ИСКО Ареопад
Информационная система коллегиальных органов

Основная статья: ИТ-продукты и онлайн-сервисы для удаленной работы

ИСКО «Ареопад» помогает участникам коллегиальных органов крупных распределенных организаций принимать быстрые и, вместе с тем, взвешенные решения в удаленном режиме и контролировать ход их исполнения. ИСКО «Ареопад» нацелен на повышение эффективности работы коллегиальных органов в части организации заседания в электронном виде с возможностью удаленного участия из любой точки мира.

2024: Коробочная версия с возможностью развертывания в течение 2 недель

Система автоматизации совещаний «Ареопад» доступна в обновленной коробочной версии. Об этом представители компании Digital Design сообщили 14 августа 2024 года.

По словам разработчиков, «Ареопад» — это комплексное решение для автоматизации всех этапов проведения заседаний и совещаний в очном и заочном форматах. Поставляется на условиях бессрочной серверной лицензии, позволяет организациям-пользователям подключать любое количество юридических лиц, зарегистрировано в реестре отечественного ПО. Теперь решение может быть развернуто в инфраструктуре заказчика в течение 2 недель.

С коробочной версией «Ареопада» компаниям доступна востребованная функциональность для перевода совещаний в единую информационную среду. Корпоративные секретари и административные сотрудники могут планировать заседания, оформлять и согласовывать повестки, включая вопросы и материалы, проводить голосование в системе и формировать протоколы по шаблону. Члены советов директоров, правлений, комитетов и комиссий получают возможность, работая на своих смартфонах и планшетах, применять электронную подпись, просматривать документы и добавлять к ним заметки, оставлять особое мнение во время голосования, рассказали в Digital Design.

«Мы внедряем системы автоматизации в компаниях с разными требованиями к функциональному наполнению и доработкам. Коробочная версия «Ареопада» предназначена для организаций, которые ожидают в минимальные сроки получить уже настроенные бизнес-процессы и начать применять лучшие практики проведения заседаний и совещаний в электронном виде», — прокомментировал Евгений Сазанов, руководитель продукта «Ареопад» компании «Диджитал Дизайн».

Все доступные версии системы обеспечивают информационную безопасность благодаря разграничению прав доступа пользователей, защите каналов передачи и мест хранения данных с помощью алгоритмов шифрования, совместимы с импортонезависимыми ОС, СУБД и офисными пакетами.

2022: В составе решения для корпоративного управления

28 февраля 2022 года компания Digital Design сообщила, что совместно с Ricoh Россия создали интеграционное «Решение для корпоративного управления».

В ходе совместного проекта специалисты компаний разработали идеологию автоматизации процесса корпоративного управления и внедрили ее, объединив функционал двух систем: системы автоматизации процессов DocuWare и информационной системы коллегиальных органов (ИСКО) «АРЕОПАД». Подробнее здесь.

2021: В российском продукте ИСКО «Ареопад» реализованы лучшие международные практики цифровизации корпоративного управления

Компания «Диджитал Дизайн» является одним из первых разработчиков решений класса Board Management Software (программное обеспечение для высших коллегиальных органов) в РФ. Решения данного класса призваны обеспечить возможность организации и проведения заседаний коллегиальных органов в электронном виде.

Просмотр результатов голосования по повестке в интерфейсе Секретаря

Взгляд на Board Management Software представителей зарубежных профессиональных изданий:

• Программное обеспечение для организации деятельности коллегиальных органов стало одним из важных критериев для оценки эффективности их работы, поскольку на март 2021 года существует много различных требований к работе коллегиальных органов, которые были введены надзорными органами и стали обязательными для компаний. (©Softwareworld)

• Усиление контроля деятельности компаний со стороны регулирующих органов привело к увеличению числа совещаний и более строгой проверке отчётных документов. Это способствовало росту предложения программного обеспечения для коллегиальных органов, а также стимулировало разработку соверменных функций и инструментов. (©Trastradius)

В России развитию данного класса программных решений способствует деятельность профессиональных сообществ и организаций, публикация Кодекса корпоративного управления Центральным Банком РФ, публикация Законодательных актов разрешающих использование информационных технологий для проведения заседаний высших коллегиальных органов управления, а также тенденции перехода крупных отечественных компаний на электронный документооборот путем внедрения соответствующих систем. Системы электронного документооборота тесно взаимодействуют с решениями для автоматизации деятельности коллегиальных органов при построении сквозных процессов работы с корпоративными документами.

Работа с материалом вопроса повестки в мобильном приложении

Если за рубежом пласт решений класса BMS велик и насчитывает более двух десятков программных продуктов, то на отечественном рынке данный класс продуктов представлен малым количеством решений. Еще сложнее среди отечественных продуктов найти тот, который обладал бы широким функционалом наряду с обеспечением требований российского законодательства.

Разработанный компанией «Диджитал Дизайн» программный продукт ИСКО «Ареопад» подходит под оба критерия. Решение ИСКО «Ареопад» внесено в реестр отечественного ПО Минкомсвязи: номер ПО 3913 от 16 августа 2017 года, а также в реестр программ для ЭВМ в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (Роспатент): Свидетельство №2017617641 от 11 июля 2017 года. Решение обеспечивает полную защиту информации от несанкционированного доступа в соответствии с отечественными стандартами криптографии (ГОСТ). Наряду с этим, ИСКО «Ареопад» обладает большой функциональностью, представляя собой комплексное программное решение, охватывающее полный цикл работы с совещаниями, чтобы пользователи имели возможность быстро и качественно организовывать заседания в электронном виде и принимать в них участие из любой точки мира, используя самые актуальные инструменты для комфортной работы.

Карточка вопроса повестки в мобильнои приложении

Причинами перехода компаний к электронным системам организации заседаний коллегиальных органов являются следующие недостатки традиционной формы организации совещаний:

• Различные источники получения информации
• Передача документов через электронную почту в незащищенном виде
• Печать большого объема материалов
• Ограниченный и нерегулярный доступ к материалам собрания
• Неоперативный и трудоемкий процесс внесения изменений в документах
• Необходимость личного присутствия на собрании
• Длительный и сложный процесс подсчета голосов и оформления протокола
• Сложность контроля исполнения всех решений

ИСКО «Ареопад» позволяет устранить описанные выше недостатки процесса корпоративного управления и обеспечить эффективную организацию всего цикла работы с заседаниями и совещаниями: подготовки повестки, проведения голосования, фиксации обсуждений и принятых решений, отслеживания исполнения поручений с возможностью онлайн и офлайн работы с одновременным обеспечением высокого уровня защиты передаваемых данных в соответствии с требованиями регуляторов.

Чат по вопросу повестки в мобильном приложении

Помимо стандартного процесса подготовки и проведения заседаний (формирование повестки, голосование по ней, формирование протокола и поручений), в ИСКО «Ареопад» реализованы инструменты для комфортной работы:

• Чат для участников заседания по вопросам повестки.
• Составление Системой аналитических отчетов по деятельности коллегиальных органов;
• Библиотека документов для хранения корпоративных или нормативных документов в целях предоставления Участникам коллегиальных органов постоянный доступ к библиотеке со своих устройств.
• Отправка уведомлений участникам о назначении заседания, об изменении повестки или основной информации заседания, о начале, скором завершении приема голосов и других событиях.
• Взаимодействие с системами видеоконференцсвязи для проведения заседаний в дистанционной форме.
• Использование усиленной квалифицированной электронной подписи для юридически значимого голосования (особенно актуально при проведении заседания в дистанционной форме).
• Возможность работать с материалами повестки как в онлайн, так и в офлайн режиме, что особенно актуально для руководителей, которые часто находятся в командировках или деловых поездках – работать с повесткой предстоящего заседания можно даже в самолете.

Главными особенностями ИСКО «Ареопад» являются:

• Простота, доступность и масштабируемость для любых организаций.
• Полная защита информации от несанкционированного доступа в соответствии с ГОСТ (отечественными стандартами криптографии).
• Юридическая значимость голосования благодаря возможности использования УКЭП.

2020

Возможность управления временем рассмотрения каждого вопроса повестки

7 августа 2020 года компания Digital Design представила обновленную версию ИСКО «Ареопад».

ИСКО «Ареопад»

По информации компании, в период массового перехода компаний на дистанционный формат взаимодействия корпоративные приложения получили импульс для развития как в плане функциональных возможностей, так и областей применения. Это связано с возросшими потребностями бизнеса в их использовании. Удаленная работа невозможна без видеоконференцсвязи, поэтому в обновленной версии настроена интеграция со Skype for Business: в карточке заседания отображается ссылка на собрание, и переход на конференцию осуществляется одним кликом. Так как онлайн-конференции в различных компаниях организованы при помощи различных решений, в дальнейшем планируется интеграция и с другими ВКС-системам, а текущая версия «Ареопад» позволяет использовать их в режиме Split View на iOS.

ИСКО «Ареопад»

Значительно выросло и время использования приложений, что всегда влечет за собой необходимость повышения удобства работы пользователей. При разработке ИСКО «Ареопад» особое внимание было уделено дизайну интерфейсов с учетом пользовательского опыта. Для каждого коллегиального органа в справочнике была добавлена вкладка «Материалы», секретарям теперь доступна библиотека документов предприятия для размещения и структурированного хранения справочных и аналитических материалов, возможность комментировать материалы и формировать отчеты по статистике проведенных заседаний и результатам голосования. При подготовке к заседанию отслеживать версионность файлов смогут не только секретари, но и все участники заседаний, а вопросы заседания можно классифицировать по типам. Для каждого типа могут быть настроены свои правила принятия решений по результатам голосования, а к каждому вопросу теперь есть возможность создать подвопросы для комплексного рассмотрения. Корпоративные секретари теперь смогут подписывать документы факсимиле, а также фиксировать голоса в интересах участников заседания при помощи функции делегирования.

Обновленная версия системы позволяет управлять временем совещания, обсуждения и голосования по конкретным вопросам. Также в данной версии доступна дистанционная очистка данных с мобильных устройств.

В решении стало возможным использование искусственного интеллекта и машинного обучения в частности. Алгоритмы искусственного интеллекта могут применяться для эффективного анализа обсуждений и выступлений, сопутствующих совещанию: автоматического формирования полной стенограммы совещания, составления отчетных документов и генерации резюме собрания. Их применение позволяет быстро получить точные итоги собрания, не упустив важных идей, и в любой момент быстро воспроизвести в памяти основные положения.

Некоторые из возможностей применения ИИ для проведения заседаний коллегиальных органов:

• Распознавание речи и перевод сказанного в текстовый формат;
• Обработка информации, полученной в ходе собрания;
• Выделение основных идей и пунктов совещания;
• Формирование их краткого изложения;
• Использование обработанной информации при формировании отчетных документов по настроенным шаблонам.

В части развития применения в решении искусственного интеллекта Digital Design планирует использовать потенциал технологий распознавания и анализа речи для автоматизации рутинных задач и создания инструментов для повышения эффективности работы коллегиальных органов и связанных с ними бизнес-процессов.

Изначально система «Ареопад» была разработана для организации деятельности Совета директоров, Правления и комитетов при них, а также государственных органов для обеспечения безопасного и комфортного проведения заседаний и совещаний. Теперь, используя расширенный функционал и оценив удобство использования решения, компании подключают к нему оперативные и рабочие группы, а также профильные группы для подготовки и проведения совещаний экспертных групп и профильных комиссий.

Возможность дистанционного голосования с любых мобильных устройств

16 апреля 2020 года компания Digital Design представила обновленную версию ИСКО «Ареопад».

Пользователи информационной системы коллегиальных органов (ИСКО) «Ареопад» уже успешно пользуются удалённым форматом проведения заседаний. Решение предназначено для автоматизации подготовки и проведения заседаний, оно гибко адаптируется под потребности бизнеса и сегодня успешно используется как представителями госструктур, так и частного бизнеса. Следующая версия приложения позволяет участвовать во встречах пользователям и Android, и iOS, предоставляет спектр услуг для дистанционной работы и удобна для работы с документацией.

ИСКО «Ареопад» предназначена для автоматизации жизненного цикла совещаний: планирование, публикация материалов для обсуждения, ознакомление с повесткой заседания, голосование, формирование протокола, комментирование документов. Драйвером последних изменений в системе стали пожелания пользователей и потребности бизнеса в сложившейся ситуации.

Функциональные возможности

Главное изменение состоит в повышении удобства проведения заочных совещаний благодаря возможности дистанционного голосования и участия с любых мобильных устройств. В связи с текущей ситуацией заказчики уже оценили работу в следующей версии системы и имеют возможность дистанционного голосования на заседаниях. Облегчит переход на удаленный формат взаимодействия и возможность работы с любых операционных систем: Android и iOS на мобильных устройствах (ранее было доступно только с планшетов Apple).

Теперь появилась возможность обсуждения в чате по вопросам, вынесенным на обсуждение – это позволяет сделать подготовку к заседанию более удобной. Также стала возможна настройка кворума (правил принятия результата голосования) как для каждого коллегиального органа, так и на уровне вопроса.

Обновление интерфейса и повышение удобства пользования

Улучшения были произведены и в организации работы со структурой материалов при подготовке – для этого к вопросам повестки предусмотрен механизм создания подпапок как в заседании, так и в отдельных вопросах. Также добавлена возможность размещения справочной информации для членов конкретного коллегиального органа и удобный поиск загруженных ранее документов, в том числе в оффлайн режиме. А совместная работа над единой версией документа с помощью Office Online ускорит подготовку материалов к заседанию.

Для автоматического формирования типовых документов в следующей версии ИСКО «Ареопад» предусмотрена возможность гибкой настройки их шаблонов в соответствии с корпоративными требованиями (например, выписки по заседанию или вопросу, повестки заседаний, особое мнение).

2019: Доступность на мобильных устройствах с iOS

22 апреля 2019 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила, что вышла обновленная версия решения для коллегиальных органов ИСКО «Ареопад». Версия приложения доступна теперь не только на планшетных, но и на мобильных устройствах с iOS, начиная с версии 11.4.

По информации компании, в обновленной версии мобильного приложения пользователей ожидают улучшенная производительность, обновленные функциональные возможности и обновлённый дизайн.

Улучшенная производительность включает в себя:

• Повышение скорости синхронизации загрузки списка заседаний.
• Повышение скорости отрисовки визуальных элементов главного экрана.
• Обеспечение плавности и высокой отзывчивости при работе на iPad.
• Повышена скорость шифрования и дешифрования локальных данных и создания сетевого соединения (используются отечественные алгоритмы ГОСТ 34.10-2012, 34.11-2012).

Таких результатов удалось достичь за счёт перехода на другую архитектурную модель. Мы произвели масштабный рефакторинг приложения, переработали код, настроили синхронизацию данных по API. Мы пересмотрели подход к разработке и использовали нативные компоненты — это положительно отразилось на производительности и позволит нам уменьшить трудозатраты на дальнейшую поддержку приложения. Игорь Янковский, руководитель направления мобильной разработки «Диджитал Дизайн»

К основным функциям системы, таким как планирование совещаний, публикация материалов для обсуждения, ознакомление с повесткой заседания, голосование, формирование протокола, комментирование документов и другие, в приложении появились возможности:

• Общий чат между участниками заседаний с возможностью прикрепления файлов.
• Возможность использования режимов Split View и Slide Over для одновременной работы с несколькими приложениями.
• Интеграция с онлайн-пакетом офисных приложений Office Online для редактирования документов непосредственно в приложении.
• Модуль интеграции с любыми системами электронного документооборота.
• Возможность использования разных шаблонов документов для каждого отдельного коллегиального органа внутри одной компании (одной инсталляции).
• Расширили интерфейсы (API) для интеграции с системой «Ареопад». Теперь команды разработки заказчиков самостоятельно могут интегрировать решение со своими системами.
• Адаптивная верстка веб-портала участника коллегиального органа. Теперь функции доступны со всех распространенных браузеров, включая браузеры под ОС Android (на смартфонах и планшетах).

В 2018 году команда «Диджитал Дизайн» привела дизайн пользовательского интерфейса в соответствие требованиям Human Interface Guidelines (Apple platforms), закладываемым Apple к обновленной iOS 13 и к устройствам, которые выйдут в 2019 году, что тоже позволит компании сократить трудозатраты на адаптацию решения после выхода обновленной версии ОС.

Кроме того, на основе анализа пользовательского опыта оптимизировали интерфейс системы:

• Исправили проблему навигации к экрану прошедших заседаний — теперь все заседания находятся на главном экране.
• Добавили возможность быстрого перехода к нужному заседанию при помощи календаря на главном экране.
• Переписали логику функции «Поиск»: выделили его в самостоятельный компонент на отдельный экран. Это оптимизировало работу приложения, положительно сказалось на скорости загрузки главного экрана и непосредственно работы поиска.

В обновленной версии приложения появилась портретная ориентация, и в целом адаптировали интерфейс под всю линейку устройств iPad.

2018

Версия для работы в Sailfish Mobile OS RUS

29 июня 2018 года компания «Диджитал Дизайн» объявила о релизе версии мобильного решения «Информационная система коллегиальных органов «Ареопад» (ИСКО «Ареопад») для работы в Sailfish Mobile OS RUS.

Информационная система коллегиальных органов «Ареопад»

С января 2019 года, согласно постановлению правительства РФ от 07.03.2018 № 234, офисные приложения из реестра российского ПО должны работать под управлением мобильной операционной системы из этого реестра. На 29 июня 2018 года ОС, отвечающей этим требованиям, является Sailfish Mobile OS Rus. Система разработана на базе ядра Linux и технологий с открытым исходным кодом компанией «Открытая мобильная платформа».

ИТ-компания «Диджитал Дизайн» запустила проект по адаптации собственных решений под отечественную мобильную ОС.

Система предназначена для подготовки заседаний, проведения голосований коллегиальных органов, различных общественных советов, коллегий и комиссий. Решение предоставляет возможность участия в заседаниях удаленно – в любое время и из любой точки мира. «Ареопад» автоматизирует процесс совещаний, начиная от формирования повестки, заканчивая формированием протокола и контролем исполнения поручений по итогам заседания. Кроме того, в системе реализована комплексная защита информации от несанкционированного доступа в соответствии с ГОСТ.

Проведенные испытания на отечественном смартфоне Inoi R7 – устройстве, работающем на операционной системе Sailfish Mobile OS Rus, – подтвердили работоспособность системы.

Особенности. Функциональные возможности

«Ареопад» — приложение для корпоративных секретарей, высшего менеджмента крупных организаций, членов советов директоров и комитетов при них. Подходит в том числе и для органов государственной власти. Система обеспечивает защиту передаваемых данных в соответствии с требованиями регуляторов.

Решение:

• помогает секретарям и участникам коллегиальных органов в проведении совещаний в удаленном доступе и очных заседаний;
• позволяет организовать юридически значимый процесс принятия решений в удаленном формате при помощи мобильных устройств;
• обеспечивает контроль исполнения протоколов и решений совещаний.

Особенности

• Доступ к материалам и возможность участия в заседаниях удаленно в любое время.
• Полная защита информации от несанкционированного доступа в соответствии с ГОСТ (отечественными стандартами криптографии). Используемый крипто-провайдер — КриптоПро CSP.
• Возможность полного отказа от печатных документов. Как следствие, сокращение трудозатрат на печать документации к совещанию и дальнейшее уничтожение бумажных копий.
• Отсутствие избыточного функционала. Фокус системы на нужной бизнес-функции оперативного принятия решений.
• Качественный UX. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс приложения для управления совещаниями.
• Высокая скорость внедрения. Система управления и автоматизации совещаний и заседаний вводится в эксплуатацию в срок от 1 месяца.
• Возможность предоставления информации и материалов на нескольких языках. Английская локализация мобильного клиента для иностранных коллег.
• Версия приложения для Sailfish Mobile OS RUS.

Функциональные возможности

• Планирование заседаний и наполнение материалами вопросов повестки, отображение информации о предстоящих заседаниях в специально разработанном календаре для секретарей.
• Получение, просмотр и рецензирование материалов по вопросам заседаний на планшете.
• Система электронного голосования по вопросам повестки с возможностью оставить комментарий-особое мнение.
• Автоматическое формирование протокола заседания из веб-интерфейса секретаря.
• Интеграция с корпоративными информационными системами (AD, почтовая система, документооборот).

При подключении модуля документооборота также реализуются функции:

• Предварительного согласования документации по перенастроенным маршрутам в зависимости от типа вопроса.
• Согласования проекта протокола.
• Создания и контроля исполнения поручений по итогам заседаний.

Архитектура ИСКО «Ареопад»

2017: Включение в Единый реестр российского ПО

В 2017 году В Единый реестр российских программ вошли еще 2 продукта Digital Design: мобильное решение «Корпоративное СМИ» и информационная система коллегиальных органов «Ареопад».

2016: Функциональные возможности ИСКО «Ареопад»

ИСКО «Ареопад» - решение, предназначенное для автоматизации полного цикла проведения заседаний коллегиальных органов управления организации, с возможностью удаленной и офлайн-работы и обеспечением защиты передаваемых данных в соответствие с требованиями регуляторов.

Предназначено для корпоративных секретарей и высшего менеджмента крупных организаций, в том числе органов государственной власти.

Функциональные возможности на август 2016 года:

• Просмотр документов в рамках совещаний на планшете с применением технологий защиты данных в соответствии с ГОСТ.
• Обеспечение возможности голосования пользователей по вопросам совещаний.
• Автоматическое формирование в системе управления совещаниями и заседаниями протокола голосования из веб-интерфейса секретаря.
• Интеграция с корпоративными информационными системами.

Преимущества:

• Полная защита информации от несанкционированного доступа по ГОСТ. Используемый крипто-провайдер — КриптоПро.
• Возможность полного отказа от печатных документов. Как следствие, сокращение трудозатрат на печать документации к совещанию и дальнейшее уничтожение бумажных копий.
• Отсутствие избыточного функционала. Фокус системы на нужной вам бизнес-функции оперативного принятия решений. Пользователь получает лишь то, что ему требуется.
• Качественный UX. Максимально удобный в использовании, интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
• Высокая скорость внедрения. Система управления совещаниями коллегиальных органов вводится в эксплуатацию в срок от 1 месяца.
• Снижение стоимости проведения совещаний (сокращение затрат на печать, последующую конверсию и уничтожение материалов после встречи).
• Возможность участия удаленно и в любое время.
• Возможность предоставления информации и материалов на нескольких языках. Английская локализация мобильного клиента для иностранных коллег.

Решает задачи:

• Автоматизации полного цикла процесса заседания.
• Обеспечения юридической значимости результатов голосования (квалифицированная ЭЦП).
• Обеспечения работы в любом месте, в любое время (удаленная работа, офлайн-работа).
• Безопасности (сертифицированная криптография СКЗИ «КриптоПро»).
• Интеграции с корпоративными информационными системами.
• Как результат – увеличения скорости принятия решений.