Центр гигиены и эпидемиологии Курганской области внедрил ECM-систему

31 июля 2015 года компания "ЭОС" сообщила о начале внедрения в ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Курганской области» системы управления корпоративным контентом и взаимодействием с персоналом eDocLib: Актив Бизнес.

Задачи проекта

Документооборот, сопровождающий основную деятельность ФБУЗ, предусматривает оформление договоров на выполнение работ, протоколов испытаний и других документов.

Прием граждан в Центре гигиены и эпидемиологии Курганской области, 2014

Цели внедрения на первом этапе:

• автоматизация исполнения плана-графика лабораторных исследований,
• автоматизация работы с договорами и сопутствующими документами,
• формирование единой базы документов, сопровождающих основную деятельность учреждения.

Поставку программного обеспечения ведет компания «КС-Консалтинг», внедрение ECM-системы - ООО «БизнесТехнологии».

Ход проекта

На первом этапе проекта требовалось объединить все подразделения, участвующие в бизнес-процессах (в том числе лаборатории) в едином контуре документооборота. Заказчику необходима система с простым, интуитивно понятным интерфейсом, внедряемую в короткие сроки. Требовалось интегрировать систему со специализированными программными продуктами, действующими в организации.

Предложенная исполнителем проекта система eDocLib: Актив Бизнес удовлетворяла требованиям. Эта прикладная конфигурация разработана ООО «КС-Консалтинг» на ECM-платформе eDocLib компании ЭОС. Система позволяет автоматизировать исполнение поручений и заданий, работу с договорами, служебной перепиской, документальное сопровождение внутренней деятельности (служебные записки, заявки и пр.) и имеет ряд дополнительных возможностей.

В рамках этого этапа проекта автоматизирована работа с документами:

• договор (на выполнение работ по проведению лабораторных исследований). С помощью eDocLib: Актив Бизнес будет формироваться общая база договоров, которые легко можно будет найти по реквизитам.

• смета (содержит название работ, количество и их стоимость). Общая смета, составляемая в учреждении, включает работы, которые должны выполнить различные лаборатории. В дальнейшем смета дробится на несколько «поручений», и каждое поручение с помощью специализированной программы отправляется на исполнение в определенную лабораторию. Этот документ будет выгружаться в eDocLib из специализированной программы.

• протокол. Каждая лаборатория составляет протокол, в который заносятся результаты проверки. Протоколы через специализированную программу направляются в договорной отдел, который средствами этой программы формирует сводный протокол проверки, подписывает у главного врача и передает заказчику как итог выполнения работ. Этот документ будет также выгружаться в eDocLib из специальной программы.

• счет (выставляется заказчику на основании сметы, фиксирует факт оплаты с указанием даты и номера платежного поручения).

• план-график лабораторных исследований устанавливает определенный срок для каждой лаборатории, в течение которого она с назначенной периодичностью должна проводить соответствующие проверки. Настройки eDocLib выполнены таким образом, что договорной отдел фиксирует для конкретной лаборатории график, который может корректироваться. По факту проведения проверки лаборатория добавляет отчет. Также о проведении очередной проверки средствами системы eDocLib: Актив Бизнес лаборатории получают напоминания.

Заказчик приобрел базовый комплект системы eDocLib: Актив Бизнес (10 полнофункциональных рабочих мест), 5 рабочих мест дополнительно, а также 3 лицензии на приложение-информер «ДокАгент». Это приложение предназначено для оповещения пользователя eDocLib о событиях, происходящих в его личных папках: поступлении новых документов и изменениях в ранее просмотренных регистрационных карточках (появление новых заданий, отчетов и т.д.). Приобретенные рабочие места системы eDocLib: Актив Бизнес предназначены для сотрудников договорного отдела и специалистов лабораторий.

Итог проекта

На 31 июля 2015 года завершаются работы по настройке системы. Специалисты ООО «БизнесТехнологии» установили eDocLib: Актив Бизнес на сервер заказчика, настроили справочники, отредактировали реквизитный состав карточек документов, добавили учетные записи пользователей и настроили права доступа. В ближайшее время система будет запущена в тестовую эксплуатацию.

Результатом первого этапа проекта должно стать создание единого документационного портала, который будет аккумулировать все документы, сопровождающие деятельность ФБУЗ по проведению лабораторных исследований, с доступом к нему сотрудников договорного отдела и лабораторий. На следующем этапе планируется автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией и увеличить количество пользователей, имеющих доступ к eDocLib: Актив Бизнес.