eDocLib: Актив Бизнес

eDocLib: Актив Бизнес - комплексное решение для бизнеса

Для небольших и динамичных предприятий, характерна потребность базового решения таких задач как управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), автоматизация службы сервиса, управление документами и учет договоров, контроль исполнения документами и управление заданиями.

С другой стороны, эти предприятия не могут себе позволить специализированные и дорогие решения для каждой из этих задач. Для них особенно важно применять недорогие, гибкие комплексные решения с краткосрочным внедрением, готовые к масштабированию вслед за ростом бизнеса. Прикладное решение «eDocLib: Актив Бизнес» использует ключевые преимущества системы управления документами EDocLib, и разработано специально, чтобы предоставить предприятиям малого и среднего бизнеса недорогое и эффективное решение повседневных задач управления информацией.

eDocLib – это универсальная платформа управления документами и информацией и взаимодействием персонала. Среди основных функций решения – управление документами, образами документов (Document Imaging), электронными записями (ERM) и данными, рабочими процессами (Workflow), веб-контентом (WCM) и мультимедиаконтентом (DAM), а также знаниями (Knowledge Management). Также решение позволяет организовать коллективную работу (Сollaboration) и создавать пользовательские порталы.

eDocLib 2.5 – версия ECM-системы, официально представленная в декабре 2010, года. Основные изменения, появившиеся в версии 2.5, коснулись интерфейса, который стал еще более Windows-ориентированным, возможностей поиска и интеграции с другими приложениями, настройки и администрирования.

Основные возможности системы

eDocLib: Актив Бизнес обеспечивает:

• Автоматизацию документооборота на предприятии, электронный документооборот(СЭД): учет входящих/исходящих и внутренних документов, генерация печатных форм типовых документов по шаблонам, контроль исполнения, контроль движения и возврата оригиналов, сканирование документов, контроль исполнения поручений по документам, электронное визирование и согласование.
• Ведение договоров: учет, согласование, организация исполнения договоров и контроль исполнения договорных обязательств. Включает возможности учета всех сопутствующих договору документов – субподрядные договоры, счета (с\ф, накладные и акты) поставщиков, дополнительные соглашения, официальная переписка и т.д.
• Основные функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM): организация коллективной работы менеджеров по продажам от этапа «предпродажной подготовки», переписки по e-mail, до составления коммерческих предложений и договоров, ведение единой базы клиентов и контактов. Что касается CRM-функционала, то в решении охвачены задачи и маркетинга, и продаж. Для сбора и обработки предварительных запросов потенциальных клиентов существуют документы «Интерес» и «Возможная сделка», а для дальнейшей работы менеджеров по продажам в «eDocLib: Актив Бизнес» используются «Коммерческое предложение», «Проект договора», «Поручение», «Задача», «Звонок», «Встреча», «e-mail». В компании отмечают, что «в данной версии конфигурации «eDocLib: Актив Бизнес» не акцентировали внимание на таких функциях, как разработка маркетинговых акций, предложений, заданий для телемаркетинга и т.п. В случае интереса заказчиков к этим функциям соответствующая бизнес-логика будет проработана в последующих версиях конфигурации».
• В рамках ведения договоров и другой коммерческой документации eDocLib: Актив Бизнес позволяет обеспечить учет договоров любого типа с возможностью создания индивидуальной регистрационной карточки для договора каждого типа, учет актов с возможностью генерации стандартной печатной формы акта по шаблону на основании данных регистрационной карточки. Также есть возможность вести учет бухгалтерских документов: счетов, счетов-фактур, накладных. Кроме того, для всех документов можно организовать хранение их файлов, сканирование и хранение образов, прописать маршруты движения документов по организации, предоставить возможность для коллективной работы над документом и обеспечить контроль исполнения.
• Базовые функции автоматизации сервисной службы (Help desk/Service desk): учет обращений (заявок) в службу технической поддержки, автоматический учет обращений по e-mail и последующей переписки по разрешению проблемы, контроль сроков исполнения заявок (сроков решения проблем), накопление базы знаний.
• Накопление и управление корпоративным контентом, разнородными неструктурированными документами (от деловой переписки по e-mail до графики и мультимедийных документов).
• Управление заданиями – функции, обеспечивающие возможность формирования задач для персонала компании (в том числе заданий по документам), маршрутизацию заданий и контроль их исполнения, позволяют объединять в единый процесс различные бизнес-функции. Так, например, оплата договора сервисного обслуживания может повлечь за собой формирование соответствующего задания сервисной службе.
• Интеграцию с Microsoft Outlook и КПК: синхронизация контактов и задач, регистрация e-mail. Функция позволяет мобильным сотрудникам автоматически синхронизировать наиболее важные для работы данные с MS Outlook на своем ноутбуке или с КПК. Где бы ни находился сотрудник, даже не имея доступа к Интернет, он будет иметь все необходимые контакты и получать напоминания о поставленных в «eDocLib: Актив Бизнес» задачах. Это дополняет базовые функции интеграции eDocLib 2.5, позволяющие письма, находящиеся в Microsoft Outlook, регистрировать в eDocLib в качестве документов, а документы eDocLib рассылать транспортом e-mail с помощью Outlook. При этом регистрация в eDocLib может быть как ручной, так и автоматической, т.е. заданной заранее.
• Интеграция с системой поточного сканирования позволяет запустить процесс сканирования из системы eDocLib и прикрепить к рабочей карточке документа его отсканированный электронный образ.

Ключевые преимущества eDocLib: Актив Бизнес

• Решение готово к эксплуатации, развёртывается на предприятии в самые кратчайшие сроки. В небольших компаниях при этом может использоваться бесплатная СУБД Microsoft SQL Server 2008 Express.
• В типовой конфигурации eDocLib: Актив Бизнес содержит функционал, позволяющий комплексно решить насущные задачи от автоматизации документооборота, ведения договоров до управления задачами и взаимоотношениями с клиентами.
• При невысокой стоимости, система легко масштабируема. Поддерживается кластеризация WEB-приложения, интеграция с Active Directory, опциональной подсистемой поточного сканирования документов и т.д.
• Система способна гибко конфигурироваться и настраиваться на специфические бизнес-процессы предприятия. При этом не требуется программирования и участия разработчика.
• Возможность использовать в качестве «off-line» хранилища контактов и задач MS Outlook и КПК.

2017: eDocLib: Актив Бизнес по модели SaaS

Компания «КС-Консалтинг» запустила в марте облачный сервис, который дает возможность пользоваться системой «eDocLib: Актив Бизнес» по модели SaaS. Сервис будет интересен заказчикам, не располагающим техническими возможностями для установки системы Актив Бизнес на своем оборудовании или просто желающим начать использование ECM-решения с минимальными временными и финансовыми затратами. Начать пользоваться всеми функциями «eDocLib: Актив Бизнес» заказчик сможет в минимальные сроки, а структура расходов на использование предельно прозрачна и включает только абонентскую плату.

Актив Бизнес по модели SaaS не требует наличия собственного сервера и установки системы на компьютерах пользователей – следовательно, не нужно тратить время и рабочие ресурсы на их обслуживание. Не понадобится покупать, устанавливать и сопровождать дорогое серверное ПО, не нужна даже локальная сеть компании – взаимодействие сотрудников будет осуществляться средствами облачного сервиса. Обновление системы вообще не потребует от клиентов каких-либо усилий: «Актив Бизнес» будет поддерживаться в актуальном состоянии силами специалистов «КС-Консалтинг», собственника ПО.

Для пользователей облачного сервиса предусмотрено несколько тарифных планов. Стартовый минимальный пакет включает 3 полнофункциональных рабочих места, 5 Гб дискового пространства для хранения данных заказчика, а также базовую техническую поддержку. До заключения договора систему «Актив Бизнес» можно попробовать совершенно бесплатно, воспользовавшись публичным демонстрационным сервером или индивидуальной ознакомительной версией с бесплатным пробным периодом.

Если вам нужна ECM-система, но вы не готовы вкладывать значительные средства в ее внедрение и поддержку, то Актив Бизнес по модели SaaS может стать идеальным вариантом. Выберете удобный для себя тарифный план и начинайте прямо сейчас пользоваться всеми преимуществами наличия в вашей компании системы поддержки бизнес-процессов и управления корпоративным контентом.

2016: eDocLib: Актив Бизнес v.2.6.1

9 декабря 2016 года компания "КС-Консалтинг" сообщила о выпуске версии системы «eDocLib: Актив Бизнес».

Основные изменения в релизе затронули пользовательский интерфейс. Концепция дизайна платформы eDocLib сосредоточена на понятиях простоты и удобства работы с документами.

Основные изменения в платформе eDocLib и конфигурации «Актив Бизнес» версии 2.6.1:

• функциональные возможности управления документами, значительно упрощающие работу с документами. Теперь процедура создания, редактирования, и удаления документов стала более прозрачной и удобной.
  • Так, например, при заполнении полей, являющихся ссылками на справочник «Контакт», появилась возможность выбора текущего пользователя, а также возможность переключаться между режимами поиска контакта в своей организации или в других одним кликом. Появилась возможность настройки оповещений на e-mail по новым событиям в обсуждении документа. Упрощен процесс создания однотипных документов.

• оптимизированы процессы документооборота. Изменения коснулись логики работы с бизнес-процессами.
  • из основного - введены понятия «закрытого» документа или поручения. В резолюции (и проекте резолюции) появилась возможность указать исполнителей и должностные лица, которым резолюция направляется для сведения. Реализована возможность отмены выданного поручения, добавлены справочники, введены дополнительные реквизиты в РК поручений, добавлены новые команды и функции, усовершенствована система назначения прав заместителям.

• расширены поисковые возможности, за счет использования новых поисковых операторов, которые могут задаваться для реквизитов всех типов.
  • Введен поиск по наличию или отсутствию значений в реквизитах, что позволяет быстро проверить корректность регистрации документа. Добавлены дополнительные настройки пользователя, позволяющие ограничить определенным периодом объем документов, среди которых производится поиск.
  • Добавлена возможность экспорта результата поиска в Excel.

• дополнены возможности систематизации документов. Стали более гибкими настройки маршрутизации документов в папки.
  • В частности, расширены настройки личных папок, добавлена возможность автоматического удаления из папки закрытых поручений.Появилась возможность табличного отображения содержимого папок, что удобно для таких документов как Счет, Договоры и т.п.

• реализована возможность работы с мобильных устройств. С помощью мобильных устройств возможна работа пользователя по наиболее востребованным сценариям через специальные приложения: iEOS (iOS), EOSmobile (Android) или «АРМ Руководителя» (Windows).
• выполнена реорганизация личных папок пользователя в системе «eDocLib: Актив Бизнес», благодаря чему работа с личными папками стала еще быстрее и удобней.

Компания заявила о планах выпуска обновленного модуля интеграции с MS Outlook. В новой версии модуля появится возможность синхронизации календарных событий «Актив Бизнес» с календарем Outlook, возможность вводить отчеты по синхронизированным задачам прямо из интерфейса MS Outlook.

2011: eDocLib: Актив Бизнес 2.5.3

27 сентября 2011 года выпущена новая версия прикладного решения eDocLib: Актив Бизнес 2.5.3. В новой версии решения была выполнена оптимизация экранных форм и личного рабочего пространства на основе практики использования системы у наших заказчиков.

Набор базовых типов документов расширен Кадровым документом, специально оптимизированным для учета и согласования приказов, распоряжений и прочих документов по личному составу.

Существенно расширен блок функционала связанный с управлением взаимоотношениями с клиентами (CRM) и сервисного обслуживания клиентов.

Получил развитие модуль интеграции eDocLib: Актив Бизнес с MS Outlook и мобильными устройствами. Здесь основные доработки были направлены на повышение производительности и удобства работы с модулем. Обеспечена полная совместимость с MS Outlook 2010, включая встраивание команд в ленту меню.

Полный перечень изменений в верси 2.5.3 опубликован на сайте разработчика приладного решения:

• Новое в eDocLib: Актив Бизнес версии 2.5.3