IBA Group: Система электронного документооборота на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet)

По состоянию на июль 2022 года продукт более не доступен для приобретения.

2013: Описание возможностей системы

Назначение системы

Система предназначена для эффективного управления процессами обработки документов, автоматизации основных процедур работы с ними, повышения эффективности функционирования подразделений организации за счет снижения времени, затрачиваемого на процессы сбора, обработки и получения информации.

Система позволяет решать следующие задачи:

• Повысить информационную открытость и прозрачность функционирования бизнес-процессов организации
• Сократить затраты на делопроизводственные процессы, в том числе за счет сокращения бумажной доли документооборота, исключения дублирования ввода информации и повышения ее достоверности и актуальности, улучшения возможностей по оперативному поиску документов и связанных с ними управленческих и бизнес-процессов
• Повысить контроль исполнения документов и поручений, исполнительской дисциплин.

Описание системы

Система обеспечивает поддержку жизненного цикла, в том числе изменение состояния реквизитов в процессе прохождения по маршруту, следующих типов объектов:

• Входящие документы
• Исходящие документы
• Нормативные документы
• Распорядительные документы
• Справочно-информационные документы
• Поручения.

Система поддерживает следующие возможности при работе с регистрационными карточками (далее − РК) документов и поручений:

• Создание РК документа/поручения на основе уже существующей в Системе РК
• Контроль заполнения обязательных реквизитов в РК
• Контроль правильности данных, вводимых в поля РК
• Вставка в текст документа значений из реквизитов РК − при формировании документов по шаблону
• Прикрепление к РК файла любого формата, зарегистрированного в операционной системе
• Добавление пользовательских комментариев к документу/поручению
• Автоматическое формирование листов согласования, утверждения
• Возможность сохранения ссылок на связанные документы и их удаление
• Возможность использования шаблонов при создании документов.

В системе реализован модуль управления поручениями, который обеспечивает:

• Создание поручений как на основе документов, так и без привязки к ним
• Создание поручений самому себе
• Возможность прикрепления файлов к РК поручения при его создании
• Механизм контроля хода и результатов исполнения поручения
• Возможность декомпозиции поручения на более мелкие
• Возможность участия в процессе исполнения и контроля поручений сразу нескольких лиц в одной роли
• Возможность просмотра поручений с их статусами и принадлежностью к категориям
• Возможность просматривать статистику выполнения поручений в различных разрезах: по документам, по подразделениям, сотрудникам.

Документы и поручения в Системе доступны пользователю как в общих каталогах, так и в личном «Рабочем кабинете».

Система обеспечивает:

• Поиск документа/поручения по реквизитам объекта
• Контекстный поиск по вложенным файлам, полнотекстовый поиск
• Разные варианты поиска, в том числе поиск по части слова, по группе слов с использованием «И», «ИЛИ».

В Системе также реализована возможность фильтрации и сортировки объектов по любому полю в каталогах.

Система обеспечивает процесс уведомления пользователей с использованием электронной почты и визуальных средств Системы о событиях:

• По документам в соответствии с этапами их жизненного цикла
• По поручениям, назначенным пользователю
• В маршрутных схемах (процессах).

В Системе ведется учет и протоколирование действий пользователей. Права пользователей на доступ к информации и функциям Системы разграничиваются с помощью встроенных механизмов.

Ведение отчетов в Системе включает ряд готовых отчетных форм по статистике документооборота и по контролю исполнения документов.

В рамках модуля замещения в Системе реализована возможность ведения календарей отсутствия с автоматическим делегированием задач (определенному списку заместителей). При этом поддерживается возможность указания типа документа, задачи по которому делегированы заместителю.

Система поддерживает ведение ролевых структур (справочник ролей сотрудников), возможность назначения заместителей для выполнения роли в бизнес-процессе.

Система электронного документооборота на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) позволяет:

• Включить в процесс электронного документооборота не только пользователей, объединенных в локальную вычислительную сеть, но и территориально-удаленных
• Обеспечить построение многоуровневых территориально-распределенных систем электронного документооборота, предоставляя средства для организации обмена документами и синхронизации справочников между локальными системами организаций (подразделений), входящих в одну организацию
• Автоматизировать не только «организационно-распорядительный» документооборот организаций, но и оборот документов, относящихся к иным информационным областям (юридическая, научно-техническая, статистическая и другая информация)
• Осуществлять коллективную работу над документами, при этом работа с документом может вестись сотрудниками как параллельно, так и последовательно. Гарантированность актуализации информации достигается созданием и сохранением версий документа, т.е. всегда можно увидеть документ как в последней редакции, так и (при необходимости) историю обработки и изменения документа.

Подсистема управления бизнес-процессами обеспечивает поддержку графического редактора маршрутных схем бизнес-процессов, визуализацию прохождения процессов по маршруту. В Системе обеспечивается поддержка версионности маршрутных схем бизнес-процессов, в том числе реализована возможность определения условий прохождения по маршруту, обеспечивающему ветвление процесса. Система предоставляет возможность вызова функций стороннего ПО при прохождении документа по маршруту. При работе с данными в Системе обеспечена возможность хранения в централизованном иерархическом хранилище документов различных форматов. Количество хранимых файлов (версий файлов) и их объем не ограничен.