Внедрение Maconomy ERP в Schneider Electric

Информация о заказчике

Корпорация Schneider Electric - один из мировых лидеров среди компаний, предоставляющих решения в области передачи и распределения электроэнергии, автоматизации и управления промышленными процессами.

Компания специализируется на проектировании, производстве и установке оборудования для передачи и распределения электроэнергии от сверхвысокого до низкого напряжения. Кроме того, Schneider Electric оказывает услуги по автоматизации управления промышленными процессами.

Начав свою деятельность в России и странах бывшего СССР уже более 25 лет назад, ЗАО «Шнейдер Электрик» www.schneider-electric.ru является дочерней компанией корпорации Schneider Electric.

Деятельность компании охватывает два основных направления: дистрибуцию электротехнического оборудования и ведение сложных инженерных проектов, включая разработку, установку и техническое обслуживание оборудования.

ЗАО «Шнейдер Электрик» сегодня:

• штат сотрудников более 850 человек
• представительства и филиалы в 14 городах России
• главный офис в Москве
• логистический центр (склад и сборочный цех)
• завод по производству контакторов
• более 3000 транзакций в день
• номенклатура продукции порядка 180 тыс. наименований

Предпосылки проекта и требования к системе

Динамичное развитие компании «Шнейдер Электрик» обусловило необходимость оптимизировать текущую систему управления компанией путем внедрения единой информационной системы. Наличие разрозненных приложений на основе 1С, MS Access и пр., не позволяло получать общую картину движения товарных потоков и финансового состояния бизнеса в режиме реального времени.

Для автоматизации деятельности ЗАО «Шнейдер Электрик» была необходима система, которая сочетала бы в себе как механизмы обработки финансовой информации, так и планирование и управление продажами и логистикой, а также модули управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), управления проектами и электронной коммерции, интегрированные в рамках единой системы.

«Тщательно проанализировав потребности организации, мы пришли к выводу, что для эффективной работы нам необходима финансово-управленческая система, которая обеспечивала бы возможности удаленной работы с единым корпоративным сервером, поскольку наши представительства активно работают в различных регионах страны, но центральный офис всегда должен получать наиболее полную информацию для эффективного планирования будущей деятельности компании.

Кроме того, мы предлагаем клиентам широкий ассортимент товаров, многоступенчатую систему скидок, в связи с чем искомая система должна эффективно обрабатывать большие объемы данных в режиме реального времени, а также обладать надежными механизмами отслеживания транзакций, хранения данных и резервного копирования информации», - к таким выводам пришло руководство ЗАО «Шнейдер Электрик».

Ещё одним направлением, требующим автоматизации и интеграции в информационной системе явилась деятельность Центра Технической Поддержки «Шнейдер Электрик», который оказывает следующие виды услуг:

• поддержка гарантийных обязательств;
• модификация и замена оборудования;
• устранение неисправностей;
• инсталляция/шеф-монтаж инсталляций;
• наладка и диагностика оборудования;
• поставка запасных частей и технические консультации.

Сроки и процесс внедрения

В 1999 г. ЗАО «Шнейдер Электрик» делает выбор в пользу ERP-системы Maconomy для полной автоматизации управления бизнесом. Внедрение системы осуществлялось международной консалтинговой компанией FTS www.fts-eu.com , обладающей значительным опытом работы с решениями Maconomy как в России, так и за рубежом.

Проект внедрения интегрированной системы управления предприятием Maconomy в ЗАО «Шнейдер Электрик» был завершен менее чем за 6 месяцев: проект был запущен в октябре 1999 г. а уже в январе 2000 г. компания приступила к работе в системе.

В первую очередь были настроены и заработали модули: Финансы, Закупки, Продажи и Склад. В следующие три месяца заработали блок управления проектами и производственный блок. Позже были внедрены модули электронной коммерции и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Использование ERP-системы в ЗАО «Шнейдер Электрик»

ЗАО «Шнейдер Электрик» пользуется ERP-системой Maconomy с начала 2000 года. На предприятии развернуты следующие полностью интегрированные модули Maconomy: Финансы, Закупки, Склад, Продажи, Сборка, Проекты, CRM, E-commerce. На данный момент, общее число пользователей системы Maconomy превышает 400 человек.

К единому серверу, установленному в центральном офисе в Москве подключаются удаленные пользователи из подмосковного логистического центра, филиалов в других городах в соответствии со следующей схемой:

Рис.1. Логическая структура ERP-системы Maconomy, развернутой в компании "Шнейдер Электрик"

Модуль "Финансы" системы Maconomy обеспечивает параллельное ведение финансового учета по российским правилам бухгалтерского учета и по корпоративным стандартам Schneider Electric. В рамках этого модуля осуществляется также подготовка финансовых бюджетов ЗАО «Шнейдер Электрик»и их последующая передача в корпоративную систему бюджетирования Carat. Реализована интеграция с российской программой по учету заработной платы "АиТ:Зарплата" компании "АиТ-Софт".

Модуль "Закупки" используется для формирования заказов на закупку оборудования и комплектующих как для конкретных клиентских проектов/заказов, так и для пополнения складских запасов ЗАО «Шнейдер Электрик». Его логистическая цепочка тесно связана с материнской компанией - с ее заводами-производителями и международными распределительными центрами, расположенными в Европе. В России у компании имеется свой распределительный центр. Отсюда продукция попадает к конечным клиентам - промышленным предприятиям, а также к региональным дистрибьюторам и системным интеграторам.

С помощью системы Maconomy специалисты отдела логистики компании «Шнейдер Электрик» отслеживают потоки информации о движении товаров параллельно и синхронно с их физическим перемещением. Это дает возможность контролировать товаропотоки и вносить изменения в них в случае возникновения опасности срыва сроков поставок.

Реализован также электронный обмен данными (заказы на закупку, потверджения заказов, уведомления об отгрузке товаров, инвойсы и пр.) между системой Maconomy и корпоративными информационными системами поставщиков компании «Шнейдер Электрик», что обеспечивает лучший контроль за товарными потоками, уменьшает объем ручного ввода информации и снижает вероятность ошибок.

Полностью автоматизирован процесс закупок для внутренних нужд ЗАО ««Шнейдер Электрик» с применением многоуровневой системы утверждения заказов в зависимости от типа и суммы закупки. Система внутренних закупок Internal Purchasing позволяет получить детальную картину внутренних затрат компании, контролировать и отслеживать процессы внутренних заказов и закупок, и, таким образом повысить прозрачность бизнеса.

Рис. 2. Поддержка логистики и продаж

Модуль "Склад" системы Maconomy обеспечивает ведение детального складского учета по проектам и местам хранения оборудования и комплектующих. ЗАО «Шнейдер Электрик» делит все свои товары на две большие категории: постоянно складируемые и заказываемые под определенные проекты. Номенклатура компании включает более 180 000 наименований, из которых в наличии постоянно находятся порядка 10 000.

Для постоянно складируемых наименований в системе Maconomy реализованы функции по автоматическому пополнению запасов на основе минимального и максимального уровней запасов, оптимального размера заказа, сезонных колебаний и других факторов. Для товаров, поставляемых под конкретные заказы или проекты применяется автоматическое резервирование и сквозное отслеживание процесса поставки: от размещения заказа клиентом, через перезаказ поставщику, товары в пути, оприходование на склад ЗАО «Шнейдер Электрик» и до отгрузки клиенту.

Другая особенность складского учета - это наличие нескольких региональных складов в филиалах компании, которые могут пополняться запасами с центрального склада «Шнейдер Электрик». Для них в системе Maconomy была настроена процедура автоматического формирования накладных на перемещение требуемых товаров. В рамках складского модуля Maconomy также реализованы адресное хранение и подбор товара, и интеграция со сканерами штрих-кодов.

Стратегия «Шнейдер Электрик» в СНГ и странах Балтии основывается на сотрудничестве с динамичными партнерами -дистрибьюторами, системными интеграторами, монтажными организациями. Наличие большой клиентской базы (несколько тысяч компаний) ставит высокие требования к информационной системе администрирования продаж. Модуль "Продажи" системы Maconomy используется для обработки заказов конечных клиентов и дистрибьюторов ЗАО «Шнейдер Электрик» на поставку оборудования и комплектующих (150-200 заказов в день). Реализована процедура централизованного администрирования цен, скидок, бонусов и условий кредита для различных групп товаров и категорий клиентов с их последующим автоматическим отслеживанием в системе.

В условиях развития современного бизнеса одним из ключевых факторов успеха компании является своевременная реакция на требования и нужды клиентов. Таким образом, залогом успеха является использование современных информационных технологий, включая переход к web-ориентированным системам и системам беспроводной связи. Решение Maconomy для электронной коммерции, E-commerce представляет собой полностью интегрированную систему заказов, работающая в режиме "онлайн" через глобальную сеть Интернет и позволяющая взаимодействовать в реальном времени с базой данных ERP-системы Maconomy. Данное решение предлагает конечным пользователям web-ориентированную альтернативу традиционным способам регистрации и обработки заказов, а также получения необходимой информации по текущему состоянию заказов.

Использование решения Maconomy для электронной коммерции в ЗАО "Шнейдер Электрик" позволяет:

• Быстро и эффективно взаимодействовать с крупными клиентами и дистрибьютероми, давая возможность последним размещать заказы в системе Maconomy в режиме реального времени посредством обычного Интернет-броузера.
• Рационально использовать время сотрудников отдела продаж, освободив последних от ввода в систему информации по заказам клиентов вручную.
• Обеспечивать персонализированное представление информации в системе электронной коммерции для каждого из конечных пользователей благодаря системе контроля доступа и многоуровневой структуре каталогов продукции.
• Облегчить крупным клиентам и дистрибьюторам «Шнейдер Электрик» процедуры размещения заказов, просмотра информации по текущему состоянию заказов, отслеживанию зачисленных платежей, действующего кредитного лимита благодаря интуитивно понятному и удобному интерфейсу.

"Благодаря внедрению в ЗАО «Шнейдер Электрик» системы электронной коммерции Maconomy мы смогли существенно повысить уровень и скорость обслуживания клиентов, что, в свою очередь, положительно отразилось на увеличении прибыли компании, а также на имидже компании, как пользователя современных решений в области информационных технологий - организации электронной коммерции через глобальную сеть Интернет", - вот мнение координатора проекта электронной коммерции компании «Шнейдер Электрик».

Комплексные заказы клиентов ЗАО «Шнейдер Электрик», предусматривающие поставку и/или сборку уникального оборудования и предоставление дополнительных услуг (проектирование, монтаж, пуско-наладка) обрабатываются в модуле "Проекты" системы Maconomy. Данный модуль обеспечивает такие возможности как: ведение детальной информации по комплексным заказам компании (100-150 проектов в месяц); составление бюджетов (смет) заказов; планирование и учет работы сотрудников (коммерческих инженеров и монтажников) в разрезе проектов и задач (в т.ч. и работы, произведенные до заключения контракта с клиентом); учет используемого оборудования и комплектующих (интеграция с модулями Maconomy "Закупки", "Склад" и "Продажи"); выставление счетов клиентам (интеграция с модулем "Финансы"); анализ прибыльности заказов. Применение проектного подхода к выполнению комплексных заказов позволяет лучше рассчитать планируемую и фактическую прибылность заказов, а также более эффективно планировать все работы по их выполнению.

Модуль "CRM" используется для автоматизации работы центра технической поддержки: регистрация и дальнейшая обработка запросов на информацию и рекламаций клиентов (в среднем регистрируется 250-300 запросов в день). Реализована также функция Е-support - web-интерфейс, позволяющий клиентам ЗАО «Шнейдер Электрик» самостоятельно регистрировать запросы и рекламации и отслеживать их выполнение в режиме реального времени.

Результаты внедрения

По итогам использования Maconomy в ЗАО «Шнейдер Электрик» в течение 7 лет специалисты финансового отдела так отзываются о своем опыте работы с системой:

«Потенциал Maconomy в области обработки информации для финансово-управленческих структур компании очевиден. Но важной характеристикой любой подобной системы является не только ее функциональность, но и то, насколько легко клиент может эти функции применять, т.е. организация системы с точки зрения пользователя».

Отдельно необходимо выделить ещё одну важную характеристику системы Maconomy, которая в контексте динамичной и быстро меняющейся российской действительности представляется особенно актуальной. Таким свойством является гибкость системы, под которой отметили в ЗАО «Шнейдер Электрик», понимают как максимально соответствующую требованиям и специфике деятельности компании настройку, так и широкие возможности масштабирования:

«За последние 5 лет наш бизнес вырос примерно в 5 раз, вместе с компанией развивалась и расширялась система Maconomy, подстраиваясь под изменяющиеся условия, обеспечивая стабильность и надежность, позволяя нам контролировать нашу деятельность, эффективно использовать ресурсы, достигать высоких результатов и удерживать ведущие позиции на рынке. Уверены, что в дальнейшем FTS и Maconomy будут по-прежнему нашими надежными партнерами».

Система Maconomy позволила ЗАО «Шнейдер Электрик» объединить и оптимизировать всю цепочку бизнес-процессов, включая организацию дистрибьюторской деятельности, работу над проектами, бюджетирование, финансовый и управленческий учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Благодаря положительному опыту работы «Шнейдер Электрик» с системой Maconomy в России, внедрение Maconomy было осуществлено в региональных офисах компании в Украине, Болгарии и Сербии.