Дмитрий Вечеренко, Минцифры Оренбургской области - о внедрении импортонезависимой системы электронного документооборота

Дмитрий Вечеренко: История нашего проекта начинается с 2010-х годов. С компанией «ИнтерТраст», нашим партнером по внедрению и развитию СЭД, мы сотрудничаем более 10 лет. Изначально была внедрена СЭД CompanyMedia версии 3, которая позволила нам в короткие сроки обеспечить единое информационное пространство, перевести в электронный вид насыщенную переписку между Правительством области, Законодательным собранием и муниципальными образованиями. Для начала 2010 годов это было достаточно масштабное внедрение. Мы одними из первых региональных органов власти централизовали все правительственные структуры, своевременно провели тираж СЭД на все 43 муниципальные образования Оренбургской области. Тогда еще Департамент информационных технологий Оренбургской области взял на себя администрирование и управление системой, в том числе системы муниципальных образований. Тогда мы были пионерами в масштабах всей России - одними из первых регионов, кто пришел к вопросу тиражирования СЭД.

В 2017 году мы приняли решение о переводе СЭД Правительства Оренбургской области на новую версию CompanyMedia и, совместно с компанией «ИнтерТраст», успешно выполнили проект перевода. Модернизация проводилась с целью функционального развития СЭД Правительства, а также внедрения современного веб-интерфейса системы с его новыми возможностями и эргономикой. Этот проект послужил началом процесса перехода на импортонезависимую СЭД CompanyMedia.

Специалистами компании «ИнтерТраст» была разработана детализированная дорожная карта перехода — комплекс технологических и организационных решений для эволюционной миграции на импортонезависимую СЭД CompanyMedia. Поэтапный переход был спланирован в четком соответствии с временными сроками, установленными в постановлении Правительства РФ (№ 325 от 23 марта 2017 года), при этом позволял минимизировать риски, за счет обеспечения непрерывности рабочих процессов на протяжении всего переходного периода. В основе специализированного архитектурного решения для поэтапной миграции — веб-интерфейс, работающий на всех версиях CompanyMedia. Поэтому основная задача первого этапа перехода - перевод всех пользователей на работу в веб-интерфейсе системы. На дальнейших этапах изменения проводились только в серверной части, что никак уже не затрагивало работу пользователей и позволило обеспечить непрерывность рабочих процессов в СЭД во время перехода на импортонезависимую СЭД.

Согласно этому плану мы и действовали, в 2017 году перевели пользователей на веб-интерфейс СЭД, а в 2019-2020 годах состоялся последний этап – полный переход на импортонезависимую СЭД CompanyMedia версии 6. При переходе на CompanyMedia версии 6 позволило использовать официальную переписку с применением усиленной электронной подписи. По состоянию на апрель 2022 года к СЭД подключены все органы исполнительной власти Оренбургской области и подведомственные им учреждения, Законодательное Собрание, 42 органа местного самоуправления городских округов и муниципальных районов, территориальные органы Федеральных органов исполнительной власти и несколько сторонних организаций.

Дмитрий Вечеренко: Эта необходимость, прежде всего обусловлена требованием Правительства РФ. Кроме того, мы заинтересованы в постоянном функциональном и технологическом развитии СЭД, расширении охвата автоматизации документооборота с подведомственными организациями. Наш партнер, компания «ИнтерТраст», предложил не только импортонезависимую СЭД, с большим опытом промышленной эксплуатации в крупных проектах, но и современную развитую функциональность, удобные технологии тиражирования, доступные для самостоятельного использования нашими ИТ-специалистами, удобные и эффективные мобильные рабочие места. Также наш интерес вызвал новый кроссплатформенный интерфейс CompanyMedia WebDocs 2.0, реализованный в новой версии CompanyMedia. Он ориентирован на работу руководителей и поддерживает работу на устройствах любого форм-фактора. В его основе лежит идея эргономичной визуализации поступающих задач, их группировка, в зависимости от требуемых действий. Это позволяет оперативно принимать решения и предпринимать необходимые действия с минимизацией временных затрат.

Дмитрий Вечеренко: Проект по переводу стартовал в 2019 году. В задачи проекта входил перевод на импортонезависимую СЭД Правительства (в т.ч. подведомственных ему организаций), Законодательного собрания, муниципальных образований и некоторых коммерческих организаций Оренбургской области. Для этого использовался разработанный компанией «ИнтерТраст» сервис организации межведомственного документооборота «Мульти СО», который позволяет в рамках одной инсталляции системы CompanyMedia организовать работу нескольких организаций со своим независимым контуром документооборота и своей структурой организации (СО), используя ряд общих справочников. При этом каждая подключенная организация видит только свои документы, в системе поддерживается тонкая настройка прав доступа. Было решено сделать 4 инсталляции CompanyMedia: для Правительства и подведомственных ему организаций, для муниципальных образований (42 городских округа и муниципальных района), для Законодательного собрания Оренбургской области и для внешних коммерческих организаций, таких как Аэропорт Оренбурга, ТФОМС и т.п.

Перевод проводился последовательно, первым этапом импортонезависимая СЭД была развернута и введена в промышленную эксплуатацию в Правительстве. В рамках этого этапа также проводилась миграция документов.

В 2020 году мы успешно перевели на новую версию все оставшиеся организации. Важно отметить, что в течение всего периода перехода работа пользователей в СЭД не прерывалась. Для реализации непрерывности работы у нас был переходный период совмещенного режима вплоть до мая 2020 года: Правительство уже перешло на импортонезависимую СЭД, а муниципальные образования работали еще в старой версии системы.

Перевод муниципальных образований проходил по следующему сценарию. Консультанты компании «ИнтерТраст», совместно с сотрудниками Правительства, развернули необходимые экземпляры CompanyMedia, провели настройку корпоративного шлюза по взаимодействию экземпляров системы, осуществили миграцию справочников и подключили к новой СЭД первые 3 муниципальных образования Оренбургской области (г.Оренбург, г.Орск и Оренбургский район). Получив таким образом необходимую экспертизу, наши ИТ-специалисты провели работы по тиражированию на остальные муниципальные образования самостоятельно. Такой подход позволил нашим специалистам глубже познакомиться с системой и значительно упростить дальнейшее администрирование своими силами за счет получения необходимых компетенций по системе на этапе внедрения.

Инсталляцию и настройку экземпляра СЭД для Законодательного собрания, включая миграцию справочников и структуры организаций, полностью провела компания «ИнтерТраст».

С того момента, когда мы получили удобный инструмент для тиражирования, число пользователей в системе резко возросло с 3 до 12 тыс. во всех четырех экземплярах системы. В 2022 году к СЭД подключили органы местного самоуправления города Оренбурга, что увеличило пользователей на 1 тысячу.

Дмитрий Вечеренко: Обучение и переобучение администраторов системы и делопроизводителей компания «ИнтерТраст» проводит на базе местного колледжа (колледж экономики и информатики Оренбургской области), задействованного в системе переподготовки персонала. Помимо классического обучения работе с СЭД, администраторы переняли опыт настройки и тиражирования системы. Это позволило им успешно самостоятельно справиться с подключением муниципальных образований и тем самым сэкономить бюджет Оренбургской области.

Для обучения всех пользователей, государственным казенным учреждением «Центр информационных технологий Оренбургской области» введен в эксплуатацию информационный ресурс для дистанционного обучения «Учебный портал WebTutor». На портале были размещены курсы «Делопроизводство» и «Обращения граждан». Данные курсы направлены на совершенствование знаний, формирование умений и приобретение навыков в сфере делопроизводства, организации документооборота с использованием СЭД.

Дмитрий Вечеренко: В обновленной системе автоматизированы следующие процессы: «Делопроизводство» - полный цикл работы с входящими, исходящими, внутренними и организационно-распорядительными документами. «Обращения граждан» - регистрация и контроль исполнения обращений физических лиц. Реализована интеграция модуля с ССТУ.РФ.

«Договоры» - автоматизация документационного обеспечения процессов заключения договоров и соглашений. Внедрены более 80 «Мобильных рабочих мест», которые обеспечивают возможность участия в электронном документообороте руководителей высшего звена организации на планшетных компьютерах с помощником или самостоятельно, с использованием электронной подписи.

Проведена интеграция с официальным Интернет порталом Правительства Оренбургской области в части получения обращений граждан для дальнейшей работы с ними с СЭД. Также СЭД позволяет публиковать на портале правовые акты, благодаря интеграции.

Дмитрий Вечеренко: В старой системе уже был организован межведомственный электронный документооборот (МЭДО) версии 2.7. и в новой системе межведомственное взаимодействие также было организовано на этой версии. Однако в 2020 году из Минцифры поступило распоряжение о переходе на новую версию МЭДО 2.7.1, причем в довольно сжатые сроки. Этот переход мы провели быстро и безболезненно, в кратчайшие сроки и считаем это своим достижением. Контракт был заключен 10 июня 2021 года, и до конца июня все основные мероприятия по переходу были проведены. Мы поставили дополнительно новый шлюз МЭДО 2.7.1, настроили для него новые виды документов, прописали политики ЭП для рабочих мест всех руководителей высшего звена, проверили функционал на тестовом сервере. В конце июня мы уже полностью перешли на МЭДО 2.7.1, а в конце августа закрыли контракт.

В этом году вступают в силу Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия", в котором предъявляются новые требования и мы готовы предпринять все необходимое для их обеспечения в СЭД.

Дмитрий Вечеренко: Наша СЭД позволяет экономить время на согласование и дублирование документов, ускоряет поиск и повышает контроль исполнения документов и поручений. Например, доставка документа из Правительства Оренбургской области в город Орск занимает 10 минут, тогда как бумажный экземпляр был бы доставлен почтой за неделю.

Значительно сократилось расходы на бумагу и расходные материалы (картридж, тонер и т.п.). При использовании системы исключен поиск документов в архиве на бумажном носителе. И не нужно тратить время на вложения сканов документов с собственноручной подписью — теперь достаточно и электронной подписи.

Дмитрий Вечеренко: Планов у нас много. Это и подключение 445 администраций сельских поселений и всех муниципальных учреждений Оренбургской области, интеграция системы с Госпочтой, и тиражирование WebDocs, и внедрение новых требований МЭДО, и нового архивного модуля.