Илья Барсук: Современная информационная система – это только инструмент в руках умных менеджеров

TAdviser: По Вашему опыту, всегда ли крупный торговый бизнес предполагает территориально и организационно распределённую структуру или же существуют торговые компании с большими оборотами, но с монолитной структурой?

Илья Барсук: Что касается крупного дистрибуторского (оптового) бизнеса, то подобная ситуация до сих пор встречается не редко, но в условиях современного российского рынка развитая филиальная сеть, обеспечивающая близость к региональным партнерам, является чуть ли не основным конкурентным преимуществом. Соответственно, большинство крупных «оптовиков» либо рассматривают развитие филиальной сети, как одну из высокоприоритетных задач, либо уже активно запустили этот процесс.

Если говорить о розничной торговле, то такое явление, как единственный, самостоятельный магазин, не являющийся частью распределенной сети и не обладающий дополнительной инфраструктурой (распределительные центры, склады, офис и т.д.) явление скорее экзотическое. Объясняется это, прежде всего, сильнейшим конкурентным прессингом со стороны сетевых структур, которые обладают существенными преимуществами: широкими финансовыми возможностями, специальными ценовыми предложениями поставщиков, мощными маркетинговыми программами, возможностью лоббировать свои интересы в государственных структурах. В таких условиях выжить «одиночкам» практически невозможно. Исключение пока составляют мелкие магазины «шаговой доступности» и элитные бутики, торгующие дорогим, либо узкоспециализированным товаром, но вряд ли их можно отнести к категории крупного бизнеса.

TAdviser: Означает ли распределённая структура бизнеса отсутствие централизованного управления? Меняется ли ситуация с внедрением ERP-системы?

Илья Барсук: Децентрализация - бич многих территориально-распределенных компаний. Так уж сложилось исторически, что торговый бизнес в России развивался со значительным опережением технологической базы. Долгое время на рынке отсутствовали программные продукты, способные обеспечить необходимый уровень автоматизации подобных структур. До сих пор большую роль играет и консерватизм многих владельцев торговых предприятий, которые заявляют о «неготовности» их бизнеса к подобным «потрясениям».

С другой стороны без внедрения единой информационной системы теряются ключевые конкурентные преимущества распределенной инфраструктуры. Возьмем оптовый бизнес: чего стоит филиал, который лишен возможности в реальном времени осуществлять работу с множеством складов и распределительных центров холдинга, не имеет доступа к единой клиентской базе, базе поставщиков товаров и услуг, не имеет возможности контролировать, порой весьма запутанные, логистические цепочки и т.д. В рознице ситуация еще более критична: практически невозможно оперативно пополнять товарные запасы магазинов, согласно реальным потребностям, отслеживать маркетинговые программы, оперативно управлять ценообразованием, эффективно работать с поставщиками, управлять бюджетами, прогнозировать продажи, пользоваться единым справочником товаров и услуг. Задача современной ERP-системы, безусловно, предоставить торговой компании инструменты для выполнения данных задач, на это нацелена и наша система RS-Balance 3.

TAdviser: Какими качествами должна обладать ERP-система, чтобы отвечать потребностям торгового бизнеса с распределённой структурой?

Илья Барсук: Попробую перечислить по приоритетности:

• ERP-система должна быть изначально спроектирована как «холдинговая» и нацелена на управление неограниченным количеством юридических и административных подразделений с возможностью построения сложных иерархических структур. В самой идеологии системы должны быть заложены следующие принципы: определение внутренних и внешних организаций («свой - чужой»), сквозной управленческий учет, управление правами и полномочиями подразделений, зоны ответственности и центры компетенции.
• Высокоразвитый «торговый функционал», включающий управление продажами, закупками, складом, логистикой, ценообразованием, системами лояльности клиентов и т.д. Важную роль играет и широкий список интегрированного в систему торгового оборудования (фискальные регистраторы, сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, весы, кассовые терминалы и т.д.).
• Мощный финансово-аналитический блок, включающий бухгалтерский, налоговый и управленческий учет, притом с возможностью ведения параллельно множества планов счетов, управление множеством юридических лиц, планирование и бюджетирование, учет договоров, развитую аналитическую отчетность, т.е служить важным инструментом «регулярного управления» бизнесом.
• Гибкость и легкость адаптации системы под бизнес-процессы заказчика, удобство и широта пользовательских настроек, возможность оперативной перестройки распределенной структуры. Наличие современных средств расширения системы, а также их универсальность. Нужно помнить о том, что заказчик ждет от внедрения системы в первую очередь быстрого экономического эффекта и не готов годами ждать, когда «компания-внедренец» отработает на нем функциональность внедряемого решения и запустит систему во всех многочисленных подразделениях компании.
• Большой практический опыт у разработчиков ERP-системы, знание ими специфики российского рынка и распределенного торгового бизнеса. Наличие реального опыта работы на торговых предприятиях у архитекторов системы.
• Современность и высокотехнологичность решения, высокая производительность, удобные и достаточные средства администрирования. Наличие, к примеру, «трехзвенной архитектуры» сейчас является абсолютно необходимым требованием к системам применяемым в среднем и крупном бизнесе с распределенной инфраструктурой.

Хочу отметить, что система управления предприятием RS-Balance, даже в первой версии создавалась как «холдинговая», поэтому идеология разнесенной структуры для нее является естественной.

TAdviser: Должна ли "торговая" ERP-система включать в себя функционал по автоматизации работы розничных торговых точек и какие преимущества даёт заказчику его наличие?

Илья Барсук: Однозначно - да! В этом мы видим одно из существенных конкурентных преимуществ системы RS-Balance 3. Многие из достоинств подобного решения вполне очевидны, перечислю лишь некоторые из них: возможность организации единого информационного пространства, обеспечивающего прозрачность бизнеса, реальная работа в режиме on-line, дающая актуальность информации и быстроту принятия решения, полный контроль розничных операций из центрального офиса, отсутствие необходимости поддерживать «кусочное» решение из множества программных продуктов, что подчас приводит к распылению ИТ-ресурсов и главное - отсутствие необходимости интеграции разнородных систем, которая, в большинстве случаев, и является основным узким местом подобных конгломератов.

TAdviser: Как, при помощи информационной системы, обеспечить единую работу, например, центрального офиса оптовой компании и складского терминала (возможно, с собственным транспортным подразделением) и, одновременно - оперативность принятия решений о пополнении запасов и очередности отгрузки товара на месте?

Илья Барсук: Подобная задача является классической при внедрении современной ERP-системы. Как ее решает RS-Balance 3? В основе нашего продукта лежит гибко настраиваемый и управляемый электронный документооборот. В задаче мы видим несколько параллельных и последовательных бизнес-процессов, которые необходимо увязать в единую схему. Как это сделать? Начнем с процесса пополнения склада, который обычно опирается на следующие основные составляющие: документы фиксирующие потребность клиентов - заказы, с которыми работают менеджеры по продажам, сведения о так называемых «страховых» запасах, которые необходимо восполнять с учетом плановой и реальной динамики отгрузок, расходные документы, которые оперируют складскими остатками, планы сборки и доставки товара клиенту. С другой стороны офисные менеджеры управляют динамическим процессом резервирования товара, в котором ключевыми факторами принятия решения являются: наличие товара в свободном остатке, наличие «товаров в пути», присутствие ранее зарезервированного товара в других заказах, даты отгрузок, даты прихода машин, условия оплаты и т.д. На основании этих данных и происходит управление общим процессом. При этом закупки, логистика, продажи, отгрузки уже не являются независимыми процессами, а работают как единый комплексный механизм, цель работы которого увязать, казалось бы, несовместимые задачи: максимальное обеспечение потребности клиентов, при максимальной оборачиваемости склада! Это ли не краеугольный камень успеха оптового бизнеса?

TAdviser: Как эта же задача решается в розничной торговле (в процессе взаимодействия распределительного центра, центрального офиса и торговых точек)?

Илья Барсук: Решение аналогично. Особенность только в том, что в отличие от оптового бизнеса, магазин является собственным, «карманным» клиентом, которого можно загнать в достаточно жесткие рамки такими инструментами, как регулярность поставок, автозаказ, четкое планирование ассортиментной политики, наличие товарной матрицы, отражающей специфику данной торговой точки, присутствие отлаженных логистических схем поставок и т.д. Применяя данные технологии, можно свести человеческий фактор, действующий в каждом удаленном магазине практически к нулю.

TAdviser: Каким образом цели торговой компании в целом согласовываются в ERP-системе с целями отдельных подразделений? Известно, что достижение главной цели может достигаться за счёт отказа от достижения ряда подчинённых целей (в частности, максимизации прибыли отдельного магазина).

Илья Барсук: В этом то и состоит основная цель внедрения ERP-системы - наладить централизованное управление прибылью и расходами во всем комплексе подразделений с учетом приоритетности развития отдельных торговых точек и направлений бизнеса. К примеру, высокая доходность отдельных магазинов порой достигается за счет ущемления потребностей других подразделений, что неизменно создает перекос в целостной инфраструктуре. Главным достоинством развитой торговой сети является сбалансированное распределение товарных и финансовых потоков с целью получения максимальной прибыли компанией в целом, а не отдельным подразделением. При этом отдельный магазин становится лишь «винтиком» в отлаженном механизме.

TAdviser: Что может дать ERP-система в плане согласования действий сотрудников компании со сложной структурой и какими инструментами для этого обладают современные системы?

Илья Барсук: Выше я упоминал о том, что в основе системы RS-Balance 3 лежит управляемый документооборот, который является основой для построения бизнес-процессов предприятия, но каждый документ обладает и дополнительными атрибутами, такими как «ответственный», «исполнитель», «статус» (оформлен, обработан, подтвержден, оплачен, согласован, утвержден и т.д.). С помощью этих атрибутов выстраивается взаимодействие сотрудников различных подразделений, начальников и подчиненных, менеджеров и заказчиков.

TAdviser: Можно ли, основываясь на опыте проектов внедрения RS Balance 3 оценить то влияние, которое оказывает внедрение ERP-системы на эффективность торгового бизнеса с распределённой структурой? В чём оно проявляется наиболее явно?

Илья Барсук: Все зависит от формата бизнеса и его положения на рынке, уровня развития административной структуры. Но отмечу несколько ключевых составляющих, на которых эффект проявляется наиболее ощутимо: повышение обеспечения клиентов (покупателей) товаром, сокращение неликвидов, повышение оборачиваемости складов, снижение транспортных и логистических расходов, повышение эффективности капиталовложений, более интенсивное развитие инфраструктуры бизнеса, удовлетворенность персонала, экономия рабочего времени и расходов на коммуникационные услуги, повышение прибыльности бизнеса в целом, увеличение стабильности и многое другое.

TAdviser: Можно ли говорит о том, что распределенная структура торгового бизнеса требует обязательного использования ERP-системы и не может эффективно управляться без неё или же, всё-таки, можно сэкономить и обойтись какими-то отдельными бизнес-приложениями?

Илья Барсук: Наверное, можно все, и говорить о том что внедрение ERP-системы является панацей от всех бед - абсолютно неверно. Современная информационная система это только инструмент в руках умных менеджеров. Проработав в оптовом бизнесе более 5 лет, я с уверенностью могу сказать, что - автоматизировать хаос невозможно! А реальный опыт и деловая хватка всегда дадут сто очков вперед любой, самой гениальной автоматизированной системе. С другой стороны хочу отметить, что сэкономить на внедрении централизованной системы просто невозможно - т.к. убытки и упущенная выгода при ее отсутствии абсолютно не сопоставимы с расходами на ее покупку, внедрение и эксплуатацию.

TAdviser: Спасибо.