БизнесРешение: Управление проектной деятельностью

Управление проектной деятельностью - автоматизированная система, предназначенная для предприятий в сфере проектной деятельности любого масштаба.

Автоматизированная система «Управление проектной деятельностью» позволяет руководству предприятия создавать временные организационные структуры под реализацию отдельных проектов, планировать и контролировать исполнение проектов.

Длительность внедрения автоматизированной системы «Управление проектной деятельностью» составляет от 4 до 8 месяцев.

Назначение и цели

Проект создания АС «Управление проектной деятельностью» нацелен на организацию управления предприятием на систематической основе через выполнение проектов («проектное управление»).

Введение в действие механизма проектного управления предприятием не предполагает отказ от операционного управления. Проектное управления нацелено прежде всего на решение стратегических задач по развитию предприятия.

Ввод АС в действие подразумевает появление на предприятии деятельности нового типа — проектной, которая имеет не уступающий операционной деятельности по масштабам механизм управления.

Операционная деятельность и управление ею нацелено на периодическое решение однотипных задач для предприятия с неизменной структурой экономической организации и постоянных внешних условий. Проектная деятельность представляет предприятие в динамике и нацелена на изменение существующих или создание новых условий операционной деятельности предприятия, позволяющих предприятию достигать большей отдачи от тех же экономических ресурсов.

АС «Управление проектной деятельностью» предназначена для использования в качестве механизма управления проектами и контроля статуса каждого проекта.

Скриншот окна приложения, (2016)

Это средство электронного документооборота по управлению проектом. Система служит в качестве среды для формализованных деловых коммуникаций между участниками проекта, связанных с управлением, исполнением проекта. Эффективность электронного документооборота в сфере управления проектами обеспечивается факторами:

• Все формальные документы управления и исполнения проекта являются электронными документами АС и только ими.
• Все формализованные процедуры согласования любых документов проекта, включая как электронные документы АС, так и документы, содержание которых формируется вне АС, проводятся исключительно с помощью АС.
• Участники проекта получают оповещения и уведомления, связанные с выполнением проекта с помощью АС и только через неё.
• Это средство получения исчерпывающей и окончательной информации о проекте.
• АС предоставляет сводные справки о текущем состоянии проекта (план/факт, степень достижения целей и т.п.).
• АС предоставляет сводные справки и отчёты о деятельности по проекту за любой период его реализации.
• В АС хранятся все документы, определяющие содержательную сторону проекта. Таким образом, автоматизированная система является единым архивом проектной документации.
• Автоматизированная система — источник информации о текущих задачах по проекту в целом и/или по определённой его части:
  • по подразделению и исполнителю;
  • по части содержания;
  • по этапу;
  • по определённой ветви сценария проекта;
  • по схожим функциональным задачам и т.д.

• Автоматизированная система — это средство получения информации обо всех действиях на проекте по всем уровням декомпозиции задач проекта вплоть до отдельных операций отдельных исполнителей (например, «Иванову в 14:00 отвезти папку документов № 8 по адресу …»).
• Это самостоятельный субъект управления, обеспечивающий гарантированное исполнение всеми участниками правил реализации проектов, принятых на предприятии, и использующий для этого информационную модель проектного управления, в частности:
  • обеспечивает правильную последовательность выполнения действий по проекту.
  • отслеживает сроки по проекту и своевременно оповещает ответственные лица о необходимости предпринять корректирующие или предупреждающие действия по проекту.
  • позволяет регистрировать риски проекта и управлять ими.

• Автоматизированная система позволяет учитывать и управлять потреблением ресурсов предприятия в ходе выполнения проекта:
  • АС — это средство учёта затрат по проектам и их выделения из общих затрат предприятия по операционной деятельности.
  • это средство управления ресурсами предприятия, позволяющее выявлять и контролировать доступность ресурсов предприятия на выполнения конкурирующих задач из разных проектов, а также задач из операционной деятельности. К таким ресурсам прежде всего относится персонал предприятия.

Автоматизированная система вместе со всей содержащейся в ней информацией и функциями — это проектная деятельность предприятия:

• • всё, что входит в область действия АС и находит отражение в предоставляемой системой информации — это проектная деятельность.
  • если какое-либо действие не нашло отражение в информации АС, то такое действие не относится к проекту.