28 марта 2017 года TAdviser, экспертный центр по вопросам автоматизации государства и бизнеса в России, провел конференцию СЭД/ECM и BPM Day. Ее главными темами стали автоматизация документооборота, управление контентом предприятия и бизнес-процессами.

Как и предыдущие мероприятия TAdviser по темам СЭД/ECM и BPM, конференция показала высокий интерес заказчиков и вендоров к этим областям ИТ. В общей сложности ее посетили 115 человек из коммерческих и государственных структур. В их числе – представители таких крупных организаций как Минкомсвязи, РЖД, Федеральная служба по аккредитации, Газпромбанк, «Сибур», «Ренессанс Кредит», «Фармстандарт», «Согаз», ВТБ24, «МегаФон», «Русский Стандарт Страхование», «Банк Русский Стандарт», «Самараэнерго», Спецсвязь ФСО России и других.

В ходе мероприятия участникам были представлены примеры использования СЭД/ECM и BPM систем в крупных компаниях в России, видение рыночных тенденций от игроков рынка и экспертов, обзор продуктов и услуг.

Алексей Ляхин, руководитель департамента, РЖД

Олег Панин, директор ИТ, Газпромбанк

Денис Чуликов, начальник отдела, СОГАЗ

Анна Конюк, ведущий специалист, «Ренессанс Кредит»

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Конференцию открыл модератор Станислав Макаров, который во вступительном слове обозначил, почему СЭД/ECM и BPM идут вместе, осветил текущее положение дел на рынке этих систем, затронув и глобальные, и российские тенденции.

Начальник управления по обработке клиентских данных операционного департамента ВТБ24 Светлана Дементьева рассказала участникам конференции об управлении электронным архивом и бизнес-процессами с помощью платформы Tessa и решения Abbyy FlexiCapture в банке. На базе платформы Tessa автоматизировано более 15 функциональных блоков, отвечающих за хранение и обработку различных видов клиентских и продуктовых досье, а также внутренних хозяйственных документов ВТБ24. В системе одновременно работают порядка 30 тыс. пользователей, размер хранилища составляет около 115 ТБ.

Светлана Дементьева, начальник управления по обработке клиентских данных операционного департамента ВТБ24

Светлана Дементьева пояснила, как устроен электронный архив и как шло внедрение, а также привела цифры достигнутого за счет него экономического эффекта. Например, электронный архив клиентских и продуктовых досье позволяет банку экономить порядка 70,2 млн рублей в год, на уровне архива запросов от госорганов (ФОИВ) экономический эффект от электронного документооборота достигает 150 млн рублей в год.

По завершении выступления Светлане Дементьевой задали ряд вопросов из зала. Один из них касался методов оценки эффективности внедрения до начала проекта. Она пояснила это на одном из процессов, переведенных в электронный архив – на копиях паспортов клиентов.

У нашей компании есть бизнес-план, есть понимание объема клиентской базы и ожидаемого прироста клиентов. Исходя из этого, можно спрогнозировать объемы прироста электронных копий документов. Затем считается стоимость формирования бумажного документа: расходы на бумагу, на картриджи, хранение, для которого понадобятся собственные или арендованные площади, и так далее. Главное – это понять основной драйвер – с чего начать расчет, - отметила Светлана Дементьева.

Дмитрий Семенов, до конца февраля 2017 года работавший руководителем службы сопровождения и внедрения ИТ в дочерней компании ГК «Ростех» - «Технодинамике», изложил подходы и современные требования промышленного холдинга к ECM-системам. Раскрыл в презентации общие требования к информационным системам, которым должна соответствовать ИТ-архитектура промышленных предприятий в целом, и детально к ECM-системе.

Дмитрий Семенов, руководитель службы сопровождения и внедрения ИТ, «Технодинамика»

Подробно докладчик остановился на проекте по переходу на единую систему электронного документооборота в «Технодинамике», в рамках одобренной «Ростехом» архитектуры на базе платформы SAP. Это было сделано на фоне ранее обозначенного курса на централизацию процессов в «Технодинамике».

Целями проекта Дмитрий Семенов обозначил стандартизацию методологии и правил работы с документами, создание электронного архива документов, формирование единого информационного пространства с дочерними компаниями, организация контроля исполнения и переход на безбумажный документооборот с применением лучших практик организации юридически-значимого документооборота с ними и с ключевыми контрагентами, а также ряд других. В декабре 2016 года компания успешно прошла этап начала проекта, сообщил он.

Мария Солодарь, руководитель проекта «Организационно-распорядительный документооборот» компании «Сибур», рассказала, какой функционал СЭД/ECM-систем наиболее востребован в настоящее время. Она поделилась с участниками конференции TAdviser историей создания единой информационной системы управления документацией для всего холдинга и единого хранилища документации.

Начался проект в 2011 году. Тогда только в корпоративном центре «Сибура» в Москве было три разных разрозненных СЭД, на ряде предприятий стояли локальные системы, а где-то СЭД не было вовсе. Тиражирование системы завершилась в 2016 году, общее число пользователей составило порядка 7500 человек.

Мария Солодарь, руководитель проекта «Организационно-распорядительный документооборот», «Сибур»

Внедрение принесло ряд эффектов, например, снижение временных и трудозатрат на обработку документов до 10% и оптимизация численности персонала, обслуживающего документооборот, до 30% за счет исключения дублирующих операций.

Юрий Бутенко, начальник отдела ИТ Федеральной службы по аккредитации (Росаккредитация), рассказал об опыте своей организации по внедрению СЭДО и особенностях созданной системы. Проект стартовал в 2012 году, в качестве платформы был выбран продукт DocsVision 4.5. На его базе в Росаккредитации была создана единая среда для центрального аппарата и 6 территориальных управлений, совокупно более чем для 200 пользователей. Был реализован юридически значимый документооборот с квалифицированной электронной подписью и межведомственный документооборот (МЭДО) с электронной подписью, мобильный клиент СЭДО на планшете, проведена интеграция с электронным сервисом отправки писем «Почты России».

Юрий Бутенко, начальник отдела ИТ, Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация)

Представитель Росаккредитации поделился с участниками и некоторыми выводами о том, что необходимо для организации успешного внедрения СЭД. Для этого стоит, например, утвердить устав проекта до его официального старта, создать рабочую группу, включающую представителей всех подразделений заказчика, тщательно спланировать обучение с учетом рисков и др.

В ходе выступления Юрий Бутенко подчеркнул необходимость эволюции в госорганах от оборота юридически значимых документов к обороту юридически значимыми данными. Для этого важно, чтобы произошли изменения в восприятии документооборота самими чиновниками.

В восприятии важно разорвать существующую связь, что документ – это именно документ, лист формата А4, на котором есть штамп и реквизиты. Документ – это, в первую очередь, данные. И когда я говорю об эволюции, то это не столько об информационных системах, сколько об эволюции в восприятии, которую необходимо постоянно подпитывать, - отметил представитель Росаккредитации.

Независимый эксперт, экс-руководитель интернет-проектов Urban Group Даниил Кальченко, поделился с участниками конференции опытом построения корпоративной базы знаний на базе open source wiki-системы. Wiki-порталы могут использоваться для хранения и поиска контактов внутренних экспертов, документов и инструкций от HR и ИТ, рабочих материалов, аналитики, данных о конкурентах, кейсах и др.

Даниил Кальченко, независимый эксперт, экс-руководитель интернет-проектов, Urban Group

Не претендуя на всестороннее сравнение с коммерческими продуктами, эксперт привел ряд преимуществ ПО с открытым кодом для создания такого портала. Во-первых, при выборе open source его запуск пройдет быстрее, поскольку не надо согласовывать договор и ждать оплату, отметил эксперт. Кроме того, существует сообщество, которое занимается разработкой плагинов, и на поддержку которого можно рассчитывать. Open source означает большую свободу в выборе технологий и означает экономию, поскольку не нужно оплачивать каждый аккаунт.

Елена Романченко, независимый эксперт по СЭД, поделилась мнением о месте электронного документа и электронного документооборота в современном обществе, сделав акцент на проблемах и тенденциях по этой теме. Она привела основные драйверы изменений в области электронного документооборота, какие вопросы в области интеграции электронного документооборота в жизнь общества решаются, особенности законодательной и технологической базы и т.д. Также она привела обзор технологий будущего в области электронного документооборота в мире и в России.

Елена Романченко, независимый эксперт по СЭД

Директор Департамента стандартизации бизнес-процессов Университета «Синергия» Андрей Коптелов поделился своим видением цифровой трансформации образовательной организации. Особенно подробно он остановился на цифровой трансформации бизнес-процессов: от анализа рынка и стратегического планирования до административно-хозяйственной деятельности, финансов HR и маркетинга.

Андрей Коптелов, директор Департамента стандартизации бизнес-процессов Университета «Синергия»

Виктор Зогин, руководитель проекта, «ВТБ24»

Владимир Захаров, начальник управления, «Русский стандарт Банк»

Александр Шалаев, начальник отдела корпоративных информационных систем, «Самараэнерго»

Леонид Точилов, ученый секретарь НТС предприятия «НПО машиностроения АО ВПК»

Игроки рынка: тенденции и решения

Руководитель проектов электронного документооборота и управления контентом Группы «Борлас» Николай Ваньков посвятил свой доклад теме внедрения ECM на Alfresco и управления ожиданиями пользователей. В числе ожиданий он перечислил централизацию управления и обеспечение контроля за движением информации в компании, снятие ограничений на рост объемов данных, коллективную работу над информацией, удобный интерфейс системы и др.

Николай Ваньков, руководитель проектов электронного документооборота и управления контентом, «Борлас»

В пользу выбора Alfresco Николай Ваньков привел то, что она является современной и надежной ECM-платформой для централизованного хранения и обработки электронных документов, имеет веб-интерфейс взаимодействия с пользователем, обладает расширенными возможностями масштабирования, позволяет работать совместно со сторонним проприетарным ПО, поддерживает открытые архитектурные стандарты и имеет ряд других преимуществ. Также докладчик подробно осветил особенности внедрения Alfresco и использования этой платформы для управления содержанием, качеством, коммуникациями, заинтересованными сторонами.

Владимир Андреев, президент компании DocsVision, рассказал участникам конференции о новых целях и задачах СЭД/ECM. Он осветил историю развития этих систем и их перспективы. По мнению Андреева, будущее - за платформами СЭД/ECM/BPM, обеспечивающими масштабирование от 0 и до бесконечности, поддержку российского ПО, механизмы групповой работы, ЮЗДО, управление знаниями и возможность создания специализированных решений. Простые коробочные решения со временем будут замещаться облачными сервисами, полагает президент DocsVision.

Владимир Андреев, президент компании DocsVision

Прошедшая конференция «СЭД/ECM и BPM Day» подтвердила то, о чем говорят все эксперты в области СЭД в последние годы. Системы электронного документооборота вышли на стадию зрелого развития и позволяют реализовывать сложные комплексные решения, в составе которых – самые разнообразные процессы обработки документов: от традиционных делопроизводственных практик до сложных специфических отраслевых процессов, лежащих в основе бизнеса организации. Рынок сейчас предлагает большое разнообразие вариантов решения задач, - отметил он. - При этом, несмотря на высокую степень зрелости, на нем появляются и новые игроки, демонстрирующие интересные подходы к реализации задач автоматизации процессов работы с документами, что мы и увидели на прошедшей конференции

Последнее, по мнению Владимира Андреева, говорит о том, что рынок продолжает развиваться и позиционирование систем смещается. Помимо отмеченной всеми конвергенции российских СЭД, систем класса ECM и BPM-систем, говорит он, уже сейчас на практике реализуются также следующие направления развития систем этого класса:

• Расширение функций СЭД-ECM-BPM систем функциями для управления процессами безбумажного юридически значимого документооборота (ЮЗДО);
• Реализация специализированных, отраслевых и функциональных задач, находящихся за пределами традиционных задач СЭД (например, управление процессами бэк-офиса ритейл компании, клиентских досье в банке или управления претензионно-исковой деятельностью компании);
• Интеграция в функции СЭД управления неформальными процессами, микро-проектами, кейсами и поддержка Agile-технологий;
• Организация систем управления знаниями, включая интеллектуальные механизмы работы с большими данными и машинного обучения».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании Directum, выступил с докладом «Межкорпоративный документооборот: собрать и склеить». Он затронул место и роль ECM в мире и их особенности в России. Трендом с российской спецификой, на котором подробно остановился докладчик, стал межкорпоративный документооборот. Он включает финансово-учетный документооборот – самый большой объем документов, которые исходят из компании, а также договорные документы и переписку.

Представитель Directum рассказал об особенностях межкорпоративного документооборота, и о том, как его можно организовать в целом и на базе продуктов Directum в частности. Помимо этого, Василий Бабинцев сообщил участниками конференции о планах по развитию продуктов Directum.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу, Directum

Василий Бабинцев также поделился видением компании тенденций ECM-рынка. По его словам, оно аккумулируется в рамках долгосрочной стратегии Extra ECM, которая опирается на анализ потребностей заказчиков. Стратегия включает 4 направления:

• Переход к межкорпоративному документообороту. Здесь есть 3 уровня: ЮЗДО внутри организации с использованием электронной подписи, внутрихолдинговый документооборот и обмен с контрагентами.

Мы предлагаем решение, обеспечивающее бесшовные процессы: Directum и DirectumRX для внутрифирменного документооборота, Synerdocs – для внешнего, - говорит Василий Бабинцев.

• Расширение спектра решаемых бизнес-задач. СЭД вышли за рамки классического делопроизводства. Сегодня мы автоматизируем процессы, которые рождаются в отделах, часто минуя канцелярию. Например, управление договорами, финархив, кадровые процессы и т.д. ECM встраивается в ИТ-инфраструктуру предприятия и управляет не документами, а информацией, обеспечивает взаимодействие сотрудников.
• Мобильность. Появляется четкое разделение мобильных пользователей по ролям. Решения для рядовых сотрудников дают возможность быстро ознакомиться с задачами и документами, мобильные приложения для топ-менеджеров позволяют подписывать документы в рамках принятия ключевых решений.
• Развитие интерфейсов, повышение удобства работы.

Мы стремимся к тому, чтобы система была максимально дружелюбна к используемому ПО. Интерфейс становится более понятным, мы уходим от инструкций к автоматическим подсказкам. В результате снижается стоимость внедрения и адаптации, - пояснил Василий Бабинцев.

Стратегия опирается на то, что меняется структура рынка, говорит представитель Directum.

За последние 10 лет мы видим, что крупные предприятия, начав с автоматизации точечных задач, переходят на глобальные платформы, которые развивают все перечисленные направления и предлагают новые инструменты ИТ-инфраструктуры: от локальных систем к корпоративным облачным вычислениям. Эти компании формируют управляемую распределенную инфраструктуру, когда развитие системы исходит из задач бизнеса, а не ИТ, - отметил Василий Бабинцев.

Андрей Холинов, генеральный директор компании «К2РУ», рассказал о возможностях использования BPM как сервиса и облачных решениях К2 для малого и среднего бизнеса, которые предлагает его компания. Докладчик отметил, что сектор СМБ будет являться той движущей силой, которая быстрее всего воспользуется преимуществами облачных технологий и подтолкнет вендоров к их развитию, и что его компания все больше внимания уделяет этому сектору.

Андрей Холинов, генеральный директор «К2РУ»

Андрей Холинов подчеркнул, что К2 является лидирующим BPM-решением, построенным на платформе Microsoft, и подробно рассказал о его основных возможностях. Как облачный сервис платформа доступна по моделям PaaS или SaaS. Андрей Холинов рассказал участникам, какие функции доступны клиентам в обоих случаях.

Генеральный директор Citeck Антон Иванов поделился с участниками конференции TAdviser успешным опытом внедрений решения для кейс-менеджмента Citeck ECOS на платформе Alfresco ECM, которое разрабатывает его компания. Он рассказал об основных функциях Citeck EcoS и подчеркнул ее отличия от других BPM-решений аналогичного назначения. Также Антон Иванов представил подборку примеров внедрения системы у разных заказчиков. В их числе – внедрение Citeck EcoS в компании «Газпром космические системы», комплексное внедрение в крупной компании – одном из лидеров на рынке пищевых продуктов и товаров бытовой химии, проект по автоматизации кредитного конвейера в одном из банков и внедрение электронного архива Citeck EcoS в логистической компании.

Антон Иванов, генеральный директор Citeck

По завершении выступления Антона Иванова завязалась дискуссия, как в России заказчики готовы воспринимают модель кейс-менеджмента, готовы ли они по ней работать или все же предпочитают классический подход к управлению процессами.

Директор ELMA Алексей Трефилов выступил с докладом «Свободные технологии автоматизации процессного управления, доступные каждому», в котором рассказал о возможностях продукта, который выпускает его компания. Особенно подробно он остановился на новой версии – ELMA Community Edition, которая была анонсирована в марте. В компании говорят о ней его как о принципиально новом продукте на рынке решений для управления бизнес-процессами. Система является полностью бесплатной, не имеет ограничений по количеству пользователей и обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов, продаж, документооборота.

Алексей Трефилов, директор ELMA

Алексей Трефилов подчеркнул, что ELMA Community Edition – это не просто продукт, но и сообщество. Зарегистрировавшись на сайте, можно работать со справкой, которая дает глубокие объяснения, что и как работает, получать доступ к дополнительным инструментам для технических специалистов, наборам видео-курсов, обучающим материалам и форуму в формате социальной сети.

Генеральный директор компании «Синтеллект» Павел Каштанов поделился мнением о состоянии российского рынка СЭД/ECM, исходя из опыта внедрений платформы Tessa. Он считает, что рынок СЭД находится в стадии определенной зрелости: СЭД уже давно ни для кого не диковинка, а реальный ежедневный инструмент, в необходимости которого не нужно никого убеждать. Причем инструмент недорогой, если сравнивать с тем, какую экономическую эффективность может принести его грамотное внедрение и использование.

Павел Каштанов, генеральный директор «Синтеллект»

Если говорить про крупный бизнес, на который прежде всего ориентирована наша компания, и где Tessa имеет наибольшее количество успешных внедрений, компании все меньше смотрят на набор готовой функциональности в коробке, а обращают внимание на технологичность и гибкость платформы, производительность на больших объемах и, конечно же, экспертизу компании-интегратора в предметной области и положительные референсы масштабных внедрений, - отметил Павел Каштанов.

Большинство новых внедрений Tessa – это не создание новой СЭД, а замена старых архаичных платформ, архитектура которых проектировалась еще в середине 2000-х годов и которые просто не успевают перестраиваться под современные требования, говорит представитель «Синтеллект».

Как правило, такая замена происходит, например, в рамках проектов централизации распределенных СЭД в многофилиальных структурах, когда нагрузка, ранее распределенная по нескольким точкам с периодической синхронизацией данных, собирается в одном месте, при внедрении функциональности юридически значимого документооборота с поддержкой различных провайдеров, что сегодня встречается практически в каждом проекте, - говорит Павел Каштанов.

Замена также происходит при создании больших электронных архивов, например, архива первичных финансовых документов в крупном ритейлере, или же просто в ситуациях, когда компания разрастается и текущая СЭД перестает справляться с растущей нагрузкой, что называется «не тянет» новые масштабы из-за архитектурных проблем, добавил генеральный директор «Синтеллект». Осознавая экономический эффект от оптимизации документооборота, бизнес легко соглашается на замену СЭД, которая затем окупается в считанные месяцы, заключил он.

Директор по развитию компании FTS Russia Светлин Савов поделился мнением о ключевых тенденциях российского рынка СЭД/ECM в 2017 году.

По нашим наблюдениям, клиенты на российском рынке ориентируются на внедрение проблемно-ориентированных СЭД/ECM-решений для выполнения конкретных задач: согласования договоров; согласования закупочных документов; управления задачами и поручениями; управления персоналом. То есть, компания охотнее приобретет систему для управления документами по клиентам, чем потратится на полномасштабное внедрение комплексной ECM-системы, - полагает Светлин Савов. - Это объясняется желанием сэкономить и более вдумчивым подходом менеджмента к целям внедрения таких систем. Заказчики хотят получить измеримое улучшение после внедрения.

Светлин Савов, директор по развитию FTS Russia

По мнению директора по развитию FTS Russia, как и на глобальном рынке, при выборе СЭД/ECM-решения большим преимуществом заказчики считают возможность полноценной работы в системе с любого устройства (мобильность), удобство и простоту пользовательского интерфейса (юзабилити). Это и понятно, полагает он, ведь интуитивное управление позволяет сотрудникам быстро приступить к работе и не требует затратного обучения.

Повышенный интерес у клиентов сохраняется к организации ЭДО (юридически значимого электронного документооборота) и возможностям интеграции СЭД/ECM-системы с провайдерами ЭДО. Межкорпоративный обмен электронными документами востребован в компаниях с большими объемами документов или с определенными требованиями к скорости и качеству их обработки, - говорит Светлин Савов.

Представитель FTS Russia добавил, что другой характерной тенденцией для российского рынка становится «импортозамещение». При сравнении систем от нескольких поставщиков заказчики все чаще отдают предпочтение отечественным СЭД/ECM-системам или зарубежным системам, основанным на свободно распространяемом ПО, отметил он.

После завершения конференции

После завершения конференции участники активно общались в неформальной обстановке.

• Третья конференция СЭД/ECM и EDI DAY

• Вторая конференция СЭД/ECM и EDI DAY

• Первая конференция СЭД/ECM и EDI DAY