M-Files СЭД

M-Files - это мощная и, в тоже время, простая в использовании система электронного документооборота и управления корпоративной информацией, решающая проблемы хранения, поиска и просмотра документов. В отличие от большинства систем электронного документооборота, M-Files не требует изменений бизнес-процессов компании. Пользователям не придется менять привычный для них режим работы, так как интерфейс M-Files полностью интегрирован с Windows Explorer и поддерживает все приложения Microsoft Windows.

Основные характеристики системы электронного документооборота M-Files

1. Интерфейс

• Полная интеграция с Windows Explorer
• Хранилище документов доступно через виртуальный диск
• Использование технологии drag and drop для сохранения документов, сообщений электронной почты и других файлов

2. Контроль над документами

• Операции изъятия и возврата документа предотвращают проблемы одновременного редактирования данных
• Автоматическое сохранение предыдущих версий документа
• Протоколирование изменений документа (кем и когда изменен, комментарии)
• Возможность автоматического присвоения имени и номера документа

3. Поиск требуемых документов

• M-Files даёт возможность найти нужный документ просто введя ключевое слово в окне поиска. Поиск осуществляется как по реквизитам, так и по содержанию документа
• Динамическое отображение документов в зависимости от выбранной группировки
• Доступность одного и того же документа в различных папках (напр. в папках клиента и проекта) без необходимости создания копий

4. Удаленная работа с документами

• Быстрое удаленное подключение
• Возможность просматривать, создавать, редактировать, и хранить документы в режиме offline с последующей автоматической синхронизацией
• Возможность работы через Web браузер, включая пользователей Mac и Linux
• Доступ к M-Files с мобильных устройств на базе Android, iOS, Windows Phone
• Репликация увеличивает скорость работы с документами на удаленных компьютерах

5. Безопасность данных

• Контроль «видимости» данных; возможность скрывать определенные документы, сохраняя при этом единое место хранения документов
• Гибкая настройка доступа к документу снижает риск появления человеческих ошибок
• Совместимость с Microsoft Active Directory
• Автоматическое резервное копирование данных в соответствии с определенным графиком

6. Автоматизация совместной работы с документами

• Уведомления по E-mail о создании и изменении документа
• Распределение задач по работе с документом между пользователями
• Возможность настройки процессов согласования документов и любых других бизнес-процессов
• Возможность совместного редактирования документов при помощи Microsoft SkyDrive

7. Настройка хранилищ и свойств документов

• В M-Files возможно настроить свойства документов для их группировки и поиска, в том числе с использованием списков значений и полей-фильтров
• Возможность работы со связанными документами, использование шаблонов при создании документов
• Управление данными о клиентах, проектах или любыми другими данными в зависимости от настроек системы

8. Установка и настройка

• Мастер установки дает возможность пользователю самостоятельно установить систему M-Files
• Загрузка существующих файлов в M-Files при помощи технологии drag and drop
• Работа с M-Files не требует специальных технических знаний

9. Интеграция с другими приложениями

• Интеграция с любыми внешними системами (CRM, ERP, 1С и др.)
• Импорт файлов в систему со сканеров и многофункциональных устройств
• Импорт e-mail сообщений с mail сервера
• Возможность использования интерфейса разработчика M-Files API

10. Совместимость

• M-Files поддерживает все файловые форматы, такие как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, PDF, CAD, рисунки, сканированные бумажные документы, электронные письма и вложения и др.
• M-Files использует стандартные команды для работы с файлами такие как: Открыть, Сохранить, Сохранить как, и др.
• M-Files интегрируется с приложениями Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, AutoCAD.

Существуют отраслевые решения на основе системы электронного документооборота M-Files для:

• Аудиторских, юридических и консалтинговых компаний
• Банков, страховых компаний и других финансовых учреждений
• Архитектурных, инженерных и строительных компаний
• Производственных и торговых компаний
• Медицинских учреждений и больниц
• Фармацевтических компаний
• Компаний в сфере недвижимости

Решение по управлению качеством M-Files QMS

M-Files QMS - простое и практичное решение для управления качеством, которое помогает производственным и другим компаниям выполнять требования к документации, связанные с:

• Применением стандартов качества, таких как ISO 9001;
• Маркировкой СЕ;
• Стандартами FDA 21 CFR Part 11 и EU GMP Annex 11;
• Аудитами по всем вышеперечисленным пунктам.

M-Files QMS идеально подходит для компаний, работающих в таких отраслях, как:

• Фармацевтика и клинические исследования;
• Производство медицинского оборудования;
• Биотехнологии;
• Химическая и нефтехимическая промышленность;
• Производство напитков и продуктов питания;
• Транспорт, в том числе авиационный, автомобильный и др.
• Добыча полезных ископаемых;
• Организации любой отрасли, сертифицированные по стандартам ISO 9001.

Решение M-Files QMS включает в себя полный набор модулей для поддержки процедур управления качеством, таких как:

• Документооборот: организация и управление всеми, связанными с качеством, документами (СПД, ТУ, регламенты и др.), с сохранением всех версий документов, обеспечением безопасности, обязательными процессами согласования и публикации документов;
• Контроль качества: управление аудитами и инспекциями качества, эффективная обработка и документирование отклонений и корректирующих действий;
• Автоматизация задач: автоматизация и документирование повторяющихся задач и процессов, автоматические напоминания пользователям;
• Персонал: назначение прав доступа пользователей на основе ролей, документирование опыта и квалификации сотрудников и подрядчиков;
• Обучение: планирование курсов обучения и повышения квалификации, учет участников и результатов обучения;
• Справочники и реестры: создание и управление справочникам конкретной компании, в том числе основных средств, ТМЦ, программного обеспечения и др.

Решение M-Files QMS предлагает ряд инструментов для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов:

• Электронная цифровая подпись: когда документы должны быть утверждены, M-Files QMS поддерживает три варианта подписи: встроенная цифровая подпись, использование внешней цифровой подписи и рукописная подпись;
• Преобразование в PDF, вставка водяных знаков и защита контента при помощи сертификата;
• Рабочий календарь для планирования задач, автоматические напоминания о сроках выполнения;
• Инструментарий для проверки соответствия стандартам.

Решение по управлению основными фондами предприятия M-Files EAM

Решение M-Files EAM помогает Вам собрать все технические данные об оборудовании и поставщиках в централизованном хранилище и платформе для совместной работы. При помощи данной системы можно решать весь комплекс задач, связанных с управлением техническим обслуживанием и ремонтом оборудования и других основных средств, а также с управлением основными данными.

Успешная техническая поддержка оборудования основывается на предварительно заданных процессах и планах, где большинство работ по техническому обслуживанию выполняется в упреждающем режиме. Это повышает уровень безопасности на предприятиях и обеспечивает повышение производительности за счет большего доступного времени оборудования. К сожалению, только небольшая часть предприятий способны достичь этой цели, потому что большинство служб технического обслуживания не имеют доступ к необходимой нормативно-справочной информации. Важные данные, связанные с различными производственными площадками и специальным оборудованием часто отсутствуют или неточны. Кроме того, другие важные документы, такие как спецификации материалов и чертежи, часто не связаны с техническими данными и не всегда доступны. Сбор технических данных в рамках организации, как правило является серьезной проблемой и часто становится практически невозможным без помощи специальных средств, особенно когда в техобслуживании задействованы сторонние подрядчики.

Решение M-Files EAM позволяет собрать все необходимые технические данные как внутри организации, так и от партнеров, используя простые формы, которые можно заполнять без предварительной подготовки. Решение включает следующие основные функциональные модули:

• Документы – структурированное хранение всех документов, связанных с оборудованием и основными средствами, техобслуживанием и ремонтами
• Объекты и оборудование - ведение справочника основных средств (объектов недвижимости, производственных площадок и оборудования)
• Поставщики - ведение справочника поставщиков и подрядчиков
• Персонал - ведение справочника сотрудников компании
• Техобслуживание и ремонт - ведение графиков планово-предупредительных и ремонтных работ, создание и отслеживание выполнения заказ нарядов
• Проекты – управление проектами по выводу/вводу в эксплуатацию и ремонту оборудования и основных средств
• Склад – учет материально-технических ресурсов

Сотрудники и подрядчики имеют доступ к системе через знакомый и эффективный Windows-клиент, который поддерживает кэширование и автономный доступ для повышения производительности и надежности, даже в условиях низкой пропускной способности или при отсутствии локальной сети или подключения к Интернету, например, при удаленной работе или во время проблем с сетью или сбоев системы.

Пользователи получают такой же доступ к системе M-Files EAM, как к своим папкам `Мои документы` или `Мой компьютер`, но быстрее и безопаснее. Также система может быть доступна через стандартные веб-браузеры и на мобильных устройствах, таких как смартфоны и планшеты с поддержкой самых популярных платформ, в том числе IOS, Android и Windows Phone.

Использование M-Files EAM для управления основными данными, техническим обслуживанием и ремонтами улучшает качество информации, облегчает процесс принятия решения и способствует повышению эффективности процессов техобслуживания и ремонта. Основные преимущества применения M-Files EAM включают:

• Более эффективное использование существующих систем
• Больше удобства для пользователей
• Улучшение качества основных данных
• Быстрый доступ к данным
• Более эффективное управление работами по техобслуживанию и ремонту

Большинство специализированных EAM-систем и EAM-модулей ERP-систем не предоставляют достаточного функционала для управления документами. Можно легко подключить решение M-Files EAM к подобным системам, а затем легко связывать ключевые документы по техническому обслуживанию с оборудованием, которое учитывается в таких EAM-системах как IBM Maximo или SAP PM. Результатом является то, что пользователи могут перейти непосредственно к нужным им документам из пользовательского интерфейса существующей EAM-системы, без необходимости изучать новую систему.

Решение M-Files EAM доступно как для локального развертывания на основе технологий Windows Server и Microsoft SQL Server, так и на надежных масштабируемых облачных сервисах, работающих на Windows Azure.

История развития

2020: Участие в выставке на конференции TAdviser СЭД и ECM Day

18 марта 2020 года компания M-Files примет участие в выставке на конференции СЭД и ECM Day 2020 от экспертного центра TAdviser и представит участникам конференции одноименную платформу M-Files для управления корпоративной информацией и документами.

На нашем стенде участники конференции смогут познакомиться с внешним видом системы M-Files, ее возможностями, сценариями использования, задать вопросы и получить консультацию специалистов по конкретным задачам бизнеса.

Решения M-Files значительно улучшают работу компаний, помогая сотрудникам эффективнее использовать информацию. В отличие от традиционных систем управления документами (DMS, СЭД) система управления корпоративным контентом M-Files объединяет ИТ-системы, данные и информацию без миграции и перестройки действующих систем и процессов и предоставляет быстрый доступ к нужным данным и информации из любой бизнес-системы и с любого устройства.

На стенде мы расскажем вам:

• как организовать корпоративный поиск с помощью системы M-Files,
• как реализовать интеллектуальное управление информацией в компании без переноса данных,
• какие возможности искусственного интеллекта облегчают работу с документами,
• какие готовые решения существуют на платформе M-Files,
• какие процессы можно автоматизировать с помощью системы M-Files,
• как система M-Files помогает наладить внутреннее и внешнее согласование документов.

Представители компаний смогут обсудить любые другие вопросы по электронному документообороту и управлению информацией со специалистами M-Files.

Для участия в конференции нужна регистрация на сайте организатора.

Ждем вас на стенде M-Files!

2017

Выпуск M-Files 2018 с ИИ

В декабре 2017 года компания M-Files Corporation, поставщик решений по интеллектуальному управлению информацией, объявила о выходе версии M-Files 2018. Данная версия системы представляет обновленный подход к управлению информацией, в котором используются возможности искусственного интеллекта для уменьшения разрозненности информации и упрощения опыта пользователей без перестройки действующих в компании систем и процессов.

Версия M-Files 2018 предлагает пользователям простой и унифицированный интерфейс для "умного" поиска, доступа к информации, управления данными и информацией, которая может храниться в любой системе. При этом такая схема не мешает существующим процессам и их участникам. Это избавляет бизнес от сложных и дорогих проектов по миграции данных, отметили в компании.

Платформа M-Files 2018 представляет подход «интеллектуальное управление информацией», который подтолкнул аналитиков, отраслевых экспертов и организации разного типа полностью пересмотреть традиционные определения и подходы к управлению информацией, — рассказал Миика Мякитало, генеральный директор корпорации M-Files. — С выходом M-Files 2018 мы развенчиваем миф о том, «что весь контент должен храниться в одной системе». Мы так считали всегда: совершенно не важно, где хранится информация; важно, что она содержит и с чем связана. Именно контекстные связи делают ее релевантной.

Архитектура

Уровень интеллектуальных метаданных, или IML (Intelligent Metadata Layer) — это инновационное изменение в архитектуре M-Files, которое поддерживает приложения-коннекторы к внешним системам. Как только внешний коннектор установлен, информация из этой системы становится доступной напрямую: через мобильное приложение M-Files, настольный клиент M-Files и веб-доступ, пояснили разработчики.

Пользователи работают с информацией без перемещения данных и не мешают другим пользователям. Информацию, которая хранится во внешних системах, можно дополнить метаданными. С их помощью M-Files устанавливает связи между объектами информации и формирует контекст по существующим бизнес-системам. Например, документы в сетевой папке или в SharePoint можно классифицировать по типу («договор» или «коммерческое предложение») и связать с другими важными бизнес-объектами: профилем клиента в CRM-системе или проектом в ERP-системе.

По информации M-Files, такой подход предлагает совершенно иное динамичное контекстуальное представление информации, при этом данные, документы и файлы остаются в привычном месте хранения и доступны пользователям, у которых не установлена программа M-Files. Платформа M-Files 2018 предлагает открытую архитектуру для разработки коннекторов к любой внешней системе. Партнеры и клиенты M-Files могут самостоятельно развивать дополнительные коннекторы.

Искусственный интеллект

Платформа M-Files 2018 использует технологии искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователям автоматически анализировать, классифицировать, отмечать документы и другую информацию. Технологии ИИ позволяют установить связи с объектами в других системах, например, связать документ с клиентом, проектом или кейсом, которым управляют в CRM-, ERP- или HR-системе. Такие связи вместе с другими метаданными устанавливают контекст, который меняется в зависимости от роли пользователя, рабочего шага в процессе и индивидуальных настроек. Это позволяет персонализировать работу пользователей с информацией, при этом организация не теряет контроль над безопасностью и разграничением доступа.

Искусственный интеллект в M-Files 2018 позволяет автоматически классифицировать контент и предлагает метаданные для документов и другой неструктурированной информации, используя текстовую аналитику, обработку естественного языка, понимание естественного языка и аналитику изображений. Платформа M-Files 2018 включает технологии ИИ собственной разработки, которые представлены к получению патента, а также открытую архитектуру для сервисов ИИ, предоставленных третьими сторонами: Microsoft, Google, ABBYY и другими, указали в компании.

M-Files использовала технологии ABBYY

20 июня 2017 года компания ABBYY сообщила о партнёрстве с корпорацией M-Files.

M-Files интегрирует технологию ABBYY в свою интеллектуальную информационную платформу, упрощая и улучшая способы организации и классификации информации. В сотрудничестве с ABBYY создана интеллектуальная и структурированная информационная среда, в которой контент связан с другими системами и бизнес-процессами внутри организации. Пользователи получат полную информацию обо всём, что происходит в компании: о структурированных данных, о неструктурированном контенте в бизнес-системах.

Для этого компания-заказчик внедрила технологию анализа и понимания контекста текстов на естественном языке от ABBYY. Технология выполняет полный семантико-синтаксический анализ текста, создаёт его универсальное представление, извлекает сущности, события и связи между ними.

Технологии искусственного интеллекта ABBYY позволяют на качественном уровне анализировать данные и автоматизировать процессы управления информацией и связанными с ней бизнес-процессами. Фактически технологии ABBYY для M-Files можно сравнить с топливом для реактивных двигателей: они помогают усовершенствовать процесс автоматической категоризации файлов с метаданными, что избавляет пользователей от дополнительных задач и ускоряет поиск информации по всей организации. Мика Джавайнен, вице-президент по управлению продуктами M-Files

Мир быстро меняется, поэтому бизнесу критично, чтобы необходимая информация попала к правильному человеку вовремя. Но большинство данных в организациях не структурированы, что затрудняет их использование для обработки и автоматизации процессов. Наше партнёрство с M-Files поможет организациям автоматически классифицировать и с лёгкостью использовать весь объём входящей и генерируемой в компании неструктурированной полезной информации, понимать её контекст и актуальность. Свен Дидрих, директор бизнес-подразделения по лицензированию технологий компании ABBYY в Западной Европе

2016: СЭД/ECM-система M-Files обзавелась цифровой подписью DocuSign

FTS Russia объявила об интеграции системы управления информацией и электронным документооборотом M-Files с цифровой подписью DocuSign. Такой подход упрощает и делает безопасным утверждение документов внутри компании и обмен копиями между контрагентами.

Цифровая подпись DocuSign помогает компаниям подписать документы, не распечатывая их. Если говорить о копиях документов и других бумагах, не требующих сертификата электронной подписи, то факсимиле DocuSign подойдет для ежедневного утверждения документов и внутрифирменной переписки.

Интеграция M-Files с DocuSign помогает быстрее собрать нужные цифровые подписи по договору, соглашению или заявке на закупку. Сотрудники подписывают документы, не выходя из системы M-Files, добавив дополнительный шаг в автоматизированный рабочий процесс. При этом каждый подписант получает по электронной почте уведомление о необходимости проверить и подписать документ. Когда уполномоченные пользователи поставили подпись, финальный документ отправляется в хранилище M-Files, откуда его можно брать в работу, изменять, отправлять и т. д. Цифровую подпись DocuSign можно использовать и в тех случаях, когда у подписантов нет доступа к M-Files.

2015: Вышла версия СЭД M-Files 2015

13 апреля 2015 года стало известно о выходе 1 апреля 2015 года версии системы управления корпоративной информацией M-Files 2015^[1].

Продукт содержит изменения:

• новое графическое представление бизнес-процессов;
• улучшен функционал резервного копирования, восстановления и внедрения в гибридном облаке,
• расширены возможности совместной работы над документами из мобильных приложений.

Система управления корпоративной информацией M-Files включает в себя возможность создавать графические представления бизнес-процессов для оптимизации их эффективности. Новый графический редактор бизнес-процессов в M-Files 2015 помогает создавать и отображать бизнес-процессы в виде графических диаграмм, обеспечивая наглядное представление и более простое управление сложными процессами. Кроме этого, для компаний регулируемых отраслей или соблюдающих требования по качеству предусмотрено экспортирование диаграмм из системы в файл для представления свидетельств о выполнении необходимых требований.

Улучшен функционал репликации данных, что обеспечивает непрерывность бизнеса и позволяет развернуть систему в гибридном облаке. Возможности репликации данных в действующей версии M-Files позволяют компаниям, работающим в облачной или локальной версии, задействовать дополнительное облачное хранилище (на платформе Microsoft Azure) для хранения и управления выбранными файлами в облаке, чтобы обеспечить постоянную безопасность, защиту и доступность информации.

В числе функций и возможностей версии M-Files 2015:

• Расширены возможности управления информацией через мобильное приложение. Обновленные мобильные приложения M-Files позволяют удаленным работникам просто создавать, редактировать, обрабатывать информацию и делиться документами вне офиса. Улучшения мобильного приложения M-Files включают в себя:
  • возможность создавать новые типы объектов (напр. документ, клиент, проект),
  • редактировать файлы,
  • делиться файлами с другими
  • работать с информацией без доступа к сети.

Мобильные приложения M-Files можно бесплатно скачать для популярных устройств на платформе iOS, Android и Windows Phone.

• Ускорена оперативная работа системы для крупных проектов внедрения. Структура базы данных в M-Files 2015 оптимизирована для увеличения скорости работы и масштабируемости. Реализованы параллельные операции базы данных, которые совершаются до 5-10 раз быстрее, что улучшает поддержку крупных проектов внедрения с миллионами документов и тысячами пользователей.

• Улучшен веб-доступ M-Files. M-Files 2015 включает в себя улучшения веб-доступа, среди которых более полная совместимость с Mac OS X, переработанная карточка метаданных с новым интерфейсом, позволяющим проще и более интуитивно редактировать метаданные, быстрее сохранять документы и другие данные. Кроме того, новая функция предварительного просмотра файлов в веб-клиенте M-Files позволяет пользователям просматривать документы, не загружая их на локальный жесткий диск.

• Оптимизирована работа модуля оптического распознавания текста (OCR). Представлены несколько обновлений модуля OCR. Модуль OCR работает на платформе I.R.I.S. iDRS v15 OCR.

• Улучшены характеристики безопасности. Система предоставляет больше различных возможностей для шифрования данных в процессе их передачи и в режиме хранения. Поддержка многофакторной аутентификации и общих ключей шифрования позволяет компаниям организовать безопасное удаленное соединение к локальным или облачным серверам.

В M-Files 2015 расширены функции обмена социальной информацией, улучшена интеграция с Microsoft Outlook, для разработчиков имеется среда для настройки и расширения возможностей пользовательского интерфейса и M-Files API для написания интерфейсов.

M-Files за минуту. Представление продукта, 2015

Примечания