Как СЭД EOS for SharePoint интегрируется c другими ИТ-системами. Опыт производственно-торговой фирмы «Гамма»

Компания «Юниксофт» завершила интеграцию EOS for SharePoint с торговой информационной системой (ТИС) в компании «Гамма», известной потребителям по сети товаров для декора и рукоделия. Эта сеть включает более 150 магазинов, в ней работает свыше 1000 человек.

Производственно-торговая фирма «Гамма» — лидер на российском рынке швейной фурнитуры и товаров для рукоделия — основана в 1993 году и за 25 лет работы зарекомендовала себя как надежный партнер и для покупателей, и для поставщиков. Достоинством фирмы является самый широкий ассортимент швейной фурнитуры в СНГ — более 20 тысяч видов товаров, более 90 тысяч наименований.

Предпосылки и задачи проекта

В компании «Гамма» по всей сети магазинов в течение года образуется более 12 тысяч счетов. Учитывая, что магазины территориально удалены от головного офиса, передача счетов проводилась в основном по электронной почте. По статистике, приведенной заказчикам, в почте терялось около 10% счетов (это около 1200 в абсолютных цифрах).

Все счета требуют заверения, определения ответственного и лимита, согласования. Наилучшим инструментом для реализации рабочего процесса согласования является СЭД – в EOS for SharePoint уже присутствуют все необходимые для этого инструменты.

Проблема заключалась в том, что прохождение счета в СЭД не могло отображаться в ТИС, так как эти системы не связаны между собой. Более того, отправив счет по почте, магазин не знал, на какой стадии на данный момент находится его согласование. Для ускорения согласования счетов требовалось наладить подачу первичной информации в ТИС в режиме онлайн, а также обеспечить их продвижение на оплату с минимальными потерями времени. Чтобы каждый магазин видел актуальную информацию о текущем этапе обработки счета, необходимо было не только организовать передачу счетов из ТИС и отразить в СЭД все стадии их прохождения, но и наладить регулярную синхронизацию данных между этими двумя системами – по расписанию, при срабатывании определенных триггеров, а также автоматическое обновление статусов.

Основными задачами, которые требовалось решить в рамках данного проекта, стали следующие:

• обеспечение сквозной обработки счетов в различных системах;
• сокращение потерь информации;
• сокращение времени обработки счетов.

Особенности и ход проекта

Согласование счетов и синхронизация данных с ТИС – для системы электронного документооборота не совсем стандартная задача. Но интеграционные возможности, разработанные компанией Юниксофт для EOS for SharePoint, позволили ее успешно решить. Особенностью, повышающей уровень сложности проекта, стало то, что внутренняя информационная система хранит данные в БД Oracle, тогда как СЭД EOS for SharePoint использует БД MS SQL. Еще одним усложняющим фактором явилось большое количество сотрудников, которые работают с системой, и необходимость их обучения.

Для успешной реализации проекта потребовалось провести большую подготовительную работу, которая включала не только сбор первичных данных о процессе, но и дополнительные настройки в EOS for SharePoint, а также создание специальных шлюзов для синхронизации баз данных систем.

На стадии подготовки был проведен сбор первичных данных – какие сведения являются критичными, в каких ситуациях и с какой периодичностью должны синхронизироваться БД. После этого были разработаны шлюзы синхронизации систем - через SQL таблицы и через URL-строку, затем произведена их настройка.

В СЭД добавлен ID, который берется из ТИС и является ключевым полем для синхронизации. Также потребовать предварительно настраивать справочники: в СЭД были заведены статьи расхода и бюджеты, назначены ответственные за статьи, внесена информация о лимитах ответственных. Помимо статуса документа, добавлены «Статус согласования» и «Статус оплаты».

До автоматизации основного рабочего процесса настроено несколько сервисных РП: запрос ответственного и лимита, передача статусов в ТИС, оповещение пользователей. Затем был настроен основной маршрут рабочего процесса согласования (см. схему).

В основу синхронизации БД систем были положены следующие правила:

• синхронизация запускается по расписанию, раз в час;
• при достижении статуса «Отменено» синхронизация запускается немедленно;
• если счет был согласован, но попал на второй цикл, статус «На согласовании» передается также без задержки;
• синхронизация происходит в обоих направлениях: при изменении данных в ТИС они обновляются в СЭД.

После проведенной тестовой эксплуатации за короткое время были устранены выявленные недочеты и внесены корректировки в настройки. Сейчас процессы согласования и синхронизации запущены и работают в промышленном режиме.

Итог проекта

По состоянию на 2018 год согласование счетов в СЭД используют в 150 магазинах и в основном офисе компании. Всего в процессе участвует более 500 человек. Существенно сократились затраты времени на обработку и проверку документов, а также время на поиск документов и решение проблем, с ними связанных.

В целом итоги проекта можно разбить на три группы:

1. Повышение доступности информации: карточка счета в СЭД содержит всю информацию о счете, и нет необходимости переходить в почту или в ТИС для её получения.
2. Экономия времени: сэкономлено минимум 480 часов работы экономистов в год, около 120 часов работы бухгалтеров в год.
3. Снижение потерь информации, ранее связанных с тем, что часть счетов терялась в почте.