Внедрение Microsoft Dynamics AX в розничной сети «Компьютер-Центр «КЕЙ»

Информация о заказчике

Сеть компьютерной техники «КЕЙ» работает на рынке с декабря 1991 года и сегодня объединяет 16 магазинов в Санкт-Петербурге и регионах.  По опросам покупателей (Gallup Media, январь-февраль 2005) Компьютер-Центр «КЕЙ» является безусловным лидером на рынке розничных продаж компьютерной техники, занимает первое место в рейтинге упоминания компьютерных фирм и является одной из самых интенсивно развивающихся компаний в Петербурге.

«КЕЙ» является ведущим официальным партнером в Северо-Западном регионе таких лидеров компьютерной индустрии как Intel, Microsoft, Canon, HP, Xerox, Epson, Lexmark, Samsung, LG, Sony, Philips, NEC, Seagate, MSI, ASUS и другие. Компьютер-Центр «КЕЙ» предоставляет широкий выбор офисной, компьютерной и фото-видеотехники, расходных материалов и комплектующих. В настоящее время ассортимент магазинов «КЕЙ» включает более 28000 позиций.

Особенности проекта

На протяжении последних лет компания «Компьютер-Центр «КЕЙ» динамично развивается, одновременно расширяя свое региональное присутствие и осваивая новые направления бизнеса (продажа компьютеров под собственной маркой). На фоне динамичного развития бизнеса существовавшая в «КЕЙ» система собственной разработки перестала соответствовать потребностям компании. С развитием рынка менеджерам требовалась все более разнородная информация для принятия решений, требовалась возможность самостоятельно конфигурировать аналитические отчеты и самостоятельно получать из базы данных необходимую аналитическую информацию. При этом часть рутинных операций оставалась неавтоматизированной.

По словам директора по информационным технологиям «КЕЙ» Олега Вайнберга «старая система не позволяла использовать современные методы обработки данных, такие как, например, OLAP. Кроме того, построение региональных отделений потребовало создания системы с более широкими возможностями масштабирования. Очевидно, глобальная перестройка системы на устаревшей платформе была совершенно нецелесообразна». В итоге уже в 2004 году компания начала задумываться о необходимости внедрения ERP-системы.

Выбор решения и интегратора

Решение подбиралось около года: изучались представленные на рынке системы, анализировался опыт других компаний, работающих в рознице. По словам Олега Вайнберга, было очевидно, что при интеграции системы в любом случае потребуется ее адаптация и доработка, и решение Microsoft Dynamics AX оптимально подходит с этой точки зрения. Особенности же ритейла таковы, что игрокам этого рынка приходится очень часто кардинально пересматривать подходы к ведению бизнеса в зависимости от нужд  потребителей.

В целом, на выбор в пользу Microsoft Dynamics AX повлияли следующие ее характеристики: более простая адаптация и модернизация системы по сравнению с решениями других вендоров, а также приемлемая цена.

Еще более серьезные требования «КЕЙ» предъявляла к партнеру по внедрению. «Меня главным образом интересовало, какие проекты сделала компания. Причем в первую очередь интерес для меня представляли неудачные проекты. Когда проект удачен – не всегда понятно, почему он получился. А вот когда компания может проанализировать причины неудавшегося проекта, сделать выводы – становится понятно, можно ли с ней иметь дело», - рассказывает Олег Вайнберг.

На последнем этапе «КЕЙ» выбирала уже только из двух компаний, в итоге отдав предпочтение Columbus IT Russia. «Columbus IT, можно сказать, нас просто убедил в том, что у них действительно есть хорошая команда, способная довести проект до конца, - говорит Олег Вайнберг. – Это стало одним из решающих факторов».

Кроме того, стоит отметить, что Columbus IT давно и успешно работает с ритейлом. Компания является участником инициативы Microsoft Industry Builder и официальным партнером Microsoft по разработке международного вертикального решения для автоматизации розничных сетей. Решение  для розничной торговли, разработанное компанией Columbus IT на базе Microsoft Dynamics AX, ориентировано на централизованное управление розничной торговой сетью. Обеспечивая эффективное взаимодействие между центральным офисом и магазинами сети, решение охватывает важнейшие аспекты розничного бизнеса, такие как управление ассортиментом, управление товародвижением, взаимодействие с поставщиками, планирование поставок, ценообразование, аналитическую отчетность, средства повышения лояльности покупателей.

Помимо этого одним из важных обстоятельств принятия решения о внедрении Microsoft Dynamics AX стало изменение бизнес-процессов компании «Компьютер-центр «КЕЙ» и, в частности, выход ритейлера на рынки других областей Северо-Западного региона. В представительствах также начала развиваться ИТ-инфраструктура, и переделывать собственную систему под особенности представительств, которые рано или поздно потребуют автоматизации бизнес-процессов, в компании сочли нецелесообразным.

Цель проекта

«Основная цель проекта заключалась в том, чтобы  консолидировать управление закупками и продажами, оптимизировать товарные потоки и получить в свое распоряжение мощный аналитический инструмент. Так как мы по праву считаем себя лидерами регионального рынка, мы хотели получить систему, полностью удовлетворяющую особенностям нашего бизнеса и при этом не утратить разработанные собственными силами ноу-хау», - отметил Олег Вайнберг. Для достижения указанной цели необходимо было автоматизировать центральный офис, а также внедрить WMS-решение Columbus IT в новом складском комплексе компании.

Ход проекта

В феврале 2004 года стартовал первый этап проекта – автоматизация центрального офиса на базе системы Microsoft Dynamics AX. Общая продолжительность работ составила восемь месяцев. В эксплуатацию система была запущена 4 сентября 2005 года. В ходе проекта были автоматизированы: прогнозирование продаж, планирование закупок товара на основе полученных прогнозов продаж, ценообразование, планирование запасов на складах и в магазинах (планирование ассортимента) на основе полученных прогнозов продаж, автоматизация процессов управления поставками, корпоративная отчетность при помощи OLAP-инструментов и т.д.

Сотрудничество «КЕЙ» и Columbus IT строилось по принципу Time&Material, то есть по результатам проекта оплачивались затраченное консультантами время, а не заранее оговоренная фиксированная цена (Fixed Price). Этот подход оправдал себя. В частности, например, в ходе проекта было принято решение отказаться от автоматизации ряда бизнес-процессов, так как они требовали дальнейшей оптимизации на организационном уровне.

Второй этап проекта был посвящен решению задачи автоматизации нового 4-х этажного складского комплекса, призванного обеспечить товарами сеть магазинов в Санкт-Петербурге и близлежащих регионах.  Старый склад площадью 4000 кв. метров перестал соответствовать потребностям быстрорастущей сети, поэтому было принято решение о покупке нового комплекса, в два раза превосходящего старый по площади.

WMS-система на платформе Microsoft Dynamics AX, предложенная компанией Columbus IT, полностью учитывала специфику деятельности «Компьютер-Центр «КЕЙ» и не требовала практически никаких доработок. Это решение, апробированное во многих российских розничных сетях, позволяло оптимизировать складское пространство, ускорить распределение товаров, сбор и упаковку грузов.

«Решение на базе Microsoft Dynamics AX было разработано нами четыре года назад, сейчас оно активно внедряется по всей стране и за ее пределами, - говорит Олег Омельченко, руководитель группы WMS компании Columbus IT Russia. – Первое внедрение WMS-решения было в Подольске, далее на Украине в Днепропетровске, затем в Москве, и, наконец, в Питере. Таким образом, помимо того, что мы с «КЕЙ» сработались еще на первом проекте, у нас было, что им предложить для второго». 

Одновременно с выбором подходящего помещения под распределительный центр руководство «КЕЙ» поставило перед консультантами Columbus IT задачу по созданию дизайна ИТ-решения будущего складского комплекса. Параллельно с разработкой дизайна компания Columbus IT проводила встречи со специалистами «КЕЙ» на которых им демонстрировалась WMS-система – решение для дистрибуторских центров – и ее возможности. Как считают в Columbus IT, параллельный ход работ – рабочие встречи со специалистами и разработка дизайна склада – позволили более полно учесть все требования специалистов «КЕЙ» к системе и к помещению. Результатом встреч стало готовое техническое задание. Зная, как какой товар на складе можно разместить, компания также могла корректировать требования к WMS-системе.

Columbus IT начал реализовывать собранные требования, затем система была оттестирована, однако внедрение пришлось отложить на несколько месяцев. "Сдвинулись строительные сроки, здание еще не было готово к тому, чтобы в него заезжать, - вспоминает Олег Омельченко. – Кроме того, чтобы минимизировать потери от переезда склада и внедрения системы, мы договорились с «КЕЙ», что если не успеем запустить решение на майские праздники 2006 года, то сделаем это в начале января 2007". Необходимость переезда склада и запуска WMS именно в эти периоды связана с тем, что в России в это время традиционен небольшой спад. В мае товарный запас в магазинах относительно невысокий, а в январе, напротив, запасы товара почти самые большие, но у поставщиков новогодние каникулы, поэтому товар в отсутствии новых поставок легче перевезти.  В результате проектные работы было решено  прервать с мая по ноябрь 2006 года. Готовая и оттестированная система, учитывающая все требования заказчика, "ждала", когда будет готово помещение.

В ноябре 2006 года снова собралась рабочая группа по проекту, были обновлены все требования к системе. И, наконец, следующий, заключительный этап работ – собственно этап внедрения – наступил в январе 2007 года. 2 января 2007 года проектная команда, состоящая из специалистов Columbus IT, бизнес-экспертов «КЕЙ», а также работников склада приступила к автоматизации распределительного центра.

В рамках проекта были изменены параметры учета товара: так, в старой системе при учете товара его габариты не играли важной роли, а в новой – наоборот, учитывалась конкретная ячейка, соответственно, необходимо было просчитать размеры каждого товара. 

Результаты проекта

Внедрение Microsoft Dynamics AX позволило  автоматизировать работу центрального офиса компании, а именно центрального склада, коммерческой службы, отдела логистики и аудита и сервисного центра. Сейчас Microsoft Dynamics AX автоматизирует процессы товарооборота компании. Внедрение позволило  «КЕЙ» решить ключевые задачи центрального офиса, включая прогнозирование продаж, планирование закупок товара на основе полученных прогнозов продаж, ценообразование, планирование запасов – на складах и в магазинах (планирование ассортимента) на основе полученных прогнозов продаж, автоматизация процессов управления поставками и др.

Развернутая чуть позже WMS-система позволила «КЕЙ» более точно контролировать состояние склада компании, знать, какой товар где лежит, как он движется. «Процесс участия специалистов склада в принятии решения, куда положить тот или иной товар, минимизирован – система сама анализирует оборачиваемость товара, наличие свободных мест, и выдает предложения, как разместить партию товара. Это позволяет более точно прогнозировать внутрискладские потоки и формировать заказы, заявки на отгрузку товара», - отмечает г-н Вайнберг.

В итоге сегодня система Microsoft AX, используемая «КЕЙ», являясь мощным аналитическим инструментом, позволила сети консолидировать управление закупками и продажами, оптимизировать товарные потоки. WMS-решение также стало набором мощных инструментов, каждый день помогающих эффективно организовать работу сотрудников, движение товаров и документов.

На сегодняшний день в системе центрального офиса одновременно работают 40 пользователей, а в WMS-системе – 20. Компания «КЕЙ» планирует развивать полученное решение в тесном сотрудничестве со специалистами Columbus IT Russia.

Главный офис компании Columbus IT:
Москва, Кожевнический проезд, д. 4, стр.8.
Тел.: (495) 363-55-80, Факс (495) 363-55-81

Columbus IT Санкт-Петербург:
Санкт-Петербург, Финляндский пр., д. 4, офис 607.
Тел.: (812) 332-1416, Факс: (812) 332-1419

info@columbusit.ru | www.columbusit.ru