Развитие системы управления персоналом в Пивоваренной компании «Балтика»

Предыстория проекта

Cистема управления персоналом Монолит: Персонал используется на «Балтике» с 1997 года. Параллельно система внедрялась на заводах «Ярпиво», «Тульское пиво», «Пикра», «Золотой Урал», «Воронежский пивзавод» — в то время не подчинённых «Балтике», но входивших наряду с ней в холдинг BBH (Baltic Beverages Holding). Эти внедрения решались как независимые инсталляции, выполнявшиеся, однако, с использованием единой методологии и унифицированных подходов к автоматизации процедур управления персоналом, согласованных с учётной политикой холдинга BBH.

В 2001 году ИТ-решения Монолит-Инфо (в том числе и HRM-решение «Монолит: Персонал») были официально утверждены в качестве корпоративного решения для управления бизнес-процессами всех предприятий холдинга ВВН в странах СНГ и Балтии.

В 2006 году произошло присоединение к компании «Балтика» всех остальных российских предприятий холдинга ВВН, что сопровождалось серией проектов по консолидации ИТ-систем. К январю 2007 года была выполнена консолидация HRM-систем всех подчинённых «Балтике» заводов — в единую централизованную систему. С января 2007 года все бизнес процессы управления персоналом для 10 заводов и 26 сбытовых подразделений компании ведутся в единой централизованной системе «Монолит: Персонал».

Развитие персонала: автоматизация процедуры оценки деятельности

Одним из важнейших направлений повышения эффективности бизнес-процессов в компании «Балтика» является работа с персоналом. В рамках мероприятий по формированию среды, где каждый сотрудник имеет равные возможности для профессионального и карьерного развития, на «Балтике» разработан и успешно реализуется совместно с компанией «Монолит-Инфо» проект по автоматизации процессов обучения и развития, один из блоков которого оптимизирует управление процедурой оценки деятельности персонала. Его основные задачи – создание единой электронной системы, позволяющей готовить и внедрять любые методы оценки сотрудников, хранение данных по оценке, обучению и развитию персонала, а также сокращение временных затрат на координацию этих процессов.

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Проект выполнен с использованием передовых технологий компании Microsoft, это Microsoft SharePoint 2010, Windows Server 2008 R2 и Microsoft SQL Server 2008^[1]. Все эти решения являются лучшими из существующих на рынке и позволяют объединить ключевые информационные ресурсы и бизнес-процессы Компании. Наличие на «Балтике» корпоративного портала на базе SharePoint позволило предоставить единую точку доступа к ключевым данным, элементам документооборота, интернет-ресурсам, включая внешние бизнес-приложения, в частности процедура оценки была реализована с использованием Web технологий. Все процессы выполняются «дистанционно». Надо отметить, что в ходе оценки к системе одновременно подключались до 1 000 сотрудников, что говорит о надежности системы».

Внедренный блок системы «Монолит: Персонал» позволил сократить длительность процесса оценки, минимизировать ошибки, а также расширить спектр возможностей Дирекции по персоналу по обработке результатов и подготовке рекомендаций по итогам оценки. Полученные в ходе ежегодной оценки деятельности данные используются в следующих процессах, также реализованных в системе «Монолит: Персонал»: расчет годового бонуса, повышение заработной платы. В дальнейшем на нее планируется перевести администрирование программ обучения и развития персонала (в том числе программы «ПИК» и «Перспектива»).

Светлана Старикова, руководитель Корпоративного Университета, и.о. директора по персоналу ОАО «Пивоваренная компания «Балтика»: «Успех компании, как известно, зависит от качества работы и вовлеченности персонала. Для «Балтики» важно сохранять лидерские позиции в российской пивоваренной отрасли, поэтому к вопросу развития и обучения мы относимся очень внимательно. В компании существует целая система целенаправленного развития компетенций, совершенствования профессиональных знаний и навыков сотрудников. Но любое развитие требует объективной оценки достижений. Если человек понимает, что его вклад оценен объективно, то будет расти и его дальнейшая эффективность, и желание развиваться. Проект, в реализации которого участвует наш давний партнер, позволяет сделать процессы развития и оценки более прозрачными и влияет на управление результативностью персонала».

Ежегодная оценка деятельности позволяет сотрудникам лучше понять ожидания своего работодателя, оценить собственную роль в реализации стратегии Компании и внести вклад в формулирование целей и планов на будущее. В процессе ежегодной оценки деятельности сотрудники получают четкие задачи и KPI, и, благодаря обратной связи от руководителей, имеют возможность оценить свою работу и запланировать индивидуальное развитие.

Оценка деятельности сотрудников за 2010 год проводилась уже в новой автоматизированной системе.

Лицом к сотрудникам: «Личный кабинет»

Одним из стратегических проектов развития системы управления персоналом в пивоваренной компании «Балтика» стал электронный сервис для работников, который обеспечивает доступ сотрудников всех уровней компании к персональной информации в защищенном режиме. Это же решение предоставляет доступ руководителям подразделений разного уровня к информации о подчиненных сотрудниках, необходимой для повышения эффективности управления персоналом.

Проект стал результатом интеграции системы «Монолит: Персонал» с корпоративным порталом компании «Балтика», построенным на Microsoft SharePoint. На первом этапе проекта была реализована и внедрена функциональность «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», позволяющая с помощью портала Microsoft SharePoint 2010 отображать согласованный перечень данных о сотрудниках из системы «Монолит: Персонал»: о подчинённости сотрудников, о персональных документах, информации о графиках, фактах, остатках по периодам собственных отпусков сотрудника, а также подготовка и печать заявлений на отпуск и т.п.

По состоянию на 7 апреля 2014 года ведутся работы по внедрению функциональности, обеспечивающей поддержку рабочих процессов:

• Оформление заявления на замену паспорта / международного паспорта РФ
• Оформление заявления на замену адреса регистрации
• Оформление заявления на замену / получение дубликата СНИЛС
• Оформление заявления на изменение транслитерации ФИО
• Получение копии трудовой книжки
• Получение расчетного листка
• Ознакомление с должностными инструкциями и положениями об отделе

Планы партнеров в проекте - постепенно расширить перечень информации, отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя». Использовать принципы электронного документооборота можно для других задач в системе «Монолит: Персонал»:

• Обмен документами для оформления приема, перевода, увольнения
• Приказы на работу в выходные дни, на отгулы
• Информация по лимиту на питание
• Оформление справок, связанных с работой и материальной помощи
• Оформление корпоративных заявок на оформление СНИЛС и ДМС
• Приказы на командировки
• Приказы на поощрения / взыскания
• Заявки на резервирование помещений (переговорных)
• Закрепление и учет закрепленного ИТ оборудования и др.

В ходе проекта:

• выполнена формализация требований службы персонала к архитектуре и принципам построения «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя»;
• разработана функциональность «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя» с использованием возможностей корпоративного портала «Балтики» на основе MS SharePoint, интегрированного с системой «Монолит: Персонал»;
• реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений, обеспечивающий возможность дополнительной защиты наиболее «чувствительной» информации;
• обеспечена возможность подготовки ряда заявлений (на отпуск, на замену полиса ДМС и др.) самим сотрудником, что существенно снижает нагрузку на службу работы с персоналом;
• обеспечена возможность формирования электронного архива документов (на примере работы с трудовой книжкой);
• обеспечена расширяемость функциональности как в части отображаемой информации, так и в части перечня рабочих процессов, включаемых в электронный документооборот

Светлана Ефремова, начальник департамента трудовых отношений и социального партнерства компании «Балтика», поведала: «Самостоятельный доступ работника к персональной рабочей информации в личном кабинете обеспечит развитие электронного сервиса в HR процессах, оптимизирует HR-сервис и позволит уменьшить число обращений в отделы по работе с персоналом и повысить качество и сроки выполнения таких запросов». Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании "Монолит-Инфо"».

По состоянию на май 2014 года, различными веб-сервисами системы «Монолит: Персонал», включая сервисы личного кабинета (информационного портала), оценки деятельности и обучения, охвачены все сотрудники компании (около 10000 человек). Услугами бэк-офиса системы пользуются более 600 сотрудников.

Примечания

См.также