Екатерина Удальцова: Благодаря Directum мы увеличили производительность труда на четверть

Екатерина Удальцова: Бизнес «Аскона» вертикально интегрирован, распределен территориально и при этом очень быстро растёт, в компании при этом трудятся более 3 тыс. сотрудников. Логично, что поток бумажных документов в компании постоянно рос, а маршруты их движения усложнялись. Поскольку согласование и обработка документов выполнялось на бумаге, этот процесс стал сложным, длительным и плохо управляемым. Неизбежно наступил момент, когда руководство поставило цель оптимизации и автоматизации документооборота. Главными задачами стали повышение эффективности работы за счет использования СЭД, создание электронного архива документов с удобным поиском, соблюдения сроков согласования и контроль за документами на всех стадиях жизненного цикла, а также оперативная отчетность.

TAdviser: Российский рынок систем СЭД уже достаточно зрелый, систем предлагается достаточно много, причем крупнейшие из них функционально весьма совершенны. Почему вы остановили свой выбор именно на платформе Directum?

Екатерина Удальцова: Изначально у нас были конкретные требования к системе, в числе которых, например, удобное хранения и легкий поиск документов, гибкая маршрутизация, построение аналитических отчетов, высокий уровень безопасности, а также возможность интеграции с уже используемыми системами моделирования бизнес-процессов «Business Studio» и «Галактика-ERP». В качестве партнеров по внедрению в первую очередь рассматривались компании с большим опытом внедрения систем электронного документооборота, а также имеющие опыт работы с системой «Галактика ERP» и опыт интеграции этих систем. После экспертного анализа рынка программных продуктов был сделан выбор в пользу системы электронного документооборота и взаимодействия Directum. Оказание услуг по внедрению системы было доверено официальному партнеру компании Directum и корпорации «Галактика» – ЗАО «Тюмбит-АСУ».

TAdviser: Насколько нам известно, после первоначальной встречи с интегратором, ЗАО «Тюмбит-АСУ», вы приняли решение вести проект удаленно, и не только успешно решили поставленные задачи таким образом, но и организовали дистанционное обучение сотрудников. Расскажите, пожалуйста, подробнее об этом уникальном опыте.

Екатерина Удальцова: Специалисты системного интегратора встретились с нами и провели необходимое обследование «очно», а дальше действительно было принято совместное решение вести проект удаленно. Современные технологии позволяют вести дистанционную работу. Так как наша компания территориально распределена, для нас не было проблемой перенести этот опыт для работы над проектом. Вся работа проходила на наших серверах, через терминальный доступ, а вот обучение проходило с помощью программы Microsoft Lync Server, которая позволяет организовать конференции с использование аудио-, видео- средств общения и демонстрации экрана ПК. Мы даже поставили рекорд в коммуникациях - обучение группы из 40 человек с использованием Microsoft Lync Server двумя тренерами одновременно. Могу сказать, что этот опыт был очень успешным.

TAdviser: Давайте поговорим о функционале внедренной СЭД. Что она может на данный момент? Какие подразделения ее используют в повседневной работе? Насколько я знаю, у АСКОНА есть филиалы в разных городах, как обеспечивается связность системы с ними?

Екатерина Удальцова: На данный момент в системе реализован следующий функционал: Работа с организационно-распорядительной документацией я с использованием модулей системы «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия». Также запустили в систему процессы подготовки и согласования договоров в модуле «Управление договорами», настроили процесс согласование заявок на оплату и перевели в электронный вид архив финансовых документов.

Один из самых важных вопросов, которые нужно было решить в ходе проекта - доставка образов документов от пользователя до системы. Компания расположена на всей территории России. Доступ пользователей к ресурсам компании осуществляется через терминал. Поэтому для доставки документов решено было использовать службу ввода документов с электронной почты. Система получает через почту документы по указанным типам и номерам документов привязывает к карточкам, в случае неудачи рассылает уведомления для исправления ошибок.

В повседневной работе СЭД используют все подразделения компании без исключения. При этом большинство документов не принимаются в работу без согласования в СЭД Directum.

TAdviser: Системы СЭД и ERP в вашей компании интегрированы. Насколько тесная эта интеграция, какими данными они обмениваются и что это дает?

Екатерина Удальцова: Действительно, нам было необходимо решить вопрос оптимальной работы со справочниками. В развернутой СЭД нет, наверное, справочника, где было бы меньше сотни записей. А самый большой из справочников – по клиентам, включает в себя более 200 тыс. записей. Поэтому была реализована синхронизация основных справочников СЭД «Directum» с системой «Галактика ERP», а именно: контрагенты, договора, статьи расходов, сотрудники, центры ответственности, подразделения. Для интеграции использовали механизм вызова интерфейсов системы «Галактика ERP» через COM-объекты. Для удобного и оперативного управления процессом мы добавили оповещения, подправили существующие и сделали новые специфические отчеты.

TAdviser: Были ли в ходе проекта какие-то технические моменты, над которыми пришлось поломать голову проектной команде? Возможно, был реализован какой-то уникальный функционал? Пожалуйста, расскажите о нем подробнее.

Екатерина Удальцова: Мы считаем наш проект достаточно сложными и уникальным. Во-первых, он охватывает несколько тысяч сотрудников, а также взаимодействие с почти 220 тыс. клиентов: только их загрузка в систему продолжалась более суток. Вторая особенность состоит в том, что СЭД охватила очень большую разветвлённую сеть наших подразделений. Нестандартно, как я уже рассказала выше, сложилось и сотрудничество с нашими партнерами по внедрению: поскольку наш головной офис находится в городе Ковров, а партнеров – в Тюмени, мы вели большую часть проекта удаленно. Также хотелось бы отметить, что работа сотрудников организована через сервер терминалов (для прикрепления файлов к карточкам документов использовалась служба ввода с электронной почты. Система обрабатывает более 1,5 тыс. первичных документов в сутки.

TAdviser: Можете ли вы уже сейчас обозначить реальные преимущества, достигнутые от перехода на новую СЭД?

Екатерина Удальцова: Преимущества на лицо, сегодня компания не представляет своей работы без СЭД, она стала одной из важнейших информационных систем, мы используем максимально возможный функционал системы. Компания практически сразу ощутила на себе преимущества работы в системе. Одним из первых достигнутых преимуществ стало повышение скорости согласования документов на 50%, а также скорости доставки заданий до конечных исполнителей на 50%. Все задания доставляются до конечных исполнителей в день выхода задания.

Мы отмечаем повышение скорости на поиск документов на 80%: сейчас временные затраты на поиск необходимого документа не превышают 1 минуты. Риска потери информации сократился на 99%. Уровень производительности труда одного администратора составил не менее 1 тыс. документов в месяц. Сейчас это время тратится на выполнение других более важных функций. Таким образом производительность труда возросла на 25%.

TAdviser: Есть ли у вас планы по развитию системы? Что бы вы хотели в ней доработать?

Екатерина Удальцова: В ближайших планах реализация в системе Directum более продвинутых инструментов работы с клиентами. В частности, мы планируем, что будет обеспечена работа региональных представительств с единой клиентской базой, контроль работы ответственных сотрудников за взаимодействие с клиентами. Также в системе будет реализовано проведение автоматических маркетинговых компаний и промо-акций, что, как мы рассчитываем, выведет работу с клиентами «Аскона» в целом на совершенно новый качественный уровень.