ELMA Проекты+

ELMA Проекты+ - система управления проектами. Комплексное средство, предназначенное для планирования и контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.

Основные функции приложения помогают решать задачи:

• Управление сроками выполнения проекта;
• Организация единого информационного пространства по проекту;
• Коммуникации между участниками проекта;
• Управление бюджетом проекта;
• Информирование участников проекта о ходе его выполнения;
• Управление рисками проекта.

Календарное планирование проекта

Календарный план ELMA совместим с календарным планом MS Project.

Сформировать и опубликовать календарный проекта можно двумя способами:

• Вручную. Прямо в системе ELMA создать необходимые задачи, определить иерархию, последовательности, настроить связи между задачами, определить исполнителей и т.д.

• Импортировать из файла MS Project. Система постарается «угадать» по фамилиям исполнителей по каждой из задач для автоматического назначения этих задач.

В итоге получается план проекта. Его можно представить в виде диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта (2014)

Внешне календарный план похож на план из MS Project: такой же набор атрибутов задач, иерархия и т.п. Это не случайно – план ELMA и план MS Project являются совместимыми. Можно загрузить календарный план из MS Project, а затем в любой момент план проекта можно снова выгрузить в файл MS Project (например, для многостраничной печати).

Система позволяет корректировку плана и повторную его загрузку без потери статусов задач.

Организация единого информационного пространства

Менеджер проекта получает в лице приложения ELMA Проекты+ среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

На одной странице приложения отображается информация:

• Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус.
• Календарный план и задачи проекта. В списке наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее.
• Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку по проекту.
• Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенному на их основании финансовому результату.
• Документация. Содержит список документации по проекту: это могут быть всевозможные договоры, акты, технические задания и т.д. Общая база документов имеет разграничения прав доступа, чтобы только нужные участники проекта имели возможность просматривать их.
• Риски проекта. Потенциальные проблемы проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения. Важно постоянно держать в голове риски проекта, чтобы в случае их возникновения быть полностью готовым эффективно минимизировать и устранить последствия.

Вся информация, представленная на странице проекта, отображается в виде портлетов – небольших информационных окон – состав, порядок и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации по тому или иному вопросу (например, по бюджету), достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.

Коммуникации в проекте

Система предоставляет удобные механизмы для выстраивания коммуникаций между участниками проектов. При этом особое внимание уделяется вопросам оперативности информационного обмена в сочетании с высоким уровнем безопасности потенциально конфиденциальной информации.

Для эффективного выполнения задач проекта требуется организовать коммуникации между участниками. В системе ELMA действует механизм коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения по проекту и общаться в лентах сообщений. К сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Сообщения отображаются на специальном портлете в карточке проекта. Их можно комментировать. Вся деловая переписка по проекту сохраняется в одном месте.

Если у участника проекта есть тема для обсуждений – он просто бросает сообщение в ленту сообщений. Все нужные пользователи системы мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии также увидят все нужные пользователи. Это очень похоже на общение в Facebook – так же удобно, но только сообщения видят исключительно нужные сотрудники организации – от посторонних глаз переписка надежно скрыта

Контроль бюджета проекта

Приложение ELMA Проекты+ позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, формируются плановые цифры, и по фактическим документам идет учет фактических цифр.

Фактические значения дохода и расхода оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по маршруту. Таким образом, бюджет проекта представляет собой не безликие цифры – в любой момент можно просмотреть не только движение средств, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них. Предусмотрены различные варианты отображения бюджетной информации.

В проектах внедрения возможно внедрение процесса заявки на выделение средств в разрезе проектных статей и завязка этого процесса на бухгалтерию. Поступление средств в бюджет проекта также может выполняться в рамках бизнес-процесса. Таким образом, занесение информации в бюджет проекта системы ELMA выполняется автоматически. Для проектных компаний это позволяет ускорить расчеты с подрядчиками, контролировать их и тем самым ускорять общий ход проекта. Руководителю проекта это дает возможность в любой момент времени посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.

Ограничение доступа к коммерческой информации

Приложение ELMA Проекты+ позволяет разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к ресурсам получат только те участники, которые должны его иметь для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

В рамках выполнения проектов, его участники могут работать с колоссальными объемами самой различной информации. Эта информация может составлять коммерческую или иную тайну; при сумбурной организации проектных работ может иметь место утечка информации, ее нежелательное разглашение.

Система предусматривает гибкие настройки доступа, предоставляя пользователям все необходимое для исполнения своих обязанностей и ограничивая в доступе ко всей излишней во всех смыслах информации.

Управление рисками

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта – он всегда находится на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

Риски проектов

Приложение ELMA Проекты+ имеет удобный инструмент управления рисками проекта.

Риски проектов могут быть разрешены, когда в приложении ELMA Проекты+ им будут сопоставлены некоторые действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие эффект влияния риска на результаты проекта.

2015: ELMA Проекты+ 3.8

22 ноября 2015 года компания ELMA заявила о выходе приложения ELMA Проекты+ в составе версии 3.8 ПО ELMA.

Скриншот окна ПО (2015)

В рамках версии ELMA 3.8 приложение Проекты+ получило ряд существенных изменений. Самому глобальному изменению подверглись бюджеты проектов:

• полностью переработана модель бюджета проектов. Бюджет стал самостоятельным рабочим инструментом с удобным интерфейсом. Вся работа с бюджетом стала полностью прозрачна.
• каждый бюджет может иметь иерархию статей, максимально приближенную к реалиям проектной деятельности компании. Структура бюджетов стала более применимой для крупных организаций.
• иерархия статей позволяет отследить каждое значение поступления/расхода – можно увидеть дату добавления значения, плановое/фактическое значения, отклонение и др.

Полное понимание ситуации в проекте дает график – диаграмма бюджета, она помогает увидеть полную картину бюджета проекта по периодам, оценить возможные риски, могущие возникать в проекте (например, по причине дефицита бюджета).

Диаграмма бюджета полностью интерактивна: если навести курсор "мыши" на одну из точек на диаграмме, появится окно с информацией о плановых/фактических значениях дохода и/или расхода за выбранную дату. При необходимости любую линию на графике можно скрыть или сделать сортировку записей.

Читать такую диаграмму очень просто: горизонтально на графике отложено время, вертикально – бюджет (наверху графика поступления, внизу – расходы). График одновременно отображает плановые значения и фактические. Автоматически считается сальдо.

Реальность, представленная в виде фактических доходов и трат, вносит свои коррективы в график. Таким образом, на простой и понятной диаграмме всегда можно понять - какие деньги и когда будут потрачены из бюджета, какие деньги ожидаются и когда, и главное - понять разницу между доходами и расходами в каждый конкретный временной промежуток.

Еще одна возможность – построение отчета по бюджету за определенный период времени. В нем одновременно могут быть отображены плановые и фактические значения, а также доступна возможность их раздельного отображения.

Бюджет проекта может экспортироваться в файл Excel. Это позволяет работать с бюджетом в системе и за ее пределами.

Как и в случае календарного плана проекта, план бюджета также может быть утвержден. Это позволяет контролировать не только фактические значения доходов/расходов, но установить жесткий план, при которым каждый исполнитель будет нести ответственность за суммы и сроки.

Кроме бюджетов проектов, изменению подверглась стартовая страница раздела Проекты

• теперь на ней можно закрепить любой проект, по которому в настоящее время ведется работа. Это означает, что при переходе в данный раздел будет автоматически отображена страница выбранного проекта. Это удобно в случае пользователей, у которых не так много проектов – при правильно выстроенном проектном управлении таких в компании окажется абсолютное большинство.
• в системе появился портлет "Все задачи по проекту", где отображаются все задачи проекта, к которым конкретный пользователь имеет право доступа.
• история перемещений пользователя в проекте - система запоминает проекты, страницы которых пользователь недавно посещал.

В этой версии системы можно настроить более жесткий контроль трудозатрат – созданы механизмы настройки, позволяющие установить жесткие лимиты отчетности: можно ограничить срок подачи трудозатрат задним числом. Ранее пользователь, подавший трудозатраты, мог сделать это в любой день за любую дату. Теперь можно ограничить сроки, разрешив пользователю подать трудозатраты только за активную неделю.

Еще одна настройка поможет ограничить подневный объем трудозатрат, т.е., например, за один день пользователь не может подать более 10 часов трудозатрат. Комбинация подобных ограничений поможет дисциплинировать сотрудников, сделать механизмы отчетности прозрачнее. В частности, информация о бюджете трудозатрат, отображаемая в карточке проекта, приобретет большую точность – данные об оставшихся в бюджете часах близки к действительности и не возникнет ситуация, когда через час трое сотрудников внесут не поданные ранее сведения о трудозатратах за последний месяц.

Выполнено множество мелких доработок в функционале календарного планирования:

• настройка колонок левой части диаграммы Ганта стала удобнее
• добавлен режим отображения календарного плана – помимо диаграммы Ганта доступен режим Mindmap.

2016: ELMA Проекты+ 3.9

В Данной версии приложения ELMA Проекты+ реализована возможность быстрого редактирования плана проекта в режиме Mindmap. Благодаря чему, на форме редактирования плана проекта появилась вкладка ИСР (иерархическая структура работ). Теперь для каждой задачи можно быстро добавить подзадачи, выделить задачу цветом, удалить её и осуществить другие действия.