АвтоВАЗ (1С:Бухгалтерия КОРП)

2021: Внедрение централизованной системы учета дилерских центров

Руководство АО "Автоваз" инициировало проект по внедрению централизованной системы учета дилерских центров.

Ключевая цель проекта – централизация учётной функции, сокращение операционных затрат, своевременная сдача отчётности. Ожидалось повышение эффективности деятельности компании за счет повышения уровня автоматизации и оптимизации работы бухгалтерских подразделений дилерских центров группы "Лада-Сервис". В том числе, планировалась унификация методологии ведения учета дилерских центров АО "Автоваз" и внедрение единых принципов управления документооборотом бухгалтерий, включая технические и организационные аспекты.

Задачи проекта:

• Внедрение системы на пилотном контуре (3 дилерских центра и центральная бухгалтерия «Лада Сервис»);
• Автоматическое потоковое сканирование и распознавание копий первичных документов;
• Интеграция подсистемы потокового сканирования и распознавания первичных документов с системами оперативного учёта дилерских центров;
• Автоматический ввод первичных документов в дилерских центрах, хранение копий в системе электронного архива и документооборота;
• Передача данных из дилерских центров (из систем оперативного учёта, учета персонала и систем начисления заработной платы, электронного архива и документооборота) в единую систему бухгалтерского и налогового учета;
• Интеграция подсистемы потокового сканирования и распознавания первичных документов;
• Интеграция с централизованной системой НСИ и Центральным казначейством заказчика.

Проект был реализован специалистами Gradum в пилотной группе из трех дилеров в Тольятти. До реализации проекта системы бухгалтерского и налогового учета располагались на площадке дилера. Для учета заработной платы использовались различные продукты на платформе "1С".

В результате работы, проделанной в ходе проекта командами Gradum и АО "Автоваз", была упорядочена и унифицирована работа бухгалтерских подразделений пилотных дилерских центров группы "Лада-Сервис". Команда Gradum разработала единую централизованную систему бухгалтерского и налогового учета, централизованную систему учета персонала и расчета заработной платы, запустила электронный архив и документооборот, разработала систему интеграции территориально распределённой сети дилерских центров и реализовала подсистему потокового сканирования и распознавания первичных документов на местах.

Функциональность и производительность новой системы были подтверждены в ходе опытной эксплуатации системы и нагрузочных испытаний. В результате проекта был достигнут важный результат: выполнено условие быстрого закрытия месяца (в течение 3 календарных дней). Результат был подтвержден в течение 4 месяцев опытной эксплуатации с привлечением специалистов Gradum, а с 5 месяцев - службой поддержки клиентов заказчика.

Отсутствие интеграции с централизованной бухгалтерий и казначейством приводило к необходимости вести операции расчётов в ручном режиме. Отклонения в учётных процессах дилеров приводили к необходимости периодической сверки данных с центральной бухгалтерией.

В результате проекта разработана уникальная система, объединяющая оперативные системы дилерских центров и централизованную систему регламентированного учёта.

Для повышения прозрачности и стабильности работы реализована система потокового сканирования входящих документов на базе ABBYY FlexiCapture 12, их хранение в электронном архиве на базе "1С:Документооборот", автоматическое отражение сканированных документов в "Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти", автоматическая передача документов в централизованную бухгалтерию в "1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП" из "Альфа-Авто" и "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" дилерских центров.

В рамках проекта выполнена интеграция системы с централизованной системой НСИ и Централизованным казначейством Заказчика.