Внедрение MS Dynamics AX (Korus Retail) в сети гипермаркетов «О’КЕЙ»

Данные о заказчике

Первый гипермаркет «О'КЕЙ» в Санкт-Петербурге открылся в мае 2002 года. В настоящий момент в Санкт-Петербурге действуют уже одиннадцать гипермаркетов общей площадью около 87000 м2. К концу 2007 года планируется открытие еще одного гипермаркета «О'КЕЙ» на улице Малая Балканская.

В 2005 году сеть гипермаркетов «О'КЕЙ» вышла за пределы Санкт-Петербургского региона. 10 июля 2005 года состоялось открытие гипермаркета «О'КЕЙ» в Ростове-на-Дону, 23 февраля 2007 года - в Тольятти, 3 марта 2007 года - в Краснодаре. В планах развития сети «О'КЕЙ» - открытие гипермаркетов и супермаркетов в Москве, Нижнем Новгороде, Мурманске, Екатеринбурге, Тюмени, Челябинске, Перми, Волгограде и других городах России.

В мае 2006 г. в Санкт-Петербурге был открыт первый супермаркет «О'КЕЙ-экспресс», сеть стала мультиформатной. В настоящее время существует 2 супермаркета по адресу: г. Колпино, ул. Тверская, 36/9 и ул. Прибрежная, 13, м. Рыбацкое, с торговой площадью 1200 кв.м и 700 кв.м соответственно. В ближайшее время в Санкт-Петербурге планируется открыть более 15 супермаркетов.

Предпосылки проекта

Современный бизнес, особенно если он связан с непосредственным обслуживанием клиентов, является очень динамичным и зависимым от малейших колебаний рыночной конъюнктуры. Именно поэтому для руководства сети гипермаркетов «О'КЕЙ» жизненно важно не только максимально оперативно реагировать на все рыночные изменения, но и заблаговременно предугадывать их и предпринимать необходимые упреждающие действия.

Любому гипермаркету приходится иметь дело с большими объемами информации, подлежащей обработке и анализу. Наиболее сложна при этом задача мониторинга товарооборота в торговом зале.

Традиционно эта задача решается путем объединения оборудования торгового зала на основе информационной системы, разработанной поставщиком данного оборудования или своими силами. Одновременно внедряется ERP-система, автоматизирующая бизнес-процессы компании на уровне главного склада и центрального офиса. Потом эти две системы объединяются для организации обмена информацией между ними. Причем такой информационный обмен далеко не всегда проходит корректно и оперативно, в то время как оперативный и точный учет товаров является одним из решающих факторов минимизации издержек крупного торгового предприятия. Таким образом, у руководства «О'КЕЙ» возникла проблема оптимальной организации информационной системы.

Все гипермаркеты «О'КЕЙ» являются частью торговой сети с централизованным управлением. Управление осуществляется из удаленного центрального офиса, получающего информацию из нескольких гипермаркетов, каждый из которых имеет собственную базу данных. Следовательно, для того чтобы руководство могло принимать оперативные и обоснованные управленческие решения, все эти базы данных должны быть синхронизированы друг с другом.

Таким образом, уже при разработке проекта строительства розничной сети перед менеджментом «О'КЕЙ» встал ряд важных задач:

• необходимость автоматизации всех бизнесс-процессов на уровне оборудования торгового зала в рамках единой информационной системы, интегрирующей фронт- и бэк-офис;
• потребность в максимально оперативном и полном анализе и прогнозировании рыночной ситуации;
• необходимость синхронизации баз данных всех магазинов для принятия оперативных и обоснованных управленческих решений.

В качестве оптимального инструмента для решения вставших перед руководством сети гипермаркетов «О'КЕЙ» задач была выбрана отраслевая система для розничных сетей Korus Retail, разработанная компанией «КОРУС Консалтинг» на основе Microsoft Dynamics AX. Причем менеджмент «О'КЕЙ» при выборе продукта руководствовался не только его функциональностью, но и надежностью компании, осуществляющей внедрение.

В целом, по информации заказчика, на выбор решения класса ERP повлияли следующие факторы:

• Microsoft Dynamics AX - полнофункциональная западная ERP-система
• Удобный интерфейс, гибкая настройка
• Легко масштабируемое решение
• Отраслевое решение, разработанное специально для розничных сетей
• Интеграция с оборудованием торгового зала
• Полная поддержка российской специфики

Ход проекта внедрения

Проект стартовал на первом гипермаркете сети O'Key в октябре 2001 года, в апреле 2002 система была сдана в промышленную эксплуатацию. Развертывание решения во втором торговом комплексе практически сводилось к тиражированию решения, и было выполнено за два месяца (с декабря 2002 по январь 2003). В рамках проекта было разработано отраслевое решение на базе Microsoft Business Solutions - Axapta c проведением ряда модификаций, требуемых для отрасли. Одним из основных требований к решению было получение оперативной и достоверной информации по торговому комплексу. Проект по внедрению решения в сети гипермаркетов был реализован в два этапа.

1-ый этап: октябрь 2001 - апрель 2002 (6 месяцев)

Сеть гипермаркетов создавалась с нуля, соответственно, работающая информационная система на момент начала реализации проекта отсутствовала. Дата открытия первого гипермаркета была жестко зафиксирована, что не давало консультантам «КОРУС Консалтинг» права на ошибку. При запуске розничного предприятия особенно важна корректность заполнения основных справочников для предотвращения конфликтных ситуаций на расчетно-кассовых узлах в момент расчета с покупателями. Специалистами «КОРУС Консалтинг» работы по проекту были спланированы и проведены так, что подобных случаев в первые дни было зафиксировано менее 10.

2-ой этап: декабрь 2002 - январь 2003 (2 месяца)

На втором этапе проекта была осуществлена организация управления сетью (перевод решения в сетевой режим). Кроме того, в ходе этапа был произведен переход с одной версии ПО на другую. Исходя из специфики бизнеса клиента, такой переход должен был быть осуществлен в максимально короткие сроки. Установка и настройка Microsoft Axapta и системы управления расчетно-кассовыми узлами была осуществлена специалистами «КОРУС Консалтинг» всего за 7 часов. Результатом этапа стало масштабируемое решение, позволяющее ИТ - специалистам сети открывать новые гипермаркеты без привлечения консультантов компании.

Результаты внедрения

Задача автоматизации и интеграции всей вертикали управления бизнесом сети гипермаркетов «О'КЕЙ» в рамках единой информационной системы - от кассового терминала до центрального офиса - впервые в России была решена средствами Microsoft Dynamics AX. В результате гипермаркеты получили единую информационную среду, интегрирующую все их бизнес-процессы. С ее помощью удалось добиться не только значительной скорости информационного обмена внутри компании, но и полной его корректности. Таким образом, менеджмент сети получил возможность осуществлять максимально оперативный и точный учет товаров. Для этого предусмотрен механизм поддержки системы штрих-кодирования, а также взаимодействия Korus Retail с переносными устройствами сбора информации, POS-терминалами, компьютерными весами и т.д.

Весь блок статистики в гипермаркетах «О'КЕЙ» реализован по технологии OLAP. Эта технология, являясь наиболее современной в своем классе, предоставляет пользователям системы широчайшие возможности по созданию и обработке аналитических отчетов. Причем эти возможности реализуются в режиме он-лайн, что позволяет менеджменту максимально оперативно реагировать на изменения рыночной ситуации и даже предпринимать упреждающие действия.

Управление всеми гипермаркетами «О'КЕЙ» осуществляется из центрального офиса, который определяет общую политику, проводит централизованные закупки и расчеты с поставщиками, определяет ценообразование, механизмы реализации маркетинговых и промо-акций и т. д. Необходимый для сбора распределенных данных механизм заложен в Korus Retail разработчиками «КОРУС Консалтинга». Его использование позволяет синхронизировать информацию, содержащуюся в базах данных всех магазинов. Более того, он обеспечивает своевременное представление руководству сети максимально полных данных, необходимых для принятия оперативных и обоснованных управленческих решений.

В результате внедрения менеджмент Заказчика получил следующие конкурентные преимущества:

• Интеграция в единую вертикаль управления. Все события, происходящие в торговом комплексе - от продажи на локальном кассовом терминале до решений, принимаемых в офисе - были объединены в единую вертикаль управления.
• Высокая скорость информационного обмена. С помощью Korus Retail for Microsoft Axapta удалось добиться значительной скорости информационного обмена внутри компании. Руководство торговой сети получило возможность оперативно реагировать на происходящие изменения.
• Полная достоверность данных. Благодаря использованию штрихового кодирования все товары включены в информационную систему. Учет товародвижения производится с помощью POS-терминалов, устройств сбора данных, компьютерных весов и др. Таким образом, менеджмент торговой сети получил возможность максимально оперативно и точно вести мониторинг товародвижения.
• Синхронизация нескольких баз данных. Korus Retail for Microsoft Axapta обеспечила синхронизацию сведений, содержащихся в базах данных всех магазинов (по товарам, клиентам, поставщикам и пр.) Руководство сети получает максимально полные данные для быстрого принятия обоснованных управленческих решений.
• Оперативный анализ и прогнозирование рыночной ситуации. Korus Retail for Microsoft Axapta предоставила руководству «О'КЕЙ» широчайшие аналитические возможности. Анализ может осуществляться в режиме on-line, что позволяет оперативно реагировать на изменения рыночной ситуации и предпринимать упреждающие действия.
• Управление маркетинговой деятельностью. Благодаря внедрению системы, руководство торговой сети может управлять рекламными и имиджевыми акциями, организовывать различные типы скидок и предоставлять покупателям дисконтные карты. За счет оперативного и точного учета, а также синхронизации работы всех подразделений, имеется возможность персонифицировать взаимоотношения сети с каждым конкретным покупателем.

Функциональные характеристики внедренного решения

Была поставлена задача оптимальной организации информационной системы и эффективного управления - как локальным предприятием, так и всей сетью торговых комплексов. Традиционное решение этой задачи - обмен данными между двумя информационными системами. Первая является локальной и объединяет оборудование в торговых залах. Вторая - ERP-система, автоматизирующая бизнес-процессы на уровне центрального офиса. На начальном этапе было принято решение об автоматизации следующих бизнес-процессов:

• управления закупками,
• управления ассортиментом,
• расчетов с поставщиками,
• внутренней логистики,
• управления розничными продажами,
• управления производством.

Специфика внедренного решения

Основные модификации на проекте были сделаны в рамках разработки отраслевого решения Korus Retail for Microsoft Axapta:

• модификация управления дисконтно-карточной системой,
• модификация розничного ценообразования,
• доведение до соответствия требования заказчика системы штрихового кодирования, в т.ч. интеграция с оборудованием для нанесения и чтения штриховых кодов,
• создание системы управления ассортиментом, справочников с использованием древовидных классификаторов ассортимента и товарных марок,
• ужесточение бизнес-процессов приемки товара от поставщиков для контроля дисциплины поставок,
• оптимизация процедур инвентаризации товара для обеспечения пересчета товара за короткий промежуток времени,
• настройка и оптимизация модуля производства для отражения требований клиента по производству кулинарной продукции, в частности, требований по оформлению документов (например, калькуляционная карта и заборные листы)

Интеграция с другими системами

Обслуживающий кассовые терминалы кассовый сервер взаимодействует с ERP-системой посредством модуля интеграции, разработанного компанией «КОРУС Консалтинг». В каждом торговом комплексе установлено более 34 кассовых линий. Обмен данными между этими приложениями не зависит от каналов связи и может обслуживаться почтовой системой. Скорость и объем обмена информацией соответствуют всем требованиям, предъявляемым к системе - зачастую за один рабочий день через систему проходит продажа половины всего товарного запаса торгового комплекса. Вся отчетность реализована в виде кубов OLAP, что дает возможность рассматривать ее в различных разрезах и получать необходимую аналитику. Реализована интеграция с терминалами сбора данных, оборудованием печати штрих - кодов и дисконтных карт.

Технические характеристики решения

Архитектура системы

Система развернута в 3-х уровневой конфигурации с использованием сервера приложения Axapta Object Server и подключением «тонких» клиентов. Удаленное подключение рабочих мест пользователей 2-х торговых комплексов обеспечивается каналом связи 2 Мбит/с. Обслуживание системы реализовано на базе 1 сервера базы данных и сервера OLAP и 1 сервера приложения. Сервер приложений Axapta Object Server базируется на 2 * Xeon 2.4ГГц, 2Гб ОЗУ, 2 диска по 72 Гб в RAID 1 с установленным Microsoft Windows Server 2000. В качестве OLAP - решения используется Microsoft Analysis Services. На каждый торговый центр приходится 20-25 рабочих мест.

Сервер базы данных

Используется Microsoft SQL Server 2000. Cервер базы данных реализован на базе 2* Xeon 2.4ГГц, 6Гб ОЗУ, 2 диска по 72 Гб в RAID 1, 8 дисков по 72 Гб в RAID 1+0 с установленным Microsoft Windows Server 2000.

Объем операций

40-50 Гб для одного магазина в год, общий прирост базы данных 2-х торговых комплексов - около 100 Гб в год. Ключевой характеристикой системы является объем транзакций по продажам товара: в каждом из торговых комплексов сети используется порядка более 30 касс, в целом сеть обслуживает более 30,000 покупателей в день. Ежедневно в системе регистрируется около 40 тысяч новых товарных транзакций.