Как убедить менеджмент компании в необходимости WMS-системы?

В то же время, несмотря на общее признание пользы WMS, получение одобрения на внедрение подобной системы может быть непростой задачей. Хотя Вы можете быть уверены в пользе, которую принесет автоматизированная система, Вам придется убедить в этом других лиц, принимающих решения, из высшего менеджмента компании. Очень важно собрать вместе менеджеров, отвечающих за операции, ИТ, финансы, исполнительных директоров, представителей совета директоров, чтобы точно определить эффект, который принесет внедрение WMS. Если Ваша компания не очень отличается от других, Вам необходимо будет пройти ряд этапов по сбору необходимой для утверждения проекта информации. Это непростая процедура, но она обеспечит Вас необходимыми фактами и значительно повысит шансы на принятие руководством компании положительного решения по проекту.

Пять этапов подготовки согласования проекта внедрения WMS

1. Разберитесь в стратегических целях Вашей компании.

В большинстве компаний процесс поиска конкретной WMS начинается с общей презентации перед высшим руководством для получения первоначального одобрения перед тем, как начнется предпроектное обследование. Это критический этап. До этого совещания Вы должны исследовать и полностью понять важнейшие цели и стратегии компании. Чтобы однозначно получить одобрение бюджета, проект внедрения WMS должен вносить непосредственный вклад или соответствовать одной или нескольким ключевым корпоративным инициативам. Будьте готовы дать исчерпывающее объяснение тому, почему проект внедрения WMS является стратегическим для бизнеса Вашей компании. Если же проект не будет соответствовать стратегическим целям, значительно возрастает риск того, что проект не будет принят или, еще хуже, будет остановлен после того как Вы вложите в него значительные усилия.

2. Определите основные последствия проекта для ИТ, операций и финансов компании

Во время процесса утверждения проекта внедрения WMS Вам необходимо найти общий язык с лицами, принимающими решения, из трех ключевых областей: ИТ, операции и финансы. Объясните, каким образом внедрение окажет положительный эффект на три этих области. Для ИТ-подразделения важными будут вопросы системной интеграции, программной архитектуры и технической поддержки системы. Для подразделения, отвечающего за основные операции компании важным будет время ответа на запрос клиента и повышение эффективности бизнес-процессов. Для финансовой службы необходимо будет представить расчеты проектной эффективности системы, которая будет внедряться. Это согласование должно быть выполнено уже после того, как будет установлено, что проект соответствует основным целям компании.

3. Исследование №1: Специфическая информация для основных участников принятия решения

Вам необходимо в деталях разобраться в том, какую информацию должны услышать руководители направлений ИТ, операций и финансов, чтобы они поддержали Ваш проект. Это исследование совершенно необходимо.

Руководителя ИТ-службы будет интересовать затраты средств и времени на внедрение и поддержку системы, а также то, в какой степени его подразделение будет «втянуто» в проект. В условиях лимитированных ИТ-бюджетов WMS не должна требовать значительных затрат на поддержку или модификацию. Если ИТ-служба сможет самостоятельно отвечать на требования «операционистов», настраивая систему и внося в нее необходимые модификации, перерасхода бюджета быть не должно. Кроме этого необходимо досконально изучить технические характеристики системы управления складским комплексом, архитектурные особенности и сложность интеграции с существующими системами. Чем меньше система будет требовать затрат времени и средств на ее поддержку, тем лучше.

Руководителю операционного подразделения необходимо знать, как функциональность системы соответствует стратегическим целям компании, а также как она влияет на ежедневные операции. Например, как улучшения в регистрации товаров на складе повлияют на общую эффективность бизнеса.

Финансистов будет интересовать связь между системой и итоговой эффективностью компании, а также расчеты возврата на инвестиции (ROI) и совокупной стоимости владения (TCO) системой.

4. Исследование №2: Общая информация для основных участников принятия решения

- возврат на инвестиции (ROI)

В сущности, возврат на инвестиции есть дополнительный выигрыш, полученный в результате вложения средств, поделенный на сумму указанных вложений. В нашем случае инвестиции вкладываются в WMS. Иногда под ROI понимается срок окупаемости вложенных в проект средств. Для большинства WMS такой срок не превышает 18 месяцев, но сильно зависит от того, как используется внедренная система. Существует довольно большое число методик оценки ROI, выберите наиболее подходящую для Вашей ситуации, попробуйте отыскать расчеты для аналогичного случая или обратитесь в консалтинговую компанию, которая сможет выполнить необходимый расчет с учетом всего комплекса внутренних и внешних факторов, которые могут оказать влияние на ROI.

- совокупная стоимость владения (TCO)

В TCO входит не только стоимость лицензий и затраты на внедрение, но и долгосрочные затраты на поддержку системы. Значительная часть компаний не заглядывает дальше первоначальных вложений в систему. По этой причине они лишь впоследствии с удивлением узнают, что постоянное конфигурирование системы для ее приведения в соответствие с изменяющимися требованиями, обновление программного и аппаратного обеспечения, техническое сопровождение и другие затраты на поддержку системы могут стать источником существенных дополнительных затрат. Очень важно как можно подробнее изучить этот вопрос заранее.

- функциональность

Кроме двух предыдущих показателей очень важным является набор функциональных возможностей WMS, особенно для направления операций компании. Лучшим решением будет направить поставщику официальный запрос о коммерческом предложении. Необходимо убедиться, что функциональность решения соответствует целям и потребностям компании. Кроме этого, необходимо убедиться, что заявленные поставщиком функции действительно присутствуют в продукте, а не планируются к реализации или исключены из новых версий продукта.

- положение поставщика на рынке и отзывы

Внедрение WMS – важное решение для компании. Выбранный Вами поставщик станет долгосрочным партнером Вашей компании. Сократите риск, найдя информацию о рыночном положении и финансовых возможностях поставщика системы, которую Вы выбираете. Задавайте вопросы о том, как долго он занимается этим бизнесом, есть ли у него финансовая поддержка крупной материнской компании и хватает ли у него средств на проведение НИОКР и поддержку пользователей. Если поставщик WMS находится в собственности финансового игрока, например, венчурного капиталиста, то весьма вероятна его последующая перепродажа. Схожие риски связаны с возможностью покупки поставщика WMS более крупным игроком. Нужно убедиться, что при любых условиях обновление и поддержка продукта не будут прекращены в течение определенного Вами срока.

5. Получите одобрение совета директоров: возвращаемся к стратегическим целям

Заручившись поддержкой руководителей направлений ИТ, операций и финансов, Вы должны будете представить финальный вариант проекта исполнительному директору или совету директоров компании. Их будет интересовать, как система улучшит итоговую эффективность бизнеса и позиции компании по отношению к конкурентам. Сведите в систему всю собранную Вами информацию и структурируйте ее согласно стратегическим целям компании. К этому времени Вы должны быть «во всеоружии» для грамотной подачи и обоснования проекта.

Вывод

Процесс оценки и согласования проекта внедрения WMS является критичным мероприятием для Вашей компании. Полное понимание шагов, которые Вы должны предпринять для получения поддержки ключевых лиц на разных уровнях управления компании поможет ускорить этот процесс. Хотя отыскание «правильной» WMS сопряжено со значительными усилиями по сбору информации и выполнению расчетов, получаемый результат их стоит. Ваша компания сможет воспользоваться всеми преимуществами автоматизированной системы управления складским комплексом, максимально сократив риски, связанные с ее внедрением и поддержкой.