Система документационного управления «Приоритет»: обзор возможностей и перспективных направлений развития

Сегодня СДУ «Приоритет» – это система автоматизации документооборота в российских федеральных ведомствах. Система реализована на базе отечественной платформы Docsvision и заменила западные и российские СЭД во многих органах государственной власти разных уровней, в госкорпорациях и крупных предприятиях. Именно на базе модулей СДУ «Приоритет» выполнено внедрение отечественной СЭД в России в крупном российском банке. Только за последние 2 года в «Приоритет» было перенесено более 10 Тб данных из более 2 500 баз. За 15 лет существования на рынке система претерпела множество изменений в соответствии с требованиями заказчиков, изменениями законодательства и развитием технологий.

СДУ «Приоритет» имеет все необходимые механизмы как для организации документационного управления внутри одной организации, так и для юридически значимого электронного документооборота территориально распределенных организаций. Она применяется для автоматизации отраслевых взаимодействий, работы крупных распределенных организаций, построения единых СЭД регионов. В таких внедрениях СДУ «Приоритет» реализует не только электронные процессы взаимодействия участников, но и выстраивает сквозные вертикали контроля от регулятора или головной организации до конечного исполнителя.

При централизованных внедрениях в единой СЭД работают разные участники одной отрасли или разные уровни органов власти региона. Зачастую в таком случае СДУ «Приоритет» используется по модели «корпоративного» облака (SaaS). Назначенный оператор обслуживает систему и предоставляет сервис электронного документооборота участникам взаимодействия. Так в нескольких регионах России СДУ «Приоритет» работает как единая система субъекта на более 15 тыс. пользователей и объединяет все уровни государственного управления и исполнения от регионального правительства до муниципальных органов исполнительной власти.

Широкий набор готовой функциональности

Функциональность СДУ выходит за пределы традиционной СЭД, на базе многолетнего опыта развития был разработан большой набор инструментов, закрывающий большой круг задач.

Один из самых востребованных модулей на май 2021 года – Мобильный офис руководителя – содержит полный набор информации, необходимой руководителю среднего и высшего звена, доступной с мобильного устройства: электронная почта, календарь, информация о звонках и заявках, новостная лента. Мобильный офис позволяет быстро создать поручение на подготовку нужных материалов, а возможность делать пометки в тексте документов, наглядная иерархия поручений по документу и персональный локальный архив делают работу более удобной.

С переходом на удаленную работу все более востребованным стало решение по организации и проведению заседаний и совещаний в том числе с возможностью электронного голосования. Оно помогает вести рабочий график встреч, упорядочить материалы рабочих поездок и совещаний, предварительно ознакомиться с материалами, в том числе с возможностью оффлайн работы. С помощью этого функционального модуля можно проводить как очные, так и дистанционные, заочные cовещания и заседания. При работе с модулями для организации мобильной работы руководителей и проведения совещаний можно использовать электронную подпись, что обеспечивает юридическую значимость принятых решений.

Важный блок для многих организаций и органов государственной власти – работа с обращениями граждан и организация электронных общественных приемных. СДУ «Приоритет» автоматизирует полный цикл работы с обращениями граждан и реализует организацию электронной общественной приемной на сайте.

Готовая интеграция с государственными системами, в том числе МЭДО (с поддержкой формата 2.7.1), ССТУ, СМЭВ и др., поможет легко обмениваться информацией и иметь доступ к актуальным данным.

Простота и удобство использования

Социальные сети и мобильные приложения формируют новые требования к интерфейсам и сценариям использования корпоративных систем. Современный пользователь СЭД крайне требователен к простоте и удобству работы. Специалисты по UX -проектированию «Диджитал Дизайн» тщательно прорабатывают все интерфейсы с точки зрения пользовательского опыта, сокращения необходимых действий и максимальной наглядности информации.

В зависимости от роли пользователя, вида документа и других условий система меняет состав и порядок представления информации, показывает только данные, необходимые для принятия решения на этом этапе работы именно этому пользователю.

Для максимальной простоты и наглядности работы в СДУ «Приоритет» применяются концепции информационных панелей и графических виджетов. Настраиваемые панели персональных показателей помогают адаптировать их под конкретного пользователя, отслеживать статистику персональной загрузки и личные показатели.

Информационные панели – показатели для руководителей – позволяют быстро и просто анализировать ситуацию по курируемым задачам и ключевыми показателями работы.

Большое внимание в СДУ «Приоритет» уделяется возможности персонализации интерфейсов и функционала. В Личном кабинете пользователь может самостоятельно подписаться на нужные уведомления, настроить состав и порядок отображения информации.

Замена ручного труда

Технологии искусственного интеллекта и роботизации процессов активно внедряются в СДУ «Приоритет» уже с 2017 года. На май 2021 года наиболее востребованными сценариями автоматической обработки документов являются автокатегоризация (автоматическое определение тематической категории) и автомаршрутизация (автоматическое распределение документов до конечного исполнителя). Искусственный интеллект анализирует содержание документа, составляет вероятностную модель ключевых вопросов и на основе ранее накопленных знаний об обработке подобных документов определяет тематику и исполнителя. Система сама распишет документ в нужное подразделение, а если, например, из-за реорганизации исполнитель изменился, то дообучит модель анализа данных и учтет организационные изменения. Точность доведения документов уже достигает более 90%. Также используется функциональность автоматического установления связей между документами. Ее внедрение показало, что пользователи забывали указывать связи с предыдущей перепиской почти в 15% входящих документов.

Еще один популярный сценарий замены ручного труда – автоматическое создание документов на основе скан-образов файлов. Система обрабатывает неформализованные документы (не имеющие четко заданной структуры), анализирует их содержание, определяет ключевые сущности (номер, дату, контрагента и др.), автоматически создает и заполняет в СЭД регистрационную карточку. Регистратору остается только подтвердить корректность информации.

Выделение смысловых сущностей в тексте и автоматическое создание ссылок для переходов к связанной информации, поиск похожих документов, подсказка подходящих ответов и др. – эти сценарии использования искусственного интеллекта активно внедряются при автоматизации на базе СДУ «Приоритет». Такой подход в разы упрощает и ускоряет документационные процессы внутри организаций любой сферы деятельности, освобождает пользователей от рутины, необходимости изучения регламентов работы в системе и позволяет сосредоточиться на сути своей работы.

Технологические тренды и новые направления развития

Исследовательская лаборатория «Диджитал Дизайн» занимается анализом рынка технологий и исследованием пользовательских тенденций. В соответствии с ключевыми потребностями и технологическими возможностями формируется планы развития СДУ «Приоритет».

На май 2021 года одним из перспективных направлений развития являются речевые технологии. Голосовые помощники, синтез речи, речевое распознавание – рынок голосовых технологий ежегодно растет почти на 20%. И эти технологии могут реально повысить эффективность работы: например, поиск при помощи голосового помощника быстрее обычного в 3,7 раза. Применение этих технологий делает работу более эффективной и мобильной: многие операции можно выполнить «на ходу», что важно для мобильных сотрудников и руководителей. И здесь на помощь могут прийти технологии синтеза речи, которые формируют речевой сигнал по печатному тексту и позволяют ознакомиться с большими объемами информации в аудио-формате.

Другим технологическим трендом являются технологии Data & Process Mining. Они нацелены на анализ большого количества данных, необходимых для принятия управленческих решений. Data Mining помогает обнаружить в больших массивах данных, накопившихся в информационных системах компаний, нужные знания. Технология Process Mining позволяет сократить пропасть между реальными процессами и их описанием. Эти инструменты анализируют нарушение регламентов и процесс в целом, определяют возможные варианты развития событий. Например, если один из процессов на определенном этапе обычно исполняется аномально долго, технологии помогают выявить и проанализировать его.

Архитектура и системное окружение

СДУ «Приоритет» – это полностью российская разработка на отечественной BPM/ЕСМ-платформе Docsvision. Система совместима с отечественными СУБД, операционными системами и офисными приложениями (Мой Офис, Р7). Многие крупные заказчики, особенно федеральные ОГВ, активно замещают системные продукты Microsoft отечественными аналогами и переходят на работу в отечественном системном окружении. При этом для пользователей СДУ «Приоритет» такой переход прозрачен и не вызовет неудобств, т.к. полнофункциональный веб-клиент может работать под разными операционными системами, и их смена не меняет для пользователей ни внешний вид, ни функциональность. Также СДУ работает и на СПО, что для многих клиентов является значимым экономическим преимуществом.

СДУ «Приоритет» – это высоконагрузочное приложение, архитектура которого обеспечивает стабильную, надежную работу. Официальными испытаниями была подтверждена работа системы при нагрузке более 100 тыс. одновременных подключений, а самое крупное внедрение на май 2021 года насчитывает более 200 тыс. пользователей.

Значимая архитектурная особенность СДУ «Приоритет» – наличие высокоуровнего интеграционного интерфейса (API). Необходимость интеграции часто возникает не только при внедрении системы, но и позднее, в процессе развития организации, появлении новых автоматизированных систем. Благодаря API задачи взаимодействия с другими корпоративными системами решаются быстро, просто и без привлечения разработчика.

Безопасность работы

У большинства государственных заказчиков СДУ «Приоритет» имеет статус Государственной информационной системы (ГИС), поэтому вопросам информационной безопасности уделяется особое внимание. В СДУ реализовано многоуровневое разграничение доступа к объектам и справочникам, есть встроенный конструктор ролевой модели. Эти механизмы исключают возможность доступа к документам пользователей, которым они не нужны в работе.

Легитимность решений подтверждается в системе с использованием различных видов ЭП, в том числе УКЭП. В СДУ все данные передаются по защищенным каналам связи (https протокол), используется только российская криптография.

Сертификация платформы Docsvision ФСТЭК России позволяет аттестовывать информационные системы персональных данных и государственные информационные системы, построенные с использованием СДУ «Приоритет».

Подробнее о решении СДУ Приоритет и истории его развития читайте здесь.