право на ведение кадровых документов и процессов в цифровом виде. Хотя в ТК РФ и не было прямого разрешения на КЭДО, 63-ФЗ «Об электронной подписи» позволял им в той или иной мере цифровизировать процессы и документооборот в трудовых отношениях.
Действующее законодательство предусматривает кадровый ЭДО для онлайн-трудоустройства. Рассмотрим по шагам, как эта процедура происходит в Directum HR Pro. Сотрудник заходит в личный кабинет (ЛК) по ссылке из SMS или в мессенджере. В ЛК он принимает оферту — соглашение участников электронного взаимодействия — и выражает свое согласие на получение сертификата электронной подписи, подтверждая это вторым фактором аутентификации (вводит код из SMS) и/или через авторизацию в ЕСИА, после чего получает сертификат УНЭП.
С этого момента согласно 63-ФЗ удаленный сотрудник может подписывать электронные документы. В первую очередь ему необходимо подписать приказ о вводе электронного кадрового документооборота и подписать полученным УНЭПом согласие на кадровый ЭДО, трудовой договор и другие документы.
При приеме на работу новому сотруднику нужно также расписаться в журнале по охране труда. 377-ФЗ говорит, что статьи 22 и 23 ТК РФ не имеют отношения к инструктажу по технике безопасности. С одной стороны, это значит, что подтвердить прохождение этого инструктажа в электронном виде нельзя. Но с другой стороны, 311-ФЗ, вносящий поправки в ст.214 ТК РФ, дает работодателю право на ведение в сфере охраны труда электронного документооборота. Поэтому, с учетом 63-ФЗ и 311-ФЗ, мы считаем возможной полноценную цифровизацию трудоустройства и не видим для этого никаких юридических препятствий.
Взаимодействие между удаленным сотрудником и HR-отделом может стать источником головной боли, если эти коммуникации будут плохо организованы. Какие меры стоить применять, чтобы коммуникации между сотрудниками и отделом кадров работали «как швейцарские часы»?
Артём Пермяков: Организация КЭДО в компании должна стать катализатором модернизации кадровых процессов. Возможно, некоторые регламенты или шаблоны уже неактуальны, а многие процедуры можно упростить. Такая проработка отчасти поможет выстроить успешные удаленные коммуникации между сотрудниками и отделами.
Вторая опорная точка для взаимодействия — правильно выбранная система управления цифровыми процессами и документами. Чтобы все работало «как часы», потребуется не только подписание документов с помощью ЭП, но и автоматизация всех процессов, создание документов по шаблонам, контроль за исполнением задач.
Например, чтобы сотрудникам отдела кадров не нужно было «вручную» контролировать своевременность подписания того или иного документа, в Directum HR Pro настраивается отправка автоматических напоминаний работникам, также система контролирует корректность создаваемых документов. Документ подписывается до наступления кадрового события, а кадровики не тратят на это время.
Еще один аспект информационной безопасности обмена электронными документами – неизменность содержания документов в процессе их передачи между сторонами. Как обеспечить это в КЭДО?
Артём Пермяков: Для придания кадровому электронному документу легитимности и безопасности, на наш взгляд, следует использовать только усиленные квалифицированные и неквалифицированные подписи (УНЭП для работников, УКЭП для работодателя), а сами документы создавать и хранить в неизменяемых форматах (например, PDF/A). Чтобы кадровые документы имели юридическую силу, компания должна разработать локальные нормативные акты о КЭДО и получить согласие от работников. Кроме того, само ИТ-решение для КЭДО должно отвечать требованиям закона 152-ФЗ «О персональных данных».
В Directum HR Pro усиленные неквалифицированные подписи выдаются прямо внутри системы. При проставлении ЭП и обмене электронными документами между работником и работодателем система по сути выступает третьей стороной. В спорных ситуациях именно информация из системы будет доказательством фактов подписания, отправки и получения документа.
Кадровая информация обычно используется в различных корпоративных учетных системах и также для формирования официальной отчетности. Что меняется в организации этих работ в связи с появлением удаленных сотрудников и полностью электронных коммуникаций с ними?
Артём Пермяков: Удаленное трудоустройство не меняет организацию работы в учетных системах. Но здесь есть один важный момент: решения для КЭДО должны работать в интеграции с учетными системами компании.
В Directum HR Pro, например, для удобства пользователей существует возможность сделать прямо в интерфейсе 1С дополнительную кнопку «Отправить документы для подписания». Так специалисты могут не переключаться между системами и работать в привычном режиме — отправлять кадровые документы сотруднику напрямую из 1С. Не нужно отдельно выгружать документы из одной системы и загружать их во вторую, а это значительно экономит время.
Каким образом в электронной среде реализуются требования трудового законодательства, например, архивное хранение сведений трудовой книжки в течение десятков лет и т.п. требования?
Артём Пермяков: Организовать долговременное хранение электронных кадровых документов — значит исключить последний «бумажный след» и сделать HR-процессы на 100% цифровыми. Главное — разобраться во всех нюансах, поскольку кадровые документы требуют длительного — до 75 лет — и даже бессрочного хранения.
Принципиальное отличие электронного документа от бумажного в том, что информация в нем отделена от носителя. Форматы, которые приняты сегодня, уже через несколько лет могут устареть, а приложения для их воспроизведения — не поддерживаться. Поэтому ВНИИДАД рекомендует хранить документы в формате PDF/A, так как вся информация для отображения данных уже заложена в самом файле. Из других рекомендаций ВНИИДАД — хранение документов в ZIP-контейнерах.
Юридическая значимость документа состоит из двух частей. Первая — полномочия на подписание документа. Они обеспечиваются хранением метаданных в составе упомянутого уже ZIP-контейнера, а также машиночитаемой доверенности (МЧД).
Вторая составляющая — подтверждение действительности сертификата ЭП. Её, согласно 63-ФЗ, подтверждает действующий на момент проверки сертификат ЭП или неоспоримые доказательства действительности сертификата на момент подписания. Поскольку сертификат ЭП действует ограниченный период (чаще всего год), для долговременного хранения нужно обеспечить эти неоспоримые доказательства. Продлевать действительность сертификата нужно с помощью метки доверенного времени. Процедуру нанесения меток, или по-другому «перештамповку», нужно проводить периодически. Все эти аспекты проработаны и реализованы в системе Directum HR Pro.
Увольнение сотрудника – это организационное мероприятие, в которое вовлечены различные службы компании. Каковы особенности заполнения «обходного листа» при увольнении удаленного сотрудника?
Артём Пермяков: На место бумажного обходного листа пришел полностью цифровой процесс. В нашей системе «обходной лист» сотрудника представляет собой набор параллельных заданий в системе для всех заинтересованных отделов: административно-хозяйственной части, службы безопасности и других. Специалисты проверяют наличие задолженностей сотрудника перед этими отделами. Когда все службы подписали лист своей электронной подписью, формируется последнее задание на расчет в бухгалтерии.
Каким образом инструменты цифровизации и автоматизации процессов могут помочь кадровой службе осуществлять все стандартные процессы, связанные с работой сотрудников, как удаленных, так и офисных, просто, быстро, малыми силами?
Артём Пермяков: О том, что качественно выстроенные цифровые HR-процессы упрощают и ускоряют взаимодействие с удаленными и офисными сотрудниками, можно судить на примере массовых процедур, например, отпусков. Весь процесс — от планирования до подписания приказов — происходит в системе, по заранее настроенным шаблонам и маршрутам согласования. В Directum HR Pro цифровизированы процессы планирования отпусков, проверки корректности сроков и пересечения дат у сотрудников, составления и утверждения графика отпусков, контроля отправки сотрудников в отпуск.
Работникам не нужно идти в отдел кадров, чтобы корректно оформить заявление на отпуск и не допустить ошибки в датах отпуска. Кадровый специалист в этом случае становится контролером процессов «сверху», а не заложником рутины внутри бумажной работы.
В обычных условиях важный элемент рабочих процессов – разнообразные отчеты, связанные с бухгалтерией: командировки, организация выездных мероприятий и т.д. Как упростить эти аспекты рабочих процессов в условиях электронных коммуникаций и обеспечить при этом надлежащий контроль?
Артём Пермяков: Оформление командировки — один из самых трудоемких процессов, поэтому его цифровизация даст особо ощутимый эффект для компании. При этом важно автоматизировать каждый этап, чтобы процедура была прозрачной для всех отделов.
Рассмотрим, как происходит организация командировки в системе Directum HR Pro. Сотрудник создает заявку в личном кабинете, указывая все важные параметры: планируемые расходы, запрос на покупку билетов, суточные и т.д. Удобно, что сотрудники сразу видят лимиты на каждый тип расхода. Согласование командировки запускается в один клик по настроенному в системе маршруту. Электронный приказ о командировке формируется автоматически после согласования заявки всеми ответственными специалистами.
После возвращения из командировки сотруднику необходимо отчитаться о расходах. В Directum этот процесс можно ускорить: отправить фотографии или сканы документов на свой служебный почтовый ящик, после чего их распознает искусственный интеллект. Система сама подтянет данные в авансовый отчет. Кейсы клиентов Directum показывают, что такой подход на 60% снижает количество ошибок в авансовых отчетах и на 80% ускоряет их согласование.
В целом, насколько сложно масштабировать одновременный переход на удаленную работу большого количества сотрудников (если вдруг такое случится)?
Артём Пермяков: Даже если исключить повторение сценария 2020 года и вынужденный переход на онлайн-работу, компаниям нужно быть готовым к удаленному взаимодействию с сотрудниками — это становится новой нормой и одним из популярных пожеланий соискателей при трудоустройстве. Оперативно перейти на дистант получится в тех компаниях, где все процессы проходят в цифровом виде: документы создаются из шаблонов в электронном виде и подписываются ЭП, доступно онлайн-редактирование и другие инструменты командной работы (например, agile-доски и технологии видеоконференцсвязи).
Особое внимание стоит уделить безопасности и импортонезависимости инструментов для удаленной работы. Доверять данные компании онлайн-сервисам, которые принадлежат зарубежным организациям в текущей ситуации – недальновидно и рискованно. Самым надежным решением остаются корпоративные инструменты, которые защищены от внешнего доступа и гарантируют безопасность согласно SLA.
Если вопрос масштабирования удаленной работы нужно решать срочно, можно обратиться к готовым облачным решениям. Так, при облачной поставке система Directum HR Pro разворачивается на серверах, расположенных на территории Российской Федерации. В целом Directum HR Pro полностью соответствует требованиям импортонезависимости: все офисы и центры разработки вендора расположены в России, система поддерживает работу на СУБД PostgreSQL и Postgres Pro, отечественных операционных системах на базе Linux и с офисными пакетами Мой офис, Р7-Офис и OnlyOffice.
Можно ли поместить весь Личный кабинет сотрудника на его персональный смартфон так, чтобы он мог решать любые вопросы, связанные с корпоративным HR, буквально в онлайне?
Артём Пермяков: Да, конечно, ведь одна из главных задач личного кабинета — предоставить доступ к кадровым документам и процессам тем сотрудникам, которые заняты на производстве, часто находятся в командировках или работают удаленно. В личном кабинете Directum HR Pro сотрудники могут написать заявление на отпуск или перевод на другую должность, отправить запрос на пропуск, заказать справку в бухгалтерии и пр. Чтобы подписать кадровые документы непосредственно в личном кабинете, работники получают облачные неквалифицированные электронные подписи, а для подтверждения подписания сотруднику отправляется код по SMS. Это удобно и безопасно.
Личный кабинет настраивается по правилам, принятым в компании: можно изменить порядок работы с документами, дополнить состав сервисов, задать свои правила обработки заявок специалистами.
С помощью личного кабинета Directum HR Pro компания может вовлечь с работу с электронными документами 100% сотрудников, так как кроме адаптации под ПК и смартфона есть возможность использовать личный кабинет в информационных киосках. Такой кейс уже реализован в «Тольяттиазот» –- крупном предприятии, где сотрудникам приходилось тратить до часа только на перемещения между рабочим местом и отделом кадров. У рабочих в цехах нет доступа к компьютерам и мобильным телефонам, поэтому личные кабинеты развернуты в инфокиосках, расположенных по всей территории предприятия. За счет этого решения удалось значительно сократить непроизводственные затраты времени сотрудников.
