Documentolog

Система электронного документооборота Documentolog обеспечивает полный жизненный цикл всей электронной документации в рамках текущих бизнес-процессов компании.

2019

Выход на российский рынок

18 июня 2019 года стало известно о выходе Documentolog на российский рынок. Для этого казахстанский разработчик систем электронного документооборота (СЭД) инвестирует $1,5 млн, а в дальнейшем вложения могут достичь «нескольких миллионов долларов», сообщил генеральный директор компании Байжан Канафин в интервью «Коммерсанту».

Documentolog зарегистрировала юридическое лицо (ООО «Документолог») и открыла офис в Санкт-Петербурге. В России компания предложит два облачных решения: СЭД Documentolog и ее упрощенная версия для среднего и малого бизнеса Doculite. В Documentolog считают, что решения компании могут быть интересны клиентам в РФ с учётом курса на импортозамещение.

Казахстанский разработчик СЭД Documentolog выходит на российский рынок

При должной маркетинговой поддержке, в том числе направленной на выстраивание канала продаж, вполне можно прогнозировать доходы на уровне нескольких сотен миллионов рублей в год, — считает главный редактор TAdviser Александр Левашов.

Технический директор направления BPM&ECM КРОК Сергей Плаунов подчеркнул, что для госзаказчиков важно, чтобы система была создана на основе продукта, включенного в реестр российского ПО.

Documentolog собирается самостоятельно продвигать себя на российском рынке, не прибегая к помощи системных интеграторов. Но партнером по хостингу, а в дальнейшем и по продажам может стать «Ростелеком», заявил Байжан Канафин. В «Ростелекоме» воздерживаются от комментариев по поводу этого сотрудничества.

По словам директора департамента систем управления документами «Ланита» Александра Родионова, российский рынок систем электронного документооборота достаточно конкурентен и не имеет ярко выраженного лидера. Для выхода на этот рынок нужны большие инвестиции, уверен он.

Documentolog считается одной из крупнейших компаний в сегменте СЭД в Казахстане, где обслуживает в том числе многих клиентов из госсектора.^[1]

Более 200 тыс. пользователей

На апрель 2019 года система Documentolog насчитывает более 200 тыс. пользователей.

Возможности и особенности системы

По данным на апрель 2019 года система Documentolog обеспечивает:

• Общий документооборот: автоматизация движения и обработки основных типов документов в организации с момента их создания/получения до завершения / исполнения;
• Управление договорами: автоматизация движения, проверки и обработки документов, связанных с договорной деятельностью организации;
• Кадровый документооборот: конфигурация, предназначенная для оптимизации работы руководства и персонала кадровых служб компании;
• Дополнительные модули: электронный архив, аудиторский отчет, хранилище документов, корпоративный календарь, заседание Коллегиальных органов управления, управление внутренними нормативными документами, управление инцидентами, оценка персонала. Все модули можно использовать отдельно или комбинировать между собой.

Особенности

Documentolog является полностью казахстанской разработкой, имеет возможность интеграции с любыми внешними информационными системами (1С, SAP и др). Система может быть установлена локально на сервере заказчика, либо на серверах поставщика по модели Software-as-a-Service (SaaS). В зависимости от выбранных конфигураций и количества пользователей, система устанавливается в сроки от 1 до 4 недель. Доступны 20 предустановленных моделей отчетов, а также возможность конструировать отчеты самостоятельно.

Возможности СЭД Documentolog

• Конфигурирование бизнес-процессов в Documentolog не требует программирования. Все происходит в графическом виде. Система поддерживает нотацию BPMN 2.0.
• Имеется бесплатное мобильное приложение Documentolog для операционных системы iOS и Android с поддержкой ЭЦП;
• Доступна настройка и установка контроля за процессом исполнения документа и его определенных этапов (вручную и автоматически), что позволяет повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников в несколько раз.
• Разработана собственная методология внедрения системы электронного документооборота Documentolog Project Implementation (DPI), которая позволяет развернуть СЭД менее за 1 месяц.
• Для удобства работы с системой функционирует «Личный кабинет пользователя», посредством которого автоматизирована работа с заявками от клиентов.

2018

Запуск портала поддержки клиентов Documentolog

В 2018 году запущен портал поддержки для клиентов Documentolog — «Личный кабинет пользователя». Целью создания портала является автоматизация подачи заявок в рамках лицензионной и технической поддержки и повышения эффективности взаимодействия с клиентами.

Анонс Documentolog версии 7

В 2018 году представлена версия СЭД Documentolog 7, которая включает в себя такие возможности, как «умная» аналитика, управление бюджетным процессом, встроенная интеграция с КЦОЭД DOC24.kz.

2017

По данным на февраль 2017 года:

• Documentolog — это 100% Казахстанский продукт. Весь цикл разработки и внедрения проходит локально
• в Казахстане, что позволяет обеспечить качество и скорость разработки новых модулей и модификации текущего функционала.
• Благодаря открытым технологиям, в Documentolog отсутствует скрытая стоимость. Это позволяет снизить стоимость внедрения и совокупную стоимость владения.
• Внедрение и запуск системы возможно в максимально короткие сроки (до 1 месяца).

2014: Выпуск Documentolog версии 5.0

Выпуск Documentolog версия 5.0, в которой впервые представлены поддержка утвержденных на территории Республики Казахстан типов ЭЦП: НУЦ РК и УЦ ГО.

2013: Первый опыт внедрения Documentolog по модели SAAS

Первый опыт внедрения СЭД Documentolog по модели SAAS (Software-as-a-Service) в Национальной Палате Предпринимателей «Атамекен» на 1500 пользователей.

2012: Релиз 4 версии Documentolog

Релиз 4 версии системы Documentolog. На базе данной платформы появилась возможность не только оперативно автоматизировать любые бизнес-процессы организации, включая документооборот, но и создавать целые бизнес-решения, такие как CRM, HRM, управление закупками, управление проектами, автоматизация службы Service Desk и многие другие. Именно эта версия системы стала известной на рынке Казахстана и была внедрена во многих крупных государственных и частных компаниях, отметили в компании-разработчике Documentolog.

2010: Назначение и особенности системы

По данным на январь 2010 года Documentolog — веб-ориентированная система автоматизации работы с документами. Documentolog поддерживает весь комплекс функций, присущих системам электронного документооборота (создание, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, управление доступом к документам, ведение классификаторов и справочников, совместная работа). Между тем, Documentolog содержит набор инструментов, который позволяет создавать любые типы документов, не ограничиваясь присущими традиционному делопроизводству (например, входящими, исходящими или организационно-распорядительными), определять возможные функции этих документов и описывать их маршруты движения на протяжении всего жизненного цикла. Создание новых и изменение существующих типов документов осуществляется без программирования и может выполняться бизнес-пользователями, т.е. людьми, не обладающими глубокими знаниями в области информационных технологий.

Назначение системы

СЭД Documentolog обеспечивает:

• автоматизацию работы с документами и документно-ориентированных бизнес-процессов;
• полную автоматизацию традиционного делопроизводства и канцелярии;
• единое хранилище всех документов компании;
• удобные и развитые средства поиска;
• контрольные функции за исполнением поручений, решений, утвержденных регламентов по временным параметрам жизненного цикла любого документа;
• интеграцию с внешними системами.

Особенности системы

1. Низкая цена и совокупная стоимость владения, обусловленные базированием системы на основе бесплатных технологий с открытым кодом (например, используется бесплатная и обладающая хорошей репутацией СУБД PostgreSQL), отсутствием скрытой стоимости, использованием тонких клиентов, отсутствием необходимости в программировании для создания и поддержания любого функционала и привлечения дорогостоящих ИТ-специалистов и пр.

2. Documentolog является полностью конфигурируемым программным решением. Это означает, что его можно быстро настроить посредством графического интерфейса без программирования под конкретные нужды бизнеса.

3. Одной из характеристик традиционных систем электронного документооборота является количество поддерживаемых типов документов (входящих, исходящих, приказов, договоров и пр.). Documentolog позволяет администратору за 30–60 минут в графическом режиме создать любой тип документа с соответствующим поведением, предлагая качественно иной подход к автоматизации работы с документами.

4. Documentolog содержит элементы систем управления бизнес-процессами (BPMS), поддерживая моделирование посредством табличных нотаций, исполнение и оптимизацию бизнес-процессов, управление документами, групповую работу и интеграцию приложений. Более того, СЭД Documentolog поддерживает частично и функции других информационных систем. Например, система позволяется вести клиентскую базу, по функционалу практически не уступающую решениям ведущих CRM-систем.

5. Чрезвычайная простота в использовании и лёгкость обучения пользователей работе в новой системе - одна из характерных черт СЭД Documentolog. Документы могут выглядеть так же, как они выглядят в бумажном виде. А пользовательский интерфейс содержит только те кнопки (действия), которые могут понадобиться пользователю для работы с заданным типом документа в любой конкретный момент его жизненного цикла.

6. Удобство в эксплуатации. Обслуживать Documentolog не сложнее, чем корпоративный веб-сайт.

7. Веб-ориентация системы влечет за собой такие преимущества, как

• возможность работы с привычным браузером (работа в системе становится еще проще);
• система доступна из любой точки, где есть доступ в Интернет (уже сегодня, по данным Yankee Group, почти 50% занятых на предприятиях проводят 20 и более процентов времени рабочего времени в удалении от своих рабочих мест; Documentolog позволяет мобильным сотрудникам всегда иметь доступ к необходимой корпоративной информации);
• система обладает высокой масштабируемостью (базируясь на надежных и распространенных технологиях, Documentolog в состоянии обеспечить адекватную поддержку растущему бизнесу).

8. Возможность полной автоматизации делопроизводства и работы канцелярии:

• однократная регистрация документа;
• возможность параллельной работы над документом;
• возможность определения состояния документа в каждый момент его жизненного цикла и назначения ответственного за исполнение документа;
• возможность отнесения документов к делам;
• дополнительные возможности, заключающиеся в, например, возможности полностью автоматической регистрации документов и пр.

Перечисленные преимущества позволяют получить отдачу от вложенных в приобретение и внедрение системы средств в виде повышения эффективности бизнеса и снижения издержек в максимально сжатые сроки.

2009: Выпуск 3 версии Documentolog

Выпущена 3 версия Documentolog. Это была первая версия системы, которая могла называться полноценной «системой электронного документооборота».

2008: Выпуск 2 версии Documentolog

Выпуск 2 версии информационной системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Documentolog. Система не была еще полнофункциональной СЭД, но уже позволяла демонстрировать потенциальным клиентам особенности и преимущества архитектуры.

2007: Первый прототип Documentolog

В 2007 году создан первый прототип системы электронного документооборота Documentolog (версия 1).

Примечания