Российский рынок СЭД меняется вслед за изменениями в подходах и потребностях бизнеса. В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, workflow-движки. Workflow позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента. Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного TAdviser.
В ходе исследования TAdviser было опрошено 13 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими workflow-движков (модулей, отвечающих за маршрутизацию документов) в рамках: инициации процессов, запуска процессов, движения по маршрутам и разработке маршрутов. Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками.
Как показал анализ собранных данных, в числе основных функциональных преимуществ выделяются модули автоматического создания карточек или задач (в том числе, поддержка интеграции со сторонним программным обеспечением для автоматического обмена), механизмы генерации файлов на основе шаблонов, удобный графический редактор маршрутов с понятной нотацией, автоматический запуск маршрутов по событию, а также наличие API и других интеграционных возможностей для запуска маршрутов из сторонних систем.
По результатам опроса сложно выделить однозначного лидера по workflow, но можно группу лидеров – ТОП-3 игроков рынка СЭД среди российских разработчиков, продемонстрировавших наиболее широкий функционал и возможности маршрутизации: Docsvision, LanDocs и 1С:Документооборот. Еще два решения - Directum и Naumen DMS - близки к лидерам по возможностям workflow-движков.
Docsvision
Workflow платформы Docsvision традиционно демонстрирует широкие интеграционные возможности. В платформу входит готовый шлюз интеграции с почтой, который позволяет мониторить почтовый ящик и на основе найденных писем создавать карточки в системе, заполняя их поля данными из писем (тема, отправитель, вложение и т.д.). Тулбар для MS Outlook позволяет из письма создать карточку в Docsvision (часть полей будет заполнена данными из письма). Реализована интеграция с Microsoft Office Service и системой МойОфис. Модуль потокового ввода обращается к файловой папке и при нахождении данных (скана документа и XML с данными распознавания) автоматически загружает их в Docsvision. Шлюз интеграции с 1С позволяет создавать карточки и заполнять их данными из системы 1С. Через открытый API Docsvision можно реализовать аналогичную интеграцию и с другими системами. Реализована совместимость со схемами процессов BPMN.
В Docsvision есть отдельная подсистема «Конструктор согласований», в которой используется упрощенный интерфейс просмотра маршрута согласования, где пользователь может внести коррективы в маршрут, удалить этапы, добавить других пользователей. Конструктор согласований Docsvision позволяет построить маршрут и указать конкретных исполнителей или роли (юрист, бухгалтер и т.д.), а также задать правило вычисления согласующих лиц в зависимости от различных условий (например, в зависимости от суммы договора).
LanDocs
Workflow-движок на платформе LanDocs 3 обладает рядом возможностей, облегчающих подготовку карты, включая использование шаблонов, копирование и вставку уже настроенных элементов. Удобный дизайнер-маршрутов. Процессы моделируются с использованием общепринятых условных обозначений BPMN, описание которых не является специфичным для платформы. Администратору системы не требуется специализированных навыков для настройки процессов, а описание API и инструкции по настройке веб-сервисов позволят самостоятельно реализовать интеграцию. Есть готовые решения для интеграции: с учетными системами (1C, SAP), c офисными приложениями (МойОфис, Office365), электронной подписью КриптоПРО и другими системами.
В LanDocs можно настроить процесс любой сложности, включая: вложенные карты, неопределённое количество участников, условные и безусловные ветвления, запуск скриптов и вычислений, производимых на старте работы и по ходу ее выполнения (например, можно построить и запустить в работу маршрут, в котором заранее невозможно определить состав участников – он вычисляется в ходе работы в зависимости от изменяющихся бизнес-условий). Любые функции, доступные для выполнения в системе, могут быть вызваны из маршрутной карты (например, обмен с 1С, регистрация документов, экспорт данных и др.). Также постановка документа на маршрут может быть вызвана из любого места в системе и на любом этапе процесса (например, после поступления документа по МЭДО или при оцифровке поступившего в организацию бумажного экземпляра).
Маршрутизация LanDocs интегрируется в бизнес-процессы организации не только в традиционном формате автоматизации делопроизводства, она встраивается в деловые процедуры, обеспечивая функции управления даже там, где не требуется документационное обеспечение управления (ДОУ).
1С: Документооборот
1С:Документооборот, развивая свою маршрутизацию, успешно автоматизирует такие процессы, как заполнение атрибутов из интегрируемых систем, генерация файлов на основе шаблонов, а также автоматический запуск маршрутов в системе и запуск маршрута из других систем за счет API.
Этапы процессов в 1С:Документооборот могут идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и по условиям. Для параллельных этапов маршрута с заранее неопределенным количеством участников в 1С:Документооборот используется «автоподстановка», то есть система автоматически вычисляет и определяет участников. Для любого процесса можно настроить автоматическое повторение, что удобно при выполнении регулярных рабочих процедур (подготовка бухгалтерской отчетности, начисление квартальной премии, предоставление еженедельного отчета руководителю и т.д.). Можно создавать шаблоны отдельных процессов и добавлять их в шаблон комплексного процесса.
Одним из преимуществ является то, что в 1С:Документооборот уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс.
В результате исследования эксперты TAdviser пришли к выводу, что подходы к реализации у представляющих ТОП-3 вендоров различаются, однако результаты использования их workflow отвечают наиболее сложным требованиям заказчиков, представляющих госсектор, ТЭК, промышленность, банки и страхование, что подтверждается реальным опытом масштабных внедрений и отзывами.
За лидерами из ТОП-3 (Docsvision, LanDocs и 1С:Документооборот), идет workflow-движки в составе двух российских СЭД – Directum и Naumen.
Directum
Workflow платформы Directum позволяет организовать как строго регламентированные процессы, так и свободное взаимодействие сотрудников в рамках совместных работ. Информация между участниками передается в соответствии с заданными правилами, часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически. Для запуска маршрутов используются различные сценарии, в том числе по запросу внешних систем, которые интегрируются через веб-сервисы и COM-объекты. Реализованный в системе механизм workflow позволяет автоматизировать процессы, в том числе, не связанные с документами.
В редакторе схем Directum используется собственная нотация, частично напоминающая BPMN, а версионность маршрутов поддерживается вручную.
Naumen DMS
Workflow платформы Naumen DMS позволяет автоматизировать не только процессы движения документов, но и многоэтапные бизнес-процессы (например, подключение нового абонента у провайдера связи). Подход к автоматизации процессов основан на нотации BPMN 2.0. Реализованы стандартные маршруты, которые могут быть использованы в качестве вложенных маршрутов в других процессах. Naumen DMS интегрируется со сторонним программным обеспечением через веб-сервисы и позволяет автоматически запускать маршруты по событию в системе.
При необходимости внести изменения перед запуском маршрута пользователь может отредактировать только состав ответственных по задачам и сроки по этапам, в ходе выполнения маршрута также можно поправить описание.
Ниже представлена сводная таблица функциональности workflow-движков, с наиболее значимыми комментариями разработчиков СЭД.
246
