Docrobot.Платформа

Основные статьии:

• СЭД (подробнее)
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

Docrobot - облачная платформа, которая обеспечивает обмен бизнес-данными между поставщиком и торговой сетью.

2024: Поддержка универсальных передаточных документов

Docrobot, разработчик SaaS-сервисов и оператор электронного документооборота (ЭДО), реализовал на платформе поддержку универсальных передаточных документов (УПД) формата, утверждённого приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Об этом компания сообщила 8 апреля 2024 года.

Текущий приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, утверждающий формат УПД, утратил силу, а сам формат документа был перенесён в приложение №2 приказа ФНС № ЕД-7-26/970@. Измененный формат универсальных передаточных документов описан в приложении №1 приказа.

Согласно документу, переходный период на данный формат будет продолжаться до 1 апреля 2025 года. В этот период можно использовать оба формата — старый и новый. С 1 апреля 2025 новый формат УПД станет обязательным.

В рамках доработок Docrobot обеспечил возможность обмена УПД нового формата, который полностью соответствует требованиям приказа ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Компании, работающие на платформе Docrobot, могут заранее подготовиться к законодательным изменениям и протестировать обмен универсальными передаточными документами нового формата внутри своих учётных систем, а также с контрагентами с участием оператора ЭДО.

Обновлённый формат УПД уже доступен для интегрированных сценариев, которые используют торговые сети и крупные поставщики. В ближайшее время Docrobot добавит возможность работы с новым форматом на веб-платформе. Также в планах — совместное тестирование нового формата УПД с другими роуминговыми операторами и отправка сведений о маркированных и прослеживаемых товарах в систему цифровой маркировки товаров «Честный Знак» и национальную систему прослеживаемости товаров ФНС России.

Изменения в формате, в частности, коснулись документооборота с применением машиночитаемой доверенности, блоков по маркированным и прослеживаемым товарам. Полный перечень изменений содержится в письме ФНС России от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@. Поддержка формата УПД в сервисах Docrobot уже на апрель 2024 года даст новым и текущим клиентам возможность подготовиться к изменениям, адаптировав свои информационные системы в соответствии со всеми требованиями законодательства, сказал Евгений Шелковников, СЕО Docrobot.

2022

Улучшение поиска документов, ускорение заполнения данных по маркированным товарам

Компания Docrobo сообщила 28 октября 2022 года об обновлении платформы электронного документооборота. А именно, улучшили поиск документов, ускорили заполнение данных по маркированным товарам в объёмно-сортовом учёте и добавили фильтрацию по статусам обработки в «Честном знаке».

Иллюстрация:klerk.ru

Автозаполнение объёмно-сортового учёта (ОСУ)

Обновление позволяет быстро и легко сформировать универсальные передаточные документы (УПД) с указанием сведений по маркированным товарам в объёмно-сортовом учёте на основании EDI документа или с нуля.

Информация по автозаполнению ОСУ

Сначала пользователь вносит данные в товарный справочник, в карточке товара проставляет признак ОСУ и при необходимости указывает GTIN потребительской упаковки. А затем при отметке галочек «Указать сведения о маркировке товара» и «в ОСУ» платформа автоматически заполнит поля для регулярных выражений формата [02][GTIN][37][количество] в потребительской единице, подлежащей маркировке. Данные можно скорректировать.

Итог автозаполнения

GTIN (Global Trade Item Number) — код товара, предназначенный для маркировки и логистического учёта в глобальном потоке поставок. С помощью него можно идентифицировать и находить продукцию в базе, в распределительных центрах, на складах и в магазинах.

GTIN обозначают на товаре цифрами, в виде штрихкода. В шаблоне csv для товарного справочника также добавили два параметра: признак ОСУ и GTIN потребительской упаковки.

Автозаполнение ускоряет подготовку документов, а значит, и передачу сведений в «Честный знак» по объёмно-сортовому учёту.

Фильтрация документов по статусам обработки в системе «Честный знак»

Фильтрация по статусам позволяет сортировать отправленные документы в зависимости от того, как их обработал «Честный знак». Фильтры можно выбрать из выпадающего меню:

• «В очереди» показывает документы, по которым не поступила технологическая квитанция с результатом обработки документа на стороне «Честного знака». Статус значит, что документы ещё находятся в очереди на отправку в систему.
• «В обработке» показывает документы, по которым поступила технологическая квитанция с пометкой IN_PROGRESS. Статус значит, что документы доставлены в «Честный знак» и находятся в обработке.
• «Обработан успешно» показывает документы, по которым поступила технологическая квитанция c пометкой SUCCESS. Статус значит, что «Честный знак» документы обработал успешно.

Фильтрация документов по статусам от ГИС МТ

В «Честном знаке» есть два вида квитанций:

• Транспортная квитанция сообщает, что документ поступил в систему.
• Технологическая квитанция сообщает результаты обработки документа в системе.

Для операций с ошибками тоже предусмотрены фильтры:

• «Обработан с ошибкой» — если документ некорректно обработан на стороне «Честного знака». По таким документам поступила технологическая квитанция c пометкой FAILED.
• «Ошибка при отправке» — если возникли ошибки при отправке документов в «Честный знак»;
• «Доставлен с ошибкой» — если были обнаружены ошибки при получении технологической квитанции от «Честного знака».

Опция упрощает работу с «Честным знаком»: можно оперативно отслеживать ошибки и вовремя предоставлять документы по товарам, на которых распространяется маркировка.

Расширенный поиск по инфополям документов УПД/УКД

Поиск по инфополям позволяет легко находить документы по ключу и заданному значению — дополнительным атрибутам в УПД. Нужно просто ввести данные в соответствующих строках, и платформа выдаст все документы, у которых ключ и заданное значение совпадают с указанными.

Инфополя могут включать в себя следующие сведения:

• Ключ: отправитель, получатель, номер накладной, номер акта, глобальный номер места нахождения (GLN) грузополучателя.
• Заданное значение: номер заказа, код материала, штрихкод.

Каждая торговая сеть выставляет свои требования к содержанию инфополей.

Чтобы сбросить фильтр, достаточно изменить настройки поиска.

Возможность поиска сразу нескольких документов

Компания Docrobot 15 августа 2022 года сообщила об обновлении платформы электронного документооборота.

В последней версии платформы Docrobot пользователи смогут осуществлять поиск сразу нескольких документов, а также массово фильтровать и подписывать прайс-листы.

Добавленные возможности платформы делают работу более удобной и эффективной, а также помогают сэкономить время на обработке большого количества документов.

Массовый поиск позволяет находить сразу несколько документов любого типа по номеру. Теперь, чтобы провести сверку документов с контрагентом, достаточно ввести определенный набор цифр, и платформа выведет все заказы с нужным вам номером.

Также появились дополнительные опции для поставщиков, работающих с X5 Group — фильтр по прайс-листам и массовое подписание. Фильтрация позволяют поставщику мгновенно находить все документы, которые ожидают подписания или отправлены в адрес торговой сети. Статусы подсвечивают, на какой стадии документ: подписан поставщиком, отклонен сетью, ожидает подписания со стороны заказчика или подписан обеими сторонами. Если несколько прайс-листов от X5 ожидают подписания, поставщик сможет поставить подписи на всех документов одной кнопкой.

Количество ручных действий сокращается, а документооборот становится быстрее и прозрачнее.

Совместимость с устройствами «Рутокен»

Специалисты компаний «Актив» и Docrobot провели испытания и подтвердили корректность совместной работы устройств Рутокен на платформе Docrobot и в сервисе для формирования и подписания документа электронных транспортных накладных Docrobot.ЭТрН. По результатам испытаний стороны подписали сертификаты совместимости. Об этом компания «Актив» сообщила 9 февраля 2022 года.

Подтверждена корректная работа следующих ключевых носителей и средств криптографической защиты информации Рутокен:

• Рутокен Lite (USB/micro)
• Рутокен ЭЦП 2.0 2100 (USB/micro/Type-C)
• Рутокен ЭЦП 2.0 3000 (USB/micro/Type-C)
• Рутокен ЭЦП 2.0 Flash
• Смарт-карта Рутокен ЭЦП 2.0 2100
• Смарт-карта Рутокен ЭЦП 3.0 NFC

Вместе с коллегами из команды «Актив» мы работаем над тем, чтобы обеспечить для пользователей максимально возможный уровень информационной безопасности. Подписание сертификатов совместимости платформы Docrobot и сервиса Docrobot.ЭТрН с USB-токенами и смарт-картами Рутокен не только подтверждает наши общие ценности, но и служит для пользователей дополнительным гарантом безопасности при работе с электронными документами, сказал Тимур Марусяк, коммерческий директор Docrobot.

Мы рады продуктивному сотрудничеству с компанией Docrobot, которое в результате позволило пользователям платформы Docrobot легко и безопасно работать в системе документооборота электронных транспортных накладных, отметил Павел Анфимов, руководитель отдела продуктов и интеграции Компании «Актив».