Михаил Стыценко: Мы выбрали ELMA и не жалеем об этом

Михаил Стыценко: НИТИ «Прогресс» с самого момента своего основания в 1959 году являлся средоточием интеллектуальной и инженерной мысли, на предприятии трудились сотни инженеров и технологов, создавая технологии, аналогов которых никогда не было. Исходя из всего выше сказанного можно сделать однозначный вывод, что развитие ИТ на предприятии одно из ключевых направлений, позволяющих эффективно развиваться и «идти в ногу со временем».

В начале двухтысячных годов после глубокого анализа было принято решение, что комплексная автоматизация всех бизнес-процессов на предприятии является крайне затруднительным и практически не реализуемым решением в силу ряда особенностей, присущих деятельности ОАО НИТИ «Прогресс». Поэтому силами сотрудников предприятия началась автоматизация по отдельным направлениям. Первым серьезным шагом в автоматизации было внедрение современной системы бухгалтерского учета, экономического и финансового анализа на базе «Инфин-Управление».

Огромный объем информации, обрабатываемой на предприятии, подтолкнул нас задуматься об автоматизации документооборота. В 2013 году успешно была внедрена система ELMA, позволяющая хранить, обрабатывать и вести учет сотен и тысяч абсолютно разных документов. Автоматизации подлежали: вся входящая и исходящая корреспонденция, договора, акты, служебные записки, приказы, распоряжения и многое другое. В настоящее время данная система стала неотъемлемой частью всех бизнес-процессов на предприятии.

TAdviser: Особенность работы института – это проектная деятельность. Используете ли вы какие-то решения для автоматизации управления проектами? Как вы пришли к необходимости автоматизации документооборота?

Михаил Стыценко: На сегодняшний день комплексной автоматизации управления проектами в ОАО «НИТИ «Прогресс» не внедрено, но в планах дальнейшего развития такой пункт есть. Мы уверены, что с помощью системы ELMA успешно получится автоматизировать и это направление.

Основным толчком к автоматизации документооборота послужило то, что на согласование какого-либо документа уходило очень много времени. Особенно хорошо это можно проиллюстрировать на примере жизненного цикла договоров. До момента подписания любого договора, он должен был пройти через нескольких согласующих. В начале проект договора попадал на стол юридического отдела. По истечении некоторого времени проект возвращался с некоторыми поправками инициатору. Инициатор вносил изменения и снова отдавал договор на согласование юристам. Согласовав договор там, инициатор передавал его в следующие руки и т.д. Проведя анализ данного процесса выяснилось, что на согласование договора могло уходить до нескольких недель. Это была реальная проблема, серьезно влияющая на все последующие бизнес-процессы. С внедрением системы автоматизированного документооборота проблема была решена. Инициатор отправлял проект договора сразу всем согласующим и оперативно вносил изменения, устраняя поступающие замечания. Теперь на согласование документа уходит не более нескольких дней.

TAdviser: Наверное, не зря считается, что львиная доля успеха в ИТ-проекте – выбор надежного консультанта. Вы мониторили рынок подобных услуг, проводили тесты: каким образом ваш выбор пал именно на компанию ELMA и ее решения?

Михаил Стыценко: В 2013 году, когда встал вопрос об автоматизации документооборота, был проведен анализ рынка. К выбираемой системе у нас были конкретные требования, что позволило отфильтровать большую часть программных продуктов и остановиться на двух системах: Directum и ELMA. Directum подкупал своей наглядностью и простотой реализации «почтового клиента». ELMA же наоборот настораживала своей необычностью и инновационным подходом к реализации задачи. Более глубокое изучение систем позволило расставить все по своим местам. Возможности, индивидуальных подход, оперативная техническая поддержка, гибкость в настройке, большой потенциал в развитии на будущее позволило сделать однозначный выбор в сторону системы ELMA, о чем не жалеем. Система постоянно развивается, добавляются новые возможности, наши пожелания также учитываются и реализуются.

TAdviser: Как осуществлялся переход на новую систему и насколько он был быстрым и безболезненным?

Михаил Стыценко: Переход от ручного документооборота к электронному конечно был не простым и трудоемким. Внутри компании пришлось многое пересмотреть и поменять. Некоторые процессы пришлось придумывать и реализовывать буквально с нуля. У руководителей появлялся реальный инструмент контроля своих сотрудников и многие не хотели принимать это. Но «через тернии к звездам» в течение 3-х месяцев система была внедрена и по сей день отлично функционирует, исполняя свое назначение.

TAdviser: Расскажите, пожалуйста, когда система на базе ELMA была введена в эксплуатацию, какой она имеет функционал, кто ее использует?

Михаил Стыценко: Система окончательно была введена в эксплуатацию приказом по всему предприятию в сентябре 2013 года. На сегодня в системе настроены порядка двадцати основных типов документов, описаны и закреплены приказом и СТП маршруты движения этих документов, автоматизирована их регистрация и учет. Системой активно пользуются порядка 110 сотрудников, в числе которых руководители высшего и среднего звена, рядовые сотрудники. В планах стоит увеличение количества лицензий и подключение к системе всех сотрудников предприятия, так или иначе участвующих в документообороте.

TAdviser: Как бы вы оценили эффект от перехода на автоматизированный электронный документооборот?

Михаил Стыценко: Нельзя сказать, что внедрение электронного документооборота произвело эффект «разорвавшейся бомбы», но автоматизация данного направления позволила значительно сократить время обработки документов (согласование, рассмотрение, ознакомление) и практически исключить бумажную волокиту на предприятии.

TAdviser: Планируете ли вы развивать этот проект в дальнейшем?

Михаил Стыценко: Как уже говорилось ранее, планируется расширение количества сотрудников, подключенных к системе, внедрение новых процессов и автоматизация управления проектами.