Аэропорт Горно-Алтайск (Дело (ЭОС))

Компания «Корпоративные системы – Консалтинг», партнер компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

До внедрения системы электронного документооборота в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» регистрация всех документов велась в бумажных журналах. Контроль исполнения также не был автоматизирован – он велся в «ручном» режиме (документы, которые нужно было исполнить к конкретной дате, формировались в отдельную рабочую папку).

Если документ касался нескольких подразделений, то он ксерокопировался в необходимом количестве экземпляров. Учитывая разбросанность корпусов организации по территории, документы поступали в подразделения не всегда оперативно. По этой же причине значительное время занимало согласование проектов договоров, приказов и др.

Задачи проекта

Чтобы устранить указанные выше проблемы и наладить документационное взаимодействие между подразделениями на должном уровне, руководство ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Система «ДЕЛО», выбранная для внедрения, должна была решить следующие задачи:

• обеспечить технологическую возможность для ведения электронной базы входящих, исходящих и внутренних документов и их поиска по реквизитам;
• организовать в единой системе движение электронных копий документов, в том числе их оперативную передачу исполнителям;
• уменьшить затраты на копирование документов и количество рассылаемых копий;
• сделать процесс исполнения документов прозрачным на всех его этапах. Требовалось отражать в регистрационной карточке сведения об исполнителях, а также прикреплять к РК или связывать с ней файлы и документы, которые создавались в процессе исполнения (проект ответа, итоговый ответ, другие документы, связанные с исполняемым);
• ускорить согласование проектов документов (при этом больше всего в ускорении нуждались процессы согласования договоров).

Реализация проекта

Для решения вышеуказанных задач Заказчиком были приобретены:

• серверная лицензия на СЭД «ДЕЛО»;
• 17 пользовательских лицензий СЭД (3 рабочих места системы «ДЕЛО» и 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-Web»);
• 2 лицензии на опцию «Электронная подпись и шифрование»;
• опция «Сканирование» (для перевода бумажных документов в электронный вид с последующим прикреплением их к регистрационным карточкам);
• 17 лицензий на приложение «Мониторинг документов» для всех пользователей СЭД. Это приложение является собственной разработкой «КС-Консалтинг» и выполняет функцию информера, причем позволяет пользователям узнавать о событиях в СЭД, не запуская «ДЕЛО».

Силами группы внедрения компании «КС-Консалтинг» система установлена на сервер и рабочие места, настроены базовые процессы документооборота, формализованы процедуры контроля исполнения документов. После установки и настройки программного обеспечения специалисты «КС-Консалтинг» обучили основным операциям работы в СЭД всех пользователей, а также подготовили системного технолога из числа работников ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск».

Срок реализации

Октябрь – декабрь 2015 г.

Результаты и перспективы проекта

В настоящее время в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» автоматизированы следующие процессы документооборота:

• ведется регистрация в СЭД входящих писем, телеграмм, исходящих документов, служебных записок, организационно-распорядительных документов (приказы по основной деятельности, распоряжения), договоров;
• для исходящих документов и договоров предусмотрена возможность создания их проектов в электронном виде с последующим согласованием в контуре СЭД «ДЕЛО» (в безбумажном варианте);
• средствами СЭД «ДЕЛО» налажен контроль исполнения. При этом руководитель организации лично работает в СЭД – вводит резолюции в регистрационные карточки документов, а по наиболее важным выполняет функции контролера;
• приложение «Мониторинг документов» позволило наладить информирование пользователей о наступивших и приближающихся событиях в системе «ДЕЛО»: поступлении новых документов и поручений, приближении контрольных сроков и т.д.;
• все входящие документы переводятся в электронный вид путем их сканирования с прикреплением электронного образа документа к РК.

Таким образом, в настоящее время в ОАО «Аэропорт Горно-Алтайск» все базовые процессы документооборота автоматизированы, а к СЭД «ДЕЛО» подключены все подразделения организации. В дальнейшем документооборот будет развиваться через увеличение количества пользователей СЭД, приобретение (при необходимости) дополнительных опций (в том числе «ЭП и шифрование» для всех подразделений) и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В частности, рассматривается возможность организации обмена документами и РК по каналам электронной почты с органами власти Республики Алтай, также использующими систему «ДЕЛО».