ГК Масштаб (1С:Предприятие 8.2)

Выполнены следующие работы:

• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения
• Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования

Автоматизированы следующие функции:

• Управление денежными средствами (казначейство)
• Делопроизводство
• Учет и хранение документов
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Сопровождение:

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Описание

В силу большого объема деятельности, сложности внутренних процессов обработки отдельных видов документов и необходимости контролировать исполнение поручений руководством Заказчика было принято решение о создании системы электронного документооборота в компании. Заказчиком были выделены функции и процессы, наиболее для них важные:

• Централизованное хранение и быстрый поиск необходимых документов;
• Контроль процесса согласования договоров;
• Контроль процесса согласования платежей;
• Контроль поручений;
• Работа с входящими и исходящими документами.

Для решения задачи был выбран продукт "1С:Документооборот КОРП". На выбор продукта повлияли такие факторы, как известность продуктов фирмы 1С, их стоимость, функционал системы, подходящий для крупных компаний, а также то, что программа имеет открытый код, активно развивается производителем и может быть легко доработана под нужды Заказчика.

В результате проведенного конкурса по выбору подрядчика Заказчиком была выбрана компания "АРТ саТерра", предложившая наилучшие условия реализации проекта. В ходе организованных "АРТ саТерра" референсных встреч на предприятиях аналогичного масштаба Заказчик убедился в высоком качестве реализованных проектов и опыте сотрудников "АРТ саТерра".

Специалисты компании "АРТ саТерра" произвели полный цикл работ, необходимых для запуска системы "под ключ". Были произведены следующие работы:

• Описание и оптимизация процессов согласования договоров и платежей, подготовка регламента процессов;
• Разработка структуры нормативно справочной информации (виды документов, связи видов документов, группы внутренних документов и файлов, структура предприятия и пр.);
• Настройка системы для ведения документооборота от ввода нормативно-справочной информации до настройки сложных комплексных процессов согласования договоров и платежей;
• Обучение ключевых пользователей системы, подготовка «инструкторов» из числа сотрудников Заказчика, обучивших остальных сотрудников Заказчика;
• Поддержка системы на этапе опытной эксплуатации: консультирование пользователей на рабочих местах, а также через helpdesk "АРТ саТерра".

В результате проекта создана и эксплуатируется система, реализующая следующие функции:

• Учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• Хранилище всех видов документов, с разделением прав доступа и версионности, полнотекстовый поиск;
• Комплексный процесс учета и согласования договоров;
• Комплексный процесс согласования документов на оплату и реестров платежей;
• Процессы учета и контроля исполнения поручений;
• Журнал учета передачи документов;
• Получение отчетности по контролю поручений, по срокам исполнения, по срокам согласования и т.д.

Топ-менеджмент Заказчика уже на этапе опытной эксплуатации увидел реальную пользу системы в решении бизнес-задач. Руководство компании получило удобный инструмент по работе с договорами и платежами, а также мощное средство контроля исполнения поручений. В результате использования системы существенно снижена трудоемкость выполнения перечисленных процессов, и практически сведены на «нет» ошибки, вызванные человеческим фактором.