Сергей Браерский: Система ТЕЗИС обладает большими возможностями для самостоятельной модификации и настройки

Сергей Браерский: У нас были довольно четкие критерии выбора системы, основанные на опыте работы на крупной платформе и ее модификации. Нам была важна надежность системы при работе с большими объёмами данных, поскольку группа расширяется, поток документов растет, а мы работаем с не просто важными документами, а, зачастую, и конфиденциальными.

Также мы искали систему с простым интерфейсом, в котором разберется пользователь с любым уровнем знаний, с возможностью безболезненной и быстрой интеграции системы с CRM, совместимостью с офисным пакетом, с наличием инструментов для бизнес-аналитики и механизмов гибкой настройки маршрутов согласования документов. Все это оказалось в арсенале системы ТЕЗИС Система управления документами и задачами – интуитивно-понятный пользовательский интерфейс, REST API для интеграции с другими web-приложениями, продуманная и защищенная система разграничения прав доступа, а также широкие возможности для самостоятельной настройки и модификации, как с применением средств программирования (система обладает открытым исходным кодом), так и без.

Поскольку раньше в компании использовалась система документооборота с веб-интерфейсом, наличие полнофункционального веб-доступа также стало преимуществом и для системы ТЕЗИС. Во всей нашей компании используется свободно распространяемое программное обеспечение. По этому критерию система ТЕЗИС оказалась нам близка, поскольку хорошо работает на бесплатном системном ПО и имеет плагин интеграции с OpenOffice.

TAdviser: Какие процессы в настоящее время автоматизированы в компании на базе СЭД ТЕЗИС и как будет развиваться проект в дальнейшем?

Сергей Браерский: Ключевая идея проекта – это создание единого информационного пространства с отлаженными и прозрачными бизнес-процессами, интегрированными данными, и с возможностью контроля всех процессов и построения правдивой и актуальной отчетности. Сейчас на базе системы ТЕЗИС в СО «Помощь» автоматизированы ключевые для бизнеса процессы – это согласование договоров страхования, выплатных дел, технических заданий на котировку риска и т.д., а также стандартный документооборот, управление канцелярией и работа с задачами.

Важный аспект проекта – это интеграция CRM и системы ТЕЗИС, нам было нужно, чтобы согласование договоров и иных документов в системе запускалось прямо из карточки в CRM, а справочники контрагентов были синхронизированы. Кроме того, компанией Haulmont (Хоулмонт) были разработаны дополнительные функции – автоматическое назначение пользователей на роли в процессах согласования, например, по сумме страхового договора или виду страхования, широкая библиотека шаблонов и удобные инструменты для анализа эффективности бизнес-процессов.

TAdviser: Вы упомянули модификацию функциональности системы. А какова специфика модификации СЭД именно для страхового бизнеса? Как это отразилось в проекте по внедрению СЭД ТЕЗИС?

Сергей Браерский: Как страховая компания мы работаем с большим количеством разных типов документов – для каждого вида страхования есть своя законодательная специфика, степень конфиденциальности, маршрут согласования и т.д. Чтобы учесть эту специфику, разработчики системы ТЕЗИС реализовали ряд дополнительных функций.

Например, автоматическое назначение согласующих в ходе согласования различных видов договоров. Эта функция упрощает и ускоряет процесс согласования, особенно нестандартных договоров, нет необходимости распределять задачи по исполнителям вручную. Пользователи автоматически назначаются на роли в зависимости от содержания полей карточки, для каждого такого согласующего предусмотрены дублеры, которые получают задачу, когда данный сотрудник в отпуске или командировке. Для регулирования данного процесса настраиваются матрицы подстановок, которые мы можем видоизменять самостоятельно в дальнейшем.

С помощью матрицы подстановок можно настраивать все нестандартные процессы в системе, например, договоры страхования со страховой суммой, не превышающей 500 000р., согласовывает сначала рядовой исполнитель, а потом начальник отдела. Если сумма договора превышает 500 000 р., их согласовывает сначала начальник отдела, а затем руководитель департамента, матрица настроена соответствующим образом. При этом можно выбрать любой параметр для настройки.

Как я уже отметил, страховая компания оперирует разными видами документов и договоров, у каждого из них своя специфика, и за каждым стоит свой бизнес-процесс. Поэтому для нас была создана широкая библиотека шаблонов, содержащая формы и бланки документов на каждый случай, при этом их можно как просто открыть в текстовом редакторе, так и использовать в качестве вложения в системе, информация в документ из карточки будет добавляться автоматически. Также мы получили удобный инструментарий для бизнес-аналитики, который важен для любого бизнеса, не только страхового – возможность формирования отчетности, демонстрирующей эффективность протекающих процессов, их скорость, загрузку сотрудников.

TAdviser: Очевидно, что система была значительно модифицирована под ваши задачи. Расскажите о наиболее интересном в техническом отношении аспекте проекта, может быть, возникших трудностях и их решении.

Сергей Браерский: Наиболее интересный в техническом плане этап проекта – это интеграция системы ТЕЗИС с CRM. Мы хотели организовать единый процесс создания и согласования договора страхования с автоматическим обменом данными между системами.

В результате процесс стал выглядеть следующим образом: пользователь заходит в карточку контрагента в CRM и запускает процесс создания договора. Система по ИНН и номеру, единому для обеих систем, проверяет, есть ли в системе ТЕЗИС карточка данного контрагента. Если карточка отсутствует, система автоматически создает её и заполняет необходимые данные из CRM. Если карточка есть, то система обновляет данные и создает новый договор, который отправляется на согласование.

Аналогично происходит процесс обмена карточками выплатных дел. При этом новая карточка в ТЕЗИС создается на основании договора страхования, поля данной карточки недоступны для редактирования в системе ТЕЗИС, только в CRM.

TAdviser: Сколько сотрудников на данный момент работает в системе? Потребовалось ли им какое-то специальное обучение? Насколько простым был переход на новую систему?

Сергей Браерский: Система внедрялась в непростой для компании период. Были опасения, что процесс внедрения системы негативно скажется на продажах. Многое зависело от того, насколько быстро сотрудники смогут разобраться с новым для себя интерфейсом. Переход на новую СЭД прошел хорошо. К счастью, эти опасения не оправдались. В ТЕЗИС были перенесены данные из старой СЭД, необходимые для работы. Сотрудники без особых проблем освоили систему. Кроме того, мы отметили, что вновь принятые сотрудники, никогда не работавшие с электронным документооборотом, осваивают ТЕЗИС быстрее, чем старую СЭД. В настоящее время в системе работают свыше 270 человек из различных подразделений.

TAdviser: Можете ли вы уже сейчас обозначить реальные преимущества, достигнутые от перехода на новую СЭД и каковы перспективы проекта?

Сергей Браерский: Сейчас в систему были переведены все процессы документооборота и контроля исполнительской дисциплины, включая специфичные, – согласование договоров страхования, заявок на котировку рисков, выплатных дел, распоряжений на оплату, проведение осмотра объекта страхования, а также введена в строй электронная канцелярия.

Внедрение системы ТЕЗИС позволило нашей компании сократить время, затрачиваемое сотрудником на выполнение рутинных процедур по согласованию документов, повысить контроль над процессами согласования, сократить время, необходимое новым сотрудникам на освоение СЭД.

Мы планируем модифицировать систему в дальнейшем, поскольку в страховой отрасли постоянно происходят изменения, как законодательные, так и обусловленные динамикой рынка. Например, недавно вышел новый закон о страховании рисков застройщиков, и нам понадобилось создать в системе процесс согласования документов по страхованию гражданской ответственности застройщика за неисполнение обязательств по долевому строительству.

Система ТЕЗИС предоставляет большие возможности для самостоятельной модификации и настройки, поскольку построена на принципах открытого кода на платформе для разработки бизнес-приложений CUBA, и мы планируем в полной мере пользоваться этим ее преимуществом. Некоторое время назад, наши сотрудники прошли обучение созданию проектов расширения в системе. Такой подход разработчиков дает нам, как клиенту и партнеру, больше свободы в выборе модели модификации системы – какие-то процессы можно кастомизировать и настраивать своими силами, а другие – с помощью разработчиков решения.