Как автоматизировать закупки в строительстве. Обзор Лахта.spb

Мы (компания «‎Интеллектуальные технологии») разработали платформу управления снабжением Лахта.spb и внедрили ее у крупного строительного подрядчика в 2020 году. В этом материале хотим поделиться нашим опытом.

Почему надо было автоматизировать закупки

Проблема. До внедрения платформы сотрудники тратили много времени на контроль исполнения контрактов при управлении закупками (отслеживание статуса заказа, его местоположения, выяснение сроков поставки и т.д).

Задача. Заказчик хотел объединить в едином цифровом пространстве всех участников: закупщиков, логистов, поставщиков и перевозчиков, а также участников проектных офисов — отвечающих перед компанией за своевременный ввод объектов в эксплуатацию.

Что мы сделали

Продукт. Разработали облачную платформу управления снабжением, на которой объединили заказчиков, поставщиков, перевозчиков и логистов. Лахта.spb позволяет управлять жизненным циклом товаров, от передачи в закупку проектной потребности до приемки в конечной точке, а также включает в себя специализированные сервисы по онлайн отслеживанию товаров в пути.

Платформа позволяет анализировать поставщиков, сравнивать товары по цене и техническим параметрам, анализировать условия поставки и выбирать оптимальное соотношение при заключении сделки в режиме реального времени, производить корректировки в составе закупки «на лету» без объявления новой процедуры и потерь времени. То же самое доступно и при конкурентном выборе перевозчика груза, где вместо товаров предметом сделки являются грузовые места, сформированные внутри платформы из ранее приобретенных товаров.

Что изменилось. Если раньше все согласования решались очно, то теперь они проходят в общем цифровом пространстве. Длительные совещания заменены онлайн-встречами и виртуальными голосованиями. Участники закупок имеют доступ к информации о сделке, ее параметрах и всех изменениях в режиме реального времени. Процесс закупок на платформе максимально прозрачный и такой же удобный, как в привычных интернет-магазинах.

Какие технологии использовали

Промышленный Интернет вещей (IIoT). В логистике задействованы GPS-навигация с применением трекеров собственной разработки, RFID-метки и QR-коды для перевозок авто-, ЖД-транспортом. Метки и информационные бирки закреплены непосредственно на грузоместах. Это позволяет идентифицировать товары по пути следования, а также отследить местонахождение в режиме реального времени, оптимизировать цепочки поставок и предотвратить простои людских ресурсов и техники заказчика. Мобильное приложение логиста и приемщика помогает осуществлять погрузку/выгрузку, приемку грузомест и товаров, оперативно реагировать на инциденты с грузом в пути и управлять рекламациями.

Горизонтальная и вертикальная интеграция. Платформа обеспечивает непрерывное интерактивное взаимодействие участников цепочки снабжения в цифровом формате, сопровождая клиентский путь от точки возникновения потребности в товаре до его приемки. Благодаря вертикальной интеграции процессы закупки товара и его доставки объединены в единое цифровое пространство, данные доступны участникам цепи снабжения в режиме онлайн. Это исключает потери времени при обмене информацией и ошибки в документах, устраняет «серые зоны» в коммуникации между контрагентами.

Использовали .Net Core 6.0 и PostgreSQL для баз данных, Redis для организации высокодоступного кэша в памяти, Elasticsearch (ES) для логирования.

Применили микросервисную архитектуру. Внедрили более 40 микросервисов, которые были разделены на бизнес-контексты и выполняли соответствующие функции. Обеспечили масштабирование системы с помощью Kubernetes. Теперь есть возможность регулировать нагрузку пользователей.

Обеспечили автоматическое развертывание сервисов и контуров на Gitlab. Автоматизировали мониторинг состояния всей системы.

Платформа органично развивается благодаря API-интеграции с сервисами партнеров: облачными решениями по управлению проектной и исполнительной документацией в строительстве, в том числе использующими технологии информационного моделирования, финтех-решениями, процессинговыми и информационного-скоринговыми сервисами, превращаясь в облачную SaaS-экосистему.

Аналитика на основе больших данных и искусственного интеллекта. На платформе реализован сервис подбора аналогов товара и автоматической расценки, основанный на принципах машинного обучения. Аналитические инструменты позволяют «‎на лету» как подбирать товары производителей и поставщиков, так и отображать диапазон справедливой цены, сводя к минимуму вожности манипуляций и недобросовестные практики. Интеграция с сервисом одного из крупнейших игроков на рынке РФ по предоставлению данных о контрагентах закрывает потребность службы безопасности по обеспечению мониторинга поставщиков и соблюдению принципов должной осмотрительности в режиме «‎одного окна».

Облачное решение. Решение Лахта.spb реализовано как облачный инструмент для проведения закупок и исполнения контрактов, включая выбор контрагентов и заключение сделок на перевозку товаров, отслеживание груза в пути, а также контроль приемки товаров в конечном пункте.

Кибербезопасность. Технологический стек платформы реализован на языках и решениях open source, как следствие — отсутствие санкционных рисков для компании, а также прямых угроз функционированию. Операционные серверы и системы хранения данных расположены на территории РФ. В отличие от западных решений Лахта.spb изначально «заточена» под потребности именно российских заказчиков и поставщиков, решение стоит гораздо меньше, чем популярное на рынке SAP Ariba.

От SRM до GPS-навигации. Возможности сервиса включают функции интернет-магазина для направления B2B, электронной торговой площадки, SRM-системы, а также специализированных решений в области управления доставкой грузов (в сервисе используются QR-коды, RFID-метки, GPS-навигация).

Предварительные итоги

• Длительные согласования заменены онлайн-встречами и голосованиями онлайн.
• Участники закупок работают в единой цифровой системе.
• Скорость закупок увеличилась в 10 раз: 250 закупок в неделю.
• Экономия на закупках от 10%.
• Простота работы: несколько кликов вместо горы бумаг.
• Найм и адаптация новых сотрудников ускорился: 2 недели вместо 2 месяцев.
• К платформе подключены 4200 производителей и поставщиков, предлагающих более 1,6 млн. товаров в электронных каталогах, 187 квалифицированных грузоперевозчиков.

Что будет дальше

В ближайший год автоматизация распространится на:

• подбор товаров, соответствующих проектной потребности заказчика,
• лотирование,
• подбор и приглашение потенциальных поставщиков,
• сравнение предложений и формирование проекта решения.

Роль закупщика (категорийного менеджера) по мере реализации работ перейдет в плоскость интеллектуального оператора, применяющего экспертные знания для подтверждения или корректировки проекта решения, предложенного системой Ведется работа по интеграции платформы с популярными российскими складскими и учетными системами. В перспективе можно будет получать данные от служб эксплуатации о вовлеченных товарах — это позволит на основе полной информации о жизненном цикле товара корректировать систему принятия решений на этапах проектирования и проведения конкурса.

Построение связи платформы с системами проектирования, в том числе использующими BIM-технологии в строительстве, — одно из приоритетных направлений доработки платформы на 2023 год.

Превентивная аналитика и сценарное моделирование при наличии всех необходимых данных, которые уже есть на платформе и методологии — создают задел для создания полноценной системы риск-менеджмента.