Как обучить персонал работе с WMS-системой
Принято считать, что основной целью обучения персонала работе в системе управления складом (WMS-системе) является сокращение периода адаптации сотрудников к новым условиям труда и максимальное снижение количества возможных ошибок. Но, как показывает практика, многие компании не уделяют должного внимания тому факту, что обучение сотрудников помогает добиться ощутимых результатов и в разрезе оптимизации складских процессов. Это становится возможным в том случае, когда обучение проводится в максимально реалистичных условиях. Только таким образом могут быть выявлены и устранены возможные недоработки и неточности, допущенные при теоретическом построении складских процессов. Именно за счёт комплексного подхода к обучению персонала работе в системе достигается максимальная эффективность этого этапа внедрения WMS-системы.
Каталог WMS-систем и проектов доступен на TAdviser.
Проект по внедрению WMS - это не просто автоматизация и оптимизация процедур приема, размещения, хранения, обработки и отгрузки товаров, а внедрение новых технологий в работу складского комплекса, таких как адресный учет, штрихкодирование, использование радиотерминалов сбора данных и многие другие. Применение новых технологий подразумевает полное изменение всех правил выполнения технологических складских операций.
После внедрения WMS системы функционал многих работников склада сильно меняется, и сотрудникам, долго работавшим по старой схеме, бывает трудно перестроится под новые условия работы. Процесс неприятия новых технологий встречается довольно часто, особенно у линейного персонала, поэтому, если не проводить работу с сотрудниками, процесс внедрения может затянуться.
Одним из факторов удачного внедрения WMS является грамотно подготовленный складской персонал, готовый к работе с новыми технологиями.
Как правило, проект по внедрению WMS системы реализуется в несколько этапов:
- Разработка и описание технологии работы склада - правила выполнения складских операций.
- Интеграция корпоративной информационной системы и WMS.
- Обучение персонала.
Как мы видим, обучение персонала является обязательным и одним из важнейших этапов в проектах по внедрению WMS. Ведь без понимания как организована работа на складе, где применяется новые технологии, запуск WMS в эксплуатацию сложная задача, которая может привести к перебоям в работе и соответственно к финансовым потерям.
Говоря об обучении сотрудников работе с внедряемой WMS-системой, следует отметить, что полученные результаты внедрения напрямую зависят от степени его предварительной подготовки. Проектная команда должна подготовить как подробные пользовательские инструкции, так и краткие описания основных этапов выполнения складских процессов в системе управления складом. Весь процесс должен представлять собой ролевую игру, имитирующую реальные рабочие процессы. Так каждый сотрудник сможет гораздо быстрее научиться выполнять свои будущие обязанности в автоматизированной системе. Тренинги по работе с WMS должны строиться на наглядных примерах, которые позволят персоналу хорошо разбираться в новых алгоритмах работы склада.
К началу обучения менеджмент компании-заказчика также должен подготовить новые регламентные процедуры для складских сотрудников - для обкатки изменений регламентов работы склада в реальных условиях.
Как же правильно выстроить процесс обучения сотрудников? Возьмем, к примеру, работу с терминалами сбора данных (ТСД). Обучение должно проходить в небольших группах по 3-5 человек (складских работников), не более. Группы должны формироваться по функциональным обязанностям пользователей WMS-системы. В процессе обучения должна царить обстановка взаимопонимания, дабы сократить дистанцию между «учителем» (ведущим тренинга) и «учениками» (складскими работниками). Вторые не должны стесняться задавать вопросы, в будущем это позволит избежать большинства проблем и ошибок, связанных с работой в системе.
В каждой группе необходимо выявлять интеллектуального лидера - наиболее заинтересованного сотрудника, который задает углубленные вопросы. Ведущему тренинга следует убедиться, что как минимум у этого лидера группы сложилось доскональное понимание описываемых процессов. Все для того, чтобы каждый обученный сотрудник смог в дальнейшем выступать в роли наставника для других коллег.
В процессе обучения ведущему следует общаться со всей аудиторией. Каждый обучаемый должен ощущать на себе пристальное внимание тренера, чувствовать, что наставника очень заботит его понимание материала. Что же касается смыслового наполнения тренинга, то здесь работает правило необходимой достаточности. Это означает, что обучаемому сотруднику нет необходимости углубляться в логику самой системы, чтобы не мешать восприятию только тех процессов и функций, которые впоследствии будут им выполняться. В ходе тренинга необходимо, чтобы ведущий на конкретных примерах изучил с аудиторией каждый процесс, происходящий на складе, - от начала до конца. Особенно важно, чтобы сотрудник в конце курса смог самостоятельно объяснить соответствующие процессы и действие системы. Одним из немаловажных моментов заключается в том, что тренер должен разобрать со слушателями все возможные ошибки и исключительные ситуации, а также пояснить их последствия для работы склада. Важно изначально определить меру ответственности любого работника перед коллегами, чтобы каждый ощущал себя важным звеном в общем складском механизме, чувствовал причастность к общему делу. Ведь именно от корректного исполнения сотрудниками своих обязанностей зависит работа системы и склада в целом.
Персонал также должен хорошо знать, что делать и к кому обращаться за помощью в том случае, когда ошибка в его работе все-таки возникла. Отлаженная система подчинения и ответственности напрямую влияет на отказоустойчивость всего распределительного центра. Переходя к общим правилам построения процесса обучения сотрудников работе на ТСД, надо отметить, что вся информация должна подаваться максимально понятно и наглядно. Тренеру следует избегать двусмысленных высказываний, чтобы исключить ошибочные трактовки как со стороны самого сотрудника, так и со стороны его коллег, и тем самым предупредить возможные негативные последствия.
В процессе обучения следует составлять протоколы тренингов, чтобы лишний раз обратить внимание персонала на важность конкретного процесса и помочь самому тренеру контролировать ход обучения. По окончании курса тренингов каждому сотруднику необходимо выдавать краткие инструкции - «шпаргалки» по работе с ТСД с детальным пояснением всех шагов. Инструкции должны быть в печатном виде, чтобы работник всегда мог иметь их при себе и обращаться к ним при необходимости.
Обучение пользователей, работающих непосредственно в WMS системе, во многом схоже с обучением сотрудников, использующих в работе ТСД. Разница в том, что на их плечи возлагается большая ответственность за выполнение куда более сложных функций. Обучение должно делиться на смысловые блоки и иметь логическую последовательность. Будущие пользователи WMS под бдительным руководством консультанта должны изучить все процессы в системе, хорошо разбираться в её настройках и конфигурациях. Чтобы не перегрузить персонал новыми знаниями в процессе тренинга следует делать перерывы, но не слишком продолжительные, около 10-15 минут. Это позволит не нарушать целостность картины знаний.
В заключение хотелось бы сказать, что обучение является одним из основополагающих этапов проекта внедрения WMS-системы. Именно от его результатов зависит готовность сотрудников работать с запущенным в эксплуатацию решением и результаты внедрения в целом, на которые также влияют такие факторы, как подробный анализ процессов и минимизация модификаций внедряемого программного продукта.
Важную роль в обучении играет степень участия управляющего персонала со стороны заказчика. Основной его задачей является своевременное донесение до сотрудников изменений во внесистемных алгоритмах работы склада. Основываясь на нашем опыте, надо отметить, что именно человеческий фактор может стать краеугольным камнем всего проекта внедрения. Особенно в том случае, если процессу обучения уделяется недостаточно внимания. Эффективно управлять распределительным центром можно только в условиях чёткого понимания подчинёнными своих обязанностей и особенностей исполнения функций.
