Ittilan KnowDocs

Ittilan KnowDocs 2.0

Система электронного документооборота «Ittilan KnowDocs 2.0» создана на базе Microsoft SharePoint Server 2010, Nintex Workflow 2010 и собственных разработок компании Иттилан. Использованные технологии позволили сделать данную систему гибким и масштабируемым решением, а также объединили простоту работы в привычных офисных приложениях и веб-браузере с гибкостью и функциональностью платформы.

Продукт сочетает в себе максимум доступного функционала для пользователей и легкость поддержки и развития системы со стороны администраторов.

Среди многочисленных возможностей системы можно выделить ключевые:

• Система полностью базируется на объектной модели платформы, что позволяет встроить «Ittilan KnowDocs 2.0» в контур решений на базе SharePoint максимально естественным образом, а так же делает систему отчуждаемой и не имеющей привязки к вендору СЭД.
• Визуальный редактор для создания маршрутов движения документов без программирования. Это означает, что все рабочие процессы, маршруты прохождения документов создаются бизнес-аналитиком за считанные часы, а не программируются неделями, как в рамках базовой платформы. Более того, любое изменение регламента согласования вносится также силами аналитика без привлечения ИТ-специалиста. Визуальный редактор рабочих процессов позволяет в режиме drag-and-drop оперировать более чем 90 готовыми элементами.
• Конструктор форм с веб-интерфейсом. Позволяет создавать карточки документов и формы заявок и управлять расположением полей в них, а также правами доступа к определенным полям в карточках по группам и ролям пользователей.
• Привязка маршрута и прав доступа к ролям. Движение документов в системе осуществляется по оргструктуре компании с учетом привязки к должностям и ролям, а не к конкретному сотруднику. Помимо этого поддерживается гибкий механизм заместителей и помощников.
• Доступна аналитика и отчетность по времени прохождения этапов процессов. Поддерживается возможность просмотра статуса прохождения процесса по конкретному документу, а так же сводная статистика исполнения процессов. Данная возможность полезна для определения узких мест бизнес-процессов, а также оценки КПЭ департаментов и специалистов, вовлеченных в процессы согласования (например, юридической службы, бухгалтерии).
• Интеграция с внешними системами. Благодаря коннекторам к ERP, CRM и HR системам, Ittilan KnowDocs 2.0 легко интегрируется с текущей инфраструктурой компании и полноценно использует доступные справочники и данные.
• Личный кабинет. Работа каждого сотрудника ведется в «личном кабинете» на портале, который динамически и индивидуально формируется системой в зависимости от роли сотрудника. В нем агрегируются все задачи по согласованию, исполнению, контролю документов и заявок. Кроме того, в личном кабинете руководителей может быть настроен вывод отчетов, как в рамках процессов документооборота, так и отчетов по данным внешних систем (например, система управленческой отчетности), что может стать удобным инструментом поддержки принятия решений.
• Безопасность. Система позволяет осуществлять полный аудит действий пользователя при работе с системой, что является одним из ключевых условий для контроля процессов автоматизированного документооборота компании.

Система является модульной, и по желанию заказчика может быть внедрен любой контур СЭД из готовых модулей:

• Канцелярия (входящие, исходящие);
• Делопроизводство (канцелярия, служебные записки, протоколы, ОРД);
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Управление договорами;
• Электронный архив;
• Внутрикорпоративные заявки;
• Нормативная документация (СМК).

Для любителей модных высокотехнологичных инструментов в «Ittilan KnowDocs 2.0» заложены некоторые «фишки», выходящие за рамки стандартного функционала. Например:

• Сканирование документа в карточку "в один клик";
• Экстранет-часть для взаимодействия с внешними контрагентами;
• Поддержка интеллектуального поиска на основе технологии FAST;
• Режим "красного карандаша";
• Согласование по SMS (Lazy Approval);
• iPad-клиент;
• Поддержка ЭЦП и штрих-кодирования.

Удобство системы также заключается в том, что «коробочный» функционал покрывает потребности и небольших развивающихся компаний, и крупных холдинговых структур. При этом система, обеспечивая быстрое внедрение за счет готового функционала, не является закрытой, и может быть быстро настроена под процессы каждого конкретного Заказчика.