Налоговый мониторинг.
Как подготовить ИТ-инфраструктуру к «вторжению» налоговой?

В этой статье мы постараемся ответить на следующие вопросы:

• Как организовать доступ ФНС к своей налоговой отчётности?
• С какими системами должна быть интегрирована эта витрина?
• Как и где организовать электронный архив документов для витрины?

Какой способ информационного обмена с ФНС оптимальный и почему?

Самым очевидным решением для раскрытия полной информации о налоговой и бухгалтерской отчётности может показаться предоставление доступа в собственные учётные системы. Точно ли достаточно дать инспектору ФНС логин — пароль от своих учётных систем и можно ли считать задачу по обеспечению информационного взаимодействия закрытой? При таком подходе сразу же обнаружатся слабые места, казалось бы, самого логичного способа взаимодействия:

Неготовность внутренних IT-систем и процессов к «внешнему вторжению».

В большинстве крупных компаний для того, чтобы сформировать итоговую финансовую отчётность, задействовано значительное количество систем со своим доступом, интерфейсом и разным уровнем сложности архитектуры. Посторонний пользователь может не разобраться в имеющихся данных, их формат представления будет неполным или разрозненным. Также сама система может требовать обучения, будучи сложной или непривычной в работе. Такой доступ будет противоречить требованию открытого доступа и обмена информацией между бизнесом и ФНС в рамках налогового мониторинга.

Дополнительная нагрузка на IT-службу компании для поддержки пользователей из налоговой инспекции.

Помимо поддержки внутренних пользователей и развития текущих систем, сотрудникам IT-службы необходимо обеспечивать бесперебойный доступ инспекторам ФНС к внутренним системам, обучать их и предоставлять доступы в соответствии с политикой безопасности, а также дорабатывать собственные системы под нужды ФНС.

Неструктурированное хранение документов в электронном архиве.

Если в компании электронный архив бухгалтерских документов не имеет удобного пользовательского интерфейса, не имеет связи с проводками и недостаточно наполнен, то будет невозможно обеспечить полный доступ к бухгалтерской документации инспекторам ФНС.

На сегодняшний момент обеспечить полный и контролируемый (с точки зрения безопасности) доступ к бухгалтерским и налоговым отчётам можно через налоговую витрину, которая собирает всю релевантную информацию о деятельности компании для ФНС в рамках выполнения обычных функций сотрудников бухгалтерской службы.

Плюсы от создания налоговой витрины:

• Простой доступ к данным компании через web-интерфейс.
  • Компания предоставляет налоговому инспектору удобный и максимально оперативный доступ к налоговым данным, первичным документам, а также возможность получить ответ на запрос. При этом не требуется проводить дополнительного обучения или оказывать поддержку с доступом.

• Автоматическая передача данных в ФНС России.
  • Чтобы разместить в налоговой витрине отчётность, сотрудникам бухгалтерской службы не требуется повторять весь учёт. Достаточно перед запуском витрины правильно выстроить связи между сдаваемой отчётностью и расшифровывающими её документами, налоговыми регистрами. Витрина позволяет расшифровать данные от декларации до первичного документа — основания бухгалтерской проводки. Дополнительно есть возможность автоматизировать ручной сбор многих форм отчётности компании и даже формировать их в XML-формате.

• Интеграция с электронным архивом.
  • На уровне витрины выстраивается связь сдаваемой в ФНС отчётностью с первичными документами компании. Сами первичные документы не дублируются в витрине, а только раскрываются по ссылке из электронного архива компании.

Проводя налоговый мониторинг, ФНС стремится понять алгоритмы формирования показателей в налоговой отчётности. Поэтому доступа к учётным системам для инспекторов недостаточно. Витрина позволяет аккумулировать данные из ERP-систем, архивов и биллинга. В результате у человека вне компании есть возможность расшифровать строки итоговой отчётности до уровня транзакций компаний.

О практике внедрения налоговой витрины и кейсах расскажут эксперты Mail.ru Group, RAMAX Group и Docsvision на вебинаре «Налоговый мониторинг: цифровизация, прозрачность, партнёрство» 16 сентября.

Создание витрины данных — каковы функциональные и технические требования?

Витрина данных для налогового мониторинга позволяет оптимальным образом выстроить передачу данных из компании в контролирующие органы. Если в ERP-системе каждый процесс строится по принципу колодца, плюс если таких ERP-решений в компании несколько, то витрина данных позволяет собрать разрозненные данные. Затем компания проверяет их корректность и, получив положительный результат, публикует отчётность для налогового органа. То есть витрина данных позволяет компании проверить себя, выявить и устранить возможные ошибки в отчётности.

Поскольку сам бизнес и законодательство изменчивы, важно иметь возможность адаптировать и витрину данных, чтобы она всегда оставалась актуальной для компании. Поддержать востребованность можно, если использовать платформенные технологии. Важно осуществлять настройки внутри платформы разных уровней связанности, чтобы не было разрыва данных, и дополнять системой внутреннего контроля. Иначе монолитное решение с «жёсткой» моделью потеряет свою актуальность через квартал или полгода после внедрения. В будущем компания может выстраивать взаимодействие с другими контролирующими органами через витрину данных, например с Росреестром, Казначейством РФ, МВД, министерствами. Выстраивая систему на базе платформенного решения, компания имеет гибкость в настройке и донастройке представления полученных данных и информационных срезов.

Витрина данных на базе платформенных технологий решает 3 задачи:

• В настоящем времени организует взаимодействие с ФНС в удобном формате для компании.
• Позволяет реализовать системы для собственного корпоративного контроля и аудита.
• В будущем позволит настроить взаимодействие с государственными контролирующими органами и министерствами.

Дополнительно витрина данных становится корпоративным хранилищем финансовых данных. Например, компания VK (ранее Mail.ru Group) прорабатывает прогноз налоговых показателей, опираясь на данные из витрины. Это позволит перевести прогнозирование с учётом множества параметров из Excel-таблиц в более прозрачную среду, где легче просмотреть взаимосвязи.

Почему электронный архив нужно выделять в отдельную систему?

Поскольку налоговый мониторинг подразумевает доступ инспекторов ФНС к данным вплоть до документов по каждой транзакции, то критически важным становится создание единого архива бухгалтерских документов. Он аккумулирует документы в одном месте вне зависимости от того, каким образом они создавались: сканировались или были получены через операторов ЭДО. При этом не всегда в организациях есть такое решение. Часто документы хранятся в учётной системе или в независимых хранилищах тех систем, где создавались.

Консолидация бухгалтерских документов в едином архиве решает следующие задачи:

• Снижение стоимости владения и сопровождения систем хранения.
• Неограниченная масштабируемость архива в процессе эксплуатации за счёт современной архитектуры ECM-решений.
• Возможность адаптировать архив под меняющиеся требования регулирующих органов к правилам хранения и соблюдения юридической значимости.

Создание электронного архива: каковы функциональные и технические требования?

Для решения задачи по сбору и передачи данных из внутренних корпоративных систем в витрину данных лучше предварительно собрать все документы в едином хранилище — в едином электронном архиве. Создать архив на базе ERP не получится, так как это системы разного класса и решают разные задачи.

Какие функции должны быть заложены в решении для построения электронного архива бухгалтерских документов?

• Средства оптимизации стоимости хранения контента в архиве и реализация различных стратегий обеспечения резервного хранения и восстановления данных системы.
• Безопасность (защита информации и разграничение прав доступа), поддержка различных моделей безопасности — дискреционной, мандатной, контекстно-ролевой.
• Средства интеграции c другими прикладными системами и приложениями, в частности с ERP-системой и системами ЭДО, наличие средств программного расширения в платформе.
• Управление метаданными и структурой документов, возможность формировать различные учётные формы карточек документов и их реестры без программирования.
• Различные способы структуризации информации в архиве, создания классификаторов, тегирование документов и прочее.
• Поддержка всех видов поиска документов: атрибутивного и полнотекстового. Средства настройки поисковых форм и поддержка современных технологий семантического и интеллектуального поиска.
• Журнализация и контроль истории обработки информации.
• Комплекс функций по работе с юридически значимыми электронными документами — поддержка всех видов электронных подписей и интеграция с операторами ЭДО.
• Поддержка инструментов захвата документов (Capturing), включая потоковое сканирование, добавление документов, полученных по электронной почте и другим каналам обмена информацией.
• Готовые модули для обеспечения долгосрочного хранения электронных документов, реализации архива налогового мониторинга, система управления рисками и внутреннего контроля, аудита и прочего.

Как реализовать проект создания системы налогового мониторинга и что важно учесть?

Для вступления в налоговый мониторинг необходимо подать соответствующие документы в ФНС. Из них, пожалуй, сложным является регламент информационного взаимодействия. Он описывает порядок доступа к ИТ-системам, сроки предоставления документов (информации). Дополнительно содержит информацию о лицах, ответственных за общение с налоговыми инспекторами, структуру показателей налоговой отчётности, сведения о регистрах и другое. Чтобы подготовить такой документ в срок и отразить в нём верное описание взаимодействия, лучше обратиться за помощью к опытному IT-интегратору. Потому что на первоначальном этапе компания не может сразу выбрать платформу для взаимодействия с налоговой службой и не обладает нужной компетенцией. Привлечение внешнего методолога или опытного интегратора позволит избежать ошибок и подготовить корректную документацию.

Далее проект по внедрению витрины будет проходить те же этапы, что и любой другой проект, но со своими особенностями. На этапе предварительной подготовки требуется выполнить глубокий анализ систем заказчика, чтобы выявить уровень автоматизации процессов и соответствие подаваемой в ФНС отчётности её расшифровкам. На этапе предварительной подготовки проекта перехода на налоговый мониторинг требуется:

• Определить уровень зрелости автоматизированных процессов и соответствие подаваемой в ФНС отчётности её расшифровкам.
• Проработать модель данных для раскрытия, алгоритмы сбора регистров для установления связей между уровнями расшифровки.
• Проанализировать уровень СВК и подготовить требуемые документы на вступление либо план доработок СВК.
• Определить перечень рисков и контрольных процедур, а также сформировать матрицу рисков и контрольных процедур.

Все эти мероприятия помогут предотвратить возможные проблемы при разворачивании системы и сэкономят время и ресурсы компании.

Важная задача компании — это сформировать внутреннюю проектную группу с опытным руководителем проекта. В неё необходимо включить сотрудников налогового и бухгалтерского отделов, специалистов по IT-системам, которые будут интегрированы в налоговый мониторинг. Привлечённые методологи подскажут, как выстроить взаимодействие с интеграторами и ФНС, но не стоит забывать, что лучше вас самих ваш бизнес никто не знает.

На этапе проектирования необходимо составить и утвердить максимально подробные проектные решения. Они должны включать подходы к разработке системы и реальные бизнес-процессы, иначе не получится реализовать важнейшую задачу проекта — показать налоговому органу открытость вашей компании. Параллельно рекомендуется разработать прототип системы. Он потребуется для показа в ФНС и дополнительно поможет сформировать полные требования к новой системе.

На этапе разработки ядра системы, даже если работы выполняет внешний интегратор, внутренней команде компании лучше оставаться максимально включённой в проект. В результате участия сотрудников будет лучше проработана интеграция с ФНС, а на выходе получится налоговая витрина с консолидацией и расшифровкой всех бизнес-процессов компании.

В дальнейшем налоговую витрину можно развивать. Например, облегчить внутренний и внешний аудит, использовать систему для формирования бюджетов, сделать мощный модуль для оперативной отчётности. Многие компании на базе налоговой витрины организуют кабинеты руководителей, где их топ-менеджмент может формировать любую сводную отчётность и оценивать бизнес-риски.

Теория — это хорошо, а как с практикой?

Узнать больше о практике внедрения налоговой витрины и кейсах на вебинаре «Налоговый мониторинг: цифровизация, прозрачность, партнёрство». 16 сентября эксперты Mail.ru Group, RAMAX Group и Docsvision поделятся своим опытом и ответят на вопросы. Для участия необходимо предварительно зарегистрироваться.