Газпром нефть (SAP E-Recruiting)

Автоматизация функций процесса подбора персонала

Особенности проекта:

• Интеграция с внешними сайтами: hh.ru;
• Большое количество корреспонденции между участниками процесса;
• Интеграция с системой управления компетенциями.

Функциональный объем:

• Создание заявки на подбор руководителем;
• Создание заявки на подбор рекрутером;
• Обработка заявки на подбор и создание объявления о вакансии;
• Создание внутреннего кандидата;
• Регистрация на вакансию внутренним кандидатом;
• Создание внешнего кандидата рекрутером;
• Регистрация агентствами внешних кандидатов;
• Поиск и присвоение рекрутером кандидата заявке на подбор;
• Поиск кандидата руководителем;
• Выбор кандидата-лидера;
• Согласование кандидата-лидера;
• Формирование предложения о работе;
• Ведение кадрового резерва.

Результаты проекта:

• Повышение контролируемости процесса;
• Снижение времени на закрытие заявки.

Автоматизация процесса согласования индивидуального компенсационного пакета и приглашения на работу

Функциональный объем:

• Управление организационной структурой (OM)
• Кадровый учет (PA),
• Подбор персонала (SAP E-Recruiting),
• Управление бизнес-процессами (SAP NetWeaver BPM)

Особенности проекта:

• Интеграция с процессом подбора персонала, обеспечивает единый и прозрачный процесс согласования индивидуального пакета вознаграждений и льгот кандидата на вакантную штатную должность всеми заинтересованными сотрудниками Компании.
• Реализован процесс автоматического формирования предложения о работе для кандидата с учетом любого дополнительного компенсационного пакета.
• После подтверждения кандидатом предложения о работе и утверждения даты выхода на работу, сотруднику автоматически создается учетная запись и рабочий e-mail для работы в системе.
• Использование технологий SAPNetWeaverBPMдля построения процессов согласования.

Результат проекта:

• Упрощение документооборота;
• Ускорение процесса согласования индивидуального пакета вознаграждений и льгот кандидата;
• Снижение трудозатрат на создание новых пользователей для работы в системе. 

Автоматизация процессов планирования, предоставления и переноса плановых отпусков в компании

Функциональный объем:

• SAP ERP HCM: Управление организационной структурой (OM), Кадровый учет (PA), Учет рабочего времени(PT);
• Сервисы самообслуживания (SAP ESS/MSS);
• Управление бизнес-процессами (SAP NetWeaver BPM).
  
  

Особенности проекта:

• Формирование графика отпусков для всех сотрудников компании;
• Утверждение графика отпусков сотрудников их непосредственными руководителями;
• Автоматическое создание записей о плановых отсутствиях;
• Дедлайны для выполнения задач в рамках планирования отпусков, как для сотрудников, так и для руководителей;
• Автоматический запуск процесса "запрос отпуска" в соответствии с графиком;
• Ручной запуск процесса "запрос отпуска" при необходимости отпуска вне графика;
• Согласование запрошенного отпуска с руководителем сотрудника;
• Возможность отложить плановый отпуск по решению сотрудника или рекомендации руководителя;
• Автоматическое формирование заявления и приказа для подписания сотрудником и его руководителем;
• Автоматический ввод мероприятия "Отпуск";
• Уведомление бухгалтерии о необходимости произвести расчет отпускных выплат.

Результаты проекта:

• Уменьшение объема работ и согласований при планировании отпусков;
• Упрощение процедуры создания и выхода в отпуск для конечных сотрудников и профессиональных пользователей;
• Уменьшение работы на создание заявлений/приказов;
• Автоматизирован процесс взаимодействия между сотрудником, руководителем и кадровым администратором;
• Автоматическая рассылка уведомлений связанным отделам (бухгалтерия) и ответственным лицам о задачах;
• Автоматическое формирование всего необходимого пакета документов;
• Дополнительная отчетность по планам и фактам отпусков.

ИНТЕРВЬЮ: Команда «Газпром нефти»: мы выбираем лучшие решения

С 2009 года « Газпром нефть» реализует масштабный проект по внедрению единого корпоративного шаблона управления персоналом и переводу всех предприятий на технологическую платформу SAP/1C. Этот проект уникален как по масштабу, так и по глубине задействованных инструментов. Многие функции, которые внедрены в «Газпром нефти», используются российскими компаниями пока очень ограниченно. О передовом опыте компании в области автоматизации HRM рассказали TAdviser Анжелика Сидорова - руководитель направления автоматизации Департамента по работе с персоналом, Сергей Дьяков - руководитель проектов и Тимур Бородулин - руководитель SAP проектов

• Автоматизация функций управления персоналом на базе решения SAP ERP HCM

Проект по разработке Системы управления персоналом был инициирован в рамках развития комплекса информационных технологий в ОАО «Газпром нефть». Высокие требования ОАО «Газпром нефть» к организации бизнес-процессов и понимание актуальных бизнес потребностей обусловили необходимость автоматизации функций управления персоналом.

«На исполнение данного проекта была привлечена компания ЭВОЛА, специалисты которой смогли правильно оценить все потребности и предложить оптимальное решение по автоматизации необходимых бизнес-процессов по управлению персоналом в ОАО «Газпром нефть». Критерием выбора исполнителя проекта внедрения было четкое понимание выявленных потребностей, опыт и знания в оптимизации сложных бизнес процессов Заказчика», - отмечает А.М.Хоробрых, начальник Департамента Информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций ОАО «Газпром нефть».

Компания ЭВОЛА начала работы в августе 2008 года, возглавив проектную команду, состоящую из нескольких подрядчиков. Под ее руководством был произведен анализ текущего состояния проекта, предложен план дальнейшего развития проекта, который четко описывал последовательность выполнения работ. В установленные сроки были запущены в эксплуатацию модули организационного менеджмента и кадрового учета в Московском офисе ОАО «Газпром нефть» и ряде предприятий Ноябрьского региона (13 предприятий).

Кадровый учет. При разработке форм отчетности были учтены специфические особенности всех подразделений, в том числе северных регионов, при этом, их старались делать универсальными, чтобы заложить возможность тиражирования в дальнейшем. А бизнес-процессы кадрового делопроизводства и их реализацию сделать простой и понятной для пользователей. В результате был достигнут компромисс между ограничениями системы и пожеланиями Заказчика и найдены оптимальные решения. Теперь все сотрудники кадровой службы ОАО «Газпром нефть» выполняют свои функции более эффективно. Внедрение решения SAP ERP HCM сделало информацию актуальной и доступной: теперь специалисты ОАО «Газпром нефть» имеют доступ к статусу своих заявок, например уведомление о заявке на отпуск («Ваш приказ на отпуск подписан»), к ограниченной личной информации коллег: фотографии, основные данные сотрудника (должность, подразделение, контакты). Внутренний информационный портал (кабинет, должность, телефон) значительно облегчает и увеличивает эффективность коммуникации внутри компании.

Табельный учет. Модуль табельного учета был запущен на месяц раньше планируемого срока. Преимущества от его внедрения особенно сильно почувствовали на себе работники бухгалтерии: реализованная возможность формирования табеля рабочего времени из системы, значительно уменьшила количество ошибок.

Расчет заработной платы. После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию модуля кадрового учета начались работы по проектированию модулей учета рабочего времени и расчета заработной платы. Здесь в качестве особенностей можно выделить: - выполненную консультантами компании ЭВОЛА настройку внециклических расчетов без дополнительных разработок, - настройку расчета налогов для сотрудников, работающих на том же предприятии как внутренний совместитель (мультирасчет) с помощью возможностей стандартного решения SAP, - получение единой налоговой отчетности одновременно по трем филиалам. В настоящее время система находится в опытно-промышленной эксплуатации в режиме параллельного расчета заработной платы в двух системах (АМБА и SAP). Тестовый расчет за два месяца показал, что система готова к эксплуатации, работает корректно и без сбоев. Дальнейшее развитие предполагает тиражирование созданного решения на дочерние предприятия ОАО «Газпром нефть» а также внедрение сервисов самообслуживания сотрудников.

---

В октябре 2011 года на ХII саммите HR-директоров России и СНГ проект "Сапсан-Автоматизация", реализованный компанией ЭВОЛА для "Газпром нефти", стал самым технологичным проектом года, заняв 1 место в номинации "Технологии в управлении человеческими ресурсами".

Проект "Автоматизированное сопровождение в системе SAP-HR переезда компании ОАО "Газпром нефть" из Москвы в г. Санкт-Петербург (Сапсан-Автоматизация)" реализован совместными усилиями "Газпром нефти" и компании ЭВОЛА, команда которой объединила все участвующие в процессе модули системы SAP и создала единое пространство для учета и отражения в системе всех затрат, а так же контроля связанных с переездом процессов.

Автоматизированная поддержка релокации корпоративного центра "Газпром нефти" в Санкт-Петербург позволяет скоординировать работу многих служб, обеспечивающих процесс переезда сотрудников. А именно: вести учет и расчеты с персоналом, контролировать социальные пакеты сотрудников, оперативно оформлять кадровые перемещения и изменения в организационной структуре, контролировать затраты на командировки в рамках проекта, а также собирать затраты по всем указанным направлениям деятельности и оперативно реагировать на все новые идеи и изменения.

Для качественного кадрового обеспечения процесса переезда был выбран инструментарий корпоративной системы SAP HCM, для чего потребовалась ее серьезная модификация в короткие сроки. Для реализации проекта использовались информационные решения SAP ERP HCM, SAP FI, SAP ESS.

В результате проекта были разработаны автоматизированные механизмы контроля процесса переезда сотрудников, учета и контроля плановых и фактических выплат сотрудникам. Реализовано решение, позволяющее автоматически формировать документацию на переезд сотрудников в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Благодаря автоматизации удалось построить автономную систему планирования и учета расходов на проект релокации корпоративного центра "Газпром нефти" в Санкт-Петербург. За счет интеграции с финансовым модулем затраты из бюджетов различных подразделений, относящиеся к проекту, учитываются корректно и своевременно. Для построения аналитики для контроля проекта используется система отчетности.