Как "Балтику" подключали к ЕГАИС

• В 1995-1999 использовалась система Монолит DOS

• С 1999 используется версия Монолит SQL

• С 2006 замена на «Монолит SQL» 4.0. На новую версию системы переведены контуры «Управление финансами» и «Управление продажами». В дальнейшем на базе «Монолит SQL 4.0» будет создана централизованная КИС, которая будет обеспечивать функционирование всех заводов и сбытовых подразделений компании «Балтика». Функциональность комплекса, сгласно описанию, отвечает стандартам ERP и MRP II. Система поддерживает требования не только российского законодательства, но и международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) и USA GAAP. Как утверждают разработчики, новая версия ERP-системы обладает более высокой производительностью, эффективностью и надежностью функционирования, что должно снизить общую стоимость ее эксплуатации. Также, предусмотрена интеграция системы с готовящимся к выпуску Microsoft Office 2007.

Новая версия комплекса «Монолит SQL» была разработана в сотрудничестве с российским представительством Microsoft.

• С 2009 замена на «ERP Монолит» 5.0

• В 2010 году реализован ряд проектов по развитию корпоративной информационной системы в области управления закупками, логистикой, контроля и планирования производства, внедрена система «Хранения электронных документов».

2011: Внедрение модуля управления проектами

В октябре 2011 года «Монолит-Инфо» и компания «Балтика» объявили о завершении комплексного тестирования автоматизированной системы управления проектами, созданной на базе корпоративной информационной системы «ERP Монолит». Данное решение позволяет повысить эффективность планирования и принятия решений компании. В настоящее время происходит пилотная эксплуатация системы, когда в нее последовательно вводятся все проекты. В 2012 году управление проектами операционной дирекции пивоваренной компании будет вестись в новой системе.

Основная цель внедренной на «Балтике» автоматизированной системы, формирование которой началось в мае 2010 года – повышение эффективности планирования и принятия решений за счёт интеграции в рамках единого решения различных функциональных блоков, использовавшихся для работы над проектами. Кроме того, требовалось обеспечить удобный и гибкий интерфейс для анализа сроков исполнения проектов, загрузки ресурсов и рисков срыва проекта по срокам, ресурсам или бюджету. В разработке, помимо компании «Монолит-Инфо», приняли участие сотрудники «Балтики» из различных подразделений.

Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»:

«Основной целью проекта является предоставление основанной на фактах информации, необходимой для улучшения скорости и качества принятия решений, эффективности и результативности бизнеса. В современной глобальной экономике только компании, своевременно получающие нужную информацию, могут осуществлять правильное стратегическое планирование и обеспечивать реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для достижения целей бизнеса».

Полученное решение позволяет в единой операционной среде:

• управлять графиком работ и ресурсами;
• вести документооборот;
• управлять работой поставщиков;
• осуществлять финансовое планирование и бюджетный контроль;
• анализировать риски проектов по срокам, ресурсам или бюджету.

Новый программный продукт позволяет полностью отследить ход проекта от начала до конца, увидеть, на каком этапе находится работа по проекту сейчас, кто ею занимается и куда направлены инвестиции. Реализованные в рамках проекта новые функции системы состыкованы с уже используемыми в компании модулями «ERP Монолит». Автоматизированная система управления проектами облегчает анализ сроков исполнения проекта или группы связанных проектов, загрузки ресурсов, рисков срыва проекта по срокам, ресурсам или бюджету.

Герман Эпштейн, директор по информационным технологиям ОАО «Пивоваренная компании «Балтика»:

«Благодаря организации единой операционной среды для всех служб, задействованных в управлении проектами, мы оптимизировали процессы сбора и обработки информации, повысили надёжность информационной среды и обеспечили ресурс для увеличения эффективности принятия решений».

Ранее для работы над проектами использовались отдельные блоки информационной системы: для составления графиков, учёта финансирования, ведения документооборота. Дополнительно применялась программа Microsoft Project. На текущий момент специалистами операционной дирекции компании «Балтика» контролируется исполнение около 300 различных проектов, необходимость системати­зации которых была крайне актуальна. Преимущества единой рабочей области: объективность в оценке проектов участниками, высокая эффективность в планировании и принятии решений.

2011—2013: Автоматизация электронного архива документов

7 октября 2013 года компания «Монолит-Инфо» сообщила о завершении третьего этапа проекта автоматизации электронного архива документов компании «Балтика».

Проект создания электронного архива бухгалтерских и финансовых документов на платформе ERP Монолит реализуется с 2011 года, когда был выполнен пилотный проект, с последующим поэтапным подключением к системе отдельных групп документов. В первом полугодии 2013 года реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.

Реализованное решение содержит средства поддержки поточного сканирования документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, с автоматической привязкой к документам ERP-системы. Маркировка первичных документов штрих-кодами позволяет автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы ERP-системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов. Система содержит средства управления процессом согласования (утверждения) документов, а также возможности для управления архивом оригиналов первичных документов.

«Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках,- отметил Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика». - Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании "Монолит-Инфо"».

«Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса», - подчеркнул Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо».

2015: Подключение «Балтики» к ЕГАИС

С 1 января 2016 года обособленные подразделения Пивоваренной компании «Балтика» (18 подразделений в разных регионах России) подключены к транспортному модулю системы ЕГАИС. Ранее, с 1 октября 2015 года, к основной системе ЕГАИС были подключены все производственные площадки компании (8 заводов). Подключение к ЕГАИС выполнено на уровне основного ядра информационной системы компании, работающей на платформе ERP Монолит. Интеграцию с ЕГАИС выполнила компания «Монолит-Инфо» — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики».

Условия и задачи проекта

Этот проект стал обязательным для «Балтики» как производителя и поставщика алкогольной продукции — без него стала бы незаконной операционная деятельность компании (с 01.10.2015 для заводов и с 01.01.2016 для обособленных подразделений). Дополнительной сложностью проекта стала необходимость взаимодействия с «Росалкогольрегулированием» и его подрядчиками, разрабатывавшими различные компоненты ЕГАИС по разным принципам и программным интерфейсам. Также требовалось обеспечить выполнение требований различных покупателей «Балтики», иногда противоречащих друг другу.

Таким образом, задачами проекта являлись:

• Выбор серверной архитектуры взаимодействия централизованной ERP Монолит с децентрализованными ЕГАИС-производство и ЕГАИС-опт
• Обеспечение интеграции ИС Балтики с ЕГАИС-производство и ЕГАИС-опт
• Поддержка работы со справочниками ЕГАИС
• Выполнение дополнительных требований покупателей Балтики
• Оптимизация бизнес-процессов, затрагиваемых проектов; минимизация негативного влияния ЕГАИС на операционную деятельность компании и работу пользователей; минимизация конфликтов требований ЕГАИС с требованиями бухгалтерского и налогового учета, электронного обмена счетами-фактурами, электронного обмена по стандарту EDI
• Построение партионного учета готовой продукции средствами ERP Монолит в увязке с партионным учетом, ведущимся в ЕГАИС

Ход и планы развития проекта

Выполнена интеграция всех документов, связанных с движением готовой продукции и товаров стороннего производства – завершению обработки каждого документа предшествует обмен с системой ЕГАИС. Без этого ни один автомобиль с продукцией не может покинуть территорию склада. Запуск потребовал значительного пересмотра ключевых бизнес-процессов компании, связанных с выпуском, перемещением и отгрузкой продукции, обработкой возвратов и претензий, печати первичных документов. На обособленных подразделениях запущен партионный учет движения продукции.

Этапы проекта:

• С 01.04.2015 начато проектирование функциональности ERP Монолит и изменения бизнес процессов логистики ГП
• С 01.07.2015 запущен пилотный проект на производственных площадках
• С 01.10.2015 интеграция с ЕГАИС на производственных площадках запущена в промышленную эксплуатацию
• С 01.10.2015 начато проектирование функциональности взаимодействия с ЕГАИС для обособленных подразделений
• С 01.01.2016 работа обособленных подразделений Балтики с ЕГАИС запущена в промышленную эксплуатацию
• В настоящий момент выполняется сопровождение проекта и разработки дополнительных сервисных функций

Функции, реализованные в рамках проекта

В ходе проекта были реализованы следующие функции:

• интеграция ERP Монолит с ЕГАИС-производство;
• интеграция ERP Монолит с ЕГАИС-опт;
• пересмотр и оптимизация бизнес процессов в области складской и транспортной логистики готовой продукции;
• партионный учет готовой продукции на складах обособленных подразделений;
• модификация обменов электронными счетами-фактурами и обменов по стандарту EDI;
• модификация формирования первичных документов.

Размерность проекта

О масштабе и важности проекта можно судить по тому, что в рамках реализованной функциональности в среднем за месяц сейчас обрабатывается около 40 000 документов со стороны производственных площадок (заводов), и около 42 000 документов со стороны обособленных подразделений.