ОАО «Гипрогазцентр» автоматизирует бюджетные процессы с помощью Prestima

НПО «Компьютер» и ОАО «Гипрогазцентр» завершили проект автоматизации бюджетирования на базе системы Prestima. Несмотря на сжатые сроки, были достигнуты все запланированные результаты.

ОАО «Гипрогазцентр» – один из ведущих проектных институтов газового комплекса России. Институт выполняет разработку всех стадий проектной документации для строительства и реконструкции объектов газовой промышленности. Наряду с выполнением заказов российских предприятий, «Гипрогазцентр» успешно взаимодействует с фирмами Польши, Болгарии, Латвии, Казахстана, Румынии, Словении, Украины, Турции и Германии.

С ростом объема платежей в «Гипрогазцентр» появилась необходимость в формировании платежного календаря и оперативного контроля платежей на соответствие бюджету. Кроме того, увеличилась трудоемкость формирования бюджета доходов и расходов (БДР), план-фактного анализа и формирования отчетности для головной организации ОАО «Газпром». Программные продукты, используемые специалистами финансово-экономической службы для ведения бюджетов, в т.ч. Excel, не позволяли решать поставленные задачи. Поэтому руководством компании было принято решение автоматизировать бюджетные процессы с помощью специализированной системы.

Финансово-экономическая служба, совместно с бухгалтерией и ИТ-специалистами провели анализ нескольких информационных систем, в результате которого была выбрана CPM-система Prestima.

Перед началом проекта специалисты НПО «Компьютер» провели анализ бизнес-процессов компании, в результате которого были определены основные направления автоматизации бюджетирования и управления финансами:

• Планирование бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС);
• Автоматический сбор данных в систему Prestima по выполнению БДР из бухгалтерской системы;
• Согласование заявок на платежи с использованием системы электронного документооборота и автоматическим контролем лимитов БДДС;
• Формирование платежного календаря и реестра платежей;
• Учет движения денежных средств с помощью интеграции с системой «Клиент-Банк»;
• Исполнение бюджета движения денежных средств (БДДС);
• Формирование комплекта внутренней и внешней отчетности.

Проект внедрения стартовал в мае, первый этап завершился уже в июне согласованием проектных решений, разработанных НПО «Компьютер». Следующий этап – настройка и адаптация Prestima под специфику «Гипрогазцентр» и непосредственная работа сотрудников института в системе началась в конце июля. Благодаря качественной методической подготовке и четкому определению объема решаемых задач, опытно-промышленная эксплуатация и в целом проект был завершен в сентябре, точно в срок. Итогом стала работа в едином автоматизированном пространстве более 60 пользователей организации.

В ходе проекта настроена интеграция системы Prestima с уже существующими на предприятии системами: КАС «Бизнес Люкс» (ERP), СЭД DIRECTUM и «Клиент-Банк». Эффект от внедрения системы был виден уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Это, в первую очередь:

1. Сокращение трудоемкости планирования бюджетов. Для формирования плановых данных в модуле «Бюджетирование» системы Prestima используется настроенная под специфику предприятия бюджетная структура. Специальный инструмент формы планирования упрощает ввод, корректировку и анализ бюджетов в необходимых разрезах. При этом используются различные алгоритмы для автоматического формирования данных – распределение годовой плановой суммы по кварталам с учетом статистических коэффициентов, детализация доходов и расходов по источникам получения выручки, трансформация бюджета доходов и расходов (БДР) в бюджет движения денежных средств (БДДС).

2. Оптимизация процесса согласования платежей. В модуле «Управление финансами» формируются заявки на оплату и проходят контроль превышения лимитов БДДС. Согласование заявок на оплату осуществляется через систему электронного документооборота DIRECTUM. Утвержденные заявки попадают в платежный календарь Prestima и реестр на оплату, который подписывается руководством. Кроме того, рассылка уведомлений о результатах согласования заявки, отказе в проведении платежа и о проведении оплаты происходит автоматически.

3. Упрощение сбора данных по исполнению бюджетов. За счет тесной интеграции Prestima с бухгалтерской системой (КАС «Бизнес Люкс») сбор фактических значений БДР происходит автоматически. Если раньше на сбор факта затрачивалось 2-3 дня, то после автоматизации требуется только 2-3 часа, а исполнение БДДС оперативно отражается в момент проведения платежных документов.

Развитие системы продолжается. На базе Prestima и DIRECTUM были автоматизированы задачи управления расчетами по договорам. Был налажен четкий финансовый контроль соответствия лимитам БДДС на этапе согласовании договора и проверка суммы договора при проведении оплат. В настоящее время ведется проект по автоматизации одного из самых важных для «Гипрогазцентр» операционных бюджетов – Плана закупок материально-технических ресурсов и услуг (МТРиУ). В результате проекта будет организован оперативный контроль расходов на материалы, оборудование, услуги от поставщиков и т.д.

2014: Гипрогазцентр: особенности подключения ЦФО к планированию бюджета закупок

В 2013 году ОАО «Гипрогазцентр» поставил перед собой задачу ежегодного формирования бюджета закупок материально-технических ресурсов и услуг (МТРиУ). Ожидания руководства компании, финансового отдела и отдела конкурентных закупок сводились к следующему:

• руководству хотелось видеть как общую сумму затрат на хозяйственную деятельность общества, так и её детализацию вплоть до количества и стоимости закупаемых пачек бумаги и шариковых ручек;
• финансовому отделу было важно, чтобы:
• появились инструменты для формирования полных детальных бюджетов. Это позволило бы сравнивать объем расходов подразделений Общества с планируемыми доходами, чтобы в итоге было возможно привести их в соответствие с желаемым финансовым результатом.
• ответственные специалисты, заключающие договоры на закупку МТРиУ, сами могли контролировать лимиты по бюджету закупок на начальном этапе договорной работы;
• была возможность связать бюджет закупок с БДР и БДДС в части статей, касающихся закупки МТРиУ;
• отделу конкурентных закупок требовалась максимальная детализация затрат для составления плана конкурентных закупок, а именно для формирования спецификаций к каждому тендеру. Отсюда возникла дополнительная задача: связать между собой бюджет закупок и план конкурентных закупок (КЗ), максимально автоматизировать процесс формирования плана КЗ.

Стоит отметить одну из особенностей Общества при планировании бюджета закупок. В «Гипрогазцентр» (ГГЦ) за закупку МТРиУ отвечает не один-два отдела, а около 40 сотрудников разных подразделений. Они ответственны за обеспечение других отделов необходимыми МТРиУ и выполняют соответствующие заявки. Они же заключают договоры на закупку недостающих ресурсов. Каждый из таких сотрудников может отвечать за одно или несколько направлений закупок ресурсов. Например, один специалист несет ответственность за коммунальные услуги, второй – за закупку компьютеров и их обслуживание, третий – за серверы, четвертый – за всё, что связано с автомобильным парком (закупка а/м, обеспечение ГСМ, ремонты, ТО) и так далее. По этой причине решение поставленных задач без подключения ЦФО не представлялось возможным.

Постановка бюджетирования

Реализация проекта включала следующие шаги:

• Был проведен анализ текущих бизнес-процессов. Согласование и выполнение заявок на МТРиУ, поступающих от подразделений, а также согласование договоров внутри общества проводилось с использованием системы электронного документооборота DIRECTUM. При этом контроль лимитов при согласовании договоров (на тот момент по БДДС) осуществлялся за счет интеграции системы DIRECTUM с CPM-системой Prestima, в которой как раз и хранились лимиты. А так как большая часть специалистов работала с DIRECTUM, было решено построить работу с планом закупок на базе этой же системы, также передавая лимиты в Prestima.
• ЦФО подключили к работе с планом закупок ещё на этапе составления структуры самого бюджета. За счет того, что каждый ответственный самостоятельно проанализировал затраты, за которые он отвечает, структура статей бюджета получилась максимально полной. В дальнейшем это позволило сотрудникам легко планировать и контролировать лимиты. В итоге обошлось без навязывания структуры статей бюджетов «сверху».
• Финансовый отдел проставил соответствие статей бюджета закупок статьям БДР и БДДС.

Первое планирование, первые результаты

Особенность процесса планирования в ГГЦ заключалась в том, что ответственные специалисты при необходимости могли запросить плановые данные у подразделений.

Автоматизация данного процесса позволила:

• максимально предусмотреть все возможные затраты;
• снизить физическую и моральную нагрузку с ответственных. Если ранее процесс сбора данных от подразделений проходил долго и трудоемко, то теперь в задачу ответственного входит лишь отправка заданий в подразделения (это делается в 5 кликов мыши) и проверка полученных данных. Далее специалист одной задачей направляет на согласование все бюджетные заявки (и свои и поступившие из подразделений). За счет такого деления заявок у согласующих не возникает вопросов, от кого конкретно исходит потребность в определенных ресурсах.

В итоге с помощью нового инструмента был собран и согласован бюджет закупок, достигнуты поставленные цели:

• у ответственных и руководителей подразделений появилась возможность просматривать бюджет по направлению и бюджет своего подразделения с помощью специального отчета. Также для них стала доступна информация о внесенных в процессе согласования бюджета корректировках и лимитах на плановый период;
• высшее руководство может просматривать общую сумму по бюджету и детализацию по каждому ответственному подразделению;
• финансовый отдел с помощью автоматического расчета формирует цифры по определенным статьям БДР и БДДС;
• отдел конкурентных закупок также получил возможность автоматически формировать план конкурентных закупок.

Контроль лимитов

Автоматизация планирования бюджета закупок обеспечила ЦФО инструментами для оперативного контроля лимитов. Уже на этапе подачи заявок на получение МТРиУ ответственные могут начать проверку заявок на соответствие потребностям отдела, заявленным в ходе планирования бюджета. В свою очередь, контроль лимитов при согласовании договоров проводится теперь и по плану закупок, и по БДДС. Исполнение бюджетов и их превышение по отдельным статьям можно увидеть через отчеты.

Актуализация

Без актуализации бюджетов не обходится, наверное, ни одно предприятие. Основной причиной для проведения актуализации бюджета закупок в ГГЦ стала необходимость включить в бюджет то, что не предусмотрели при первоначальном планировании.

Механизм актуализации также был реализован на базе системы DIRECTUM. Сейчас ЦФО имеют возможность либо увеличить лимит по какой-либо статье затрат, либо увеличить лимит по одной статье и уменьшить его по другой. Важно отметить, что «переброску сумм» ответственные могут делать только в рамках закрепленных за ними статей затрат. Далее обязательно проходит согласование изменений с руководством в электронном виде. Таким образом, за счет совместного использования систем Prestima и DIRECTUM у ЦФО появилась определенная свобода работы со своими лимитами, а за счет использования стандартных механизмов DIRECTUM сократилось время на согласование бюджетных заявок.

Итоги

В результате внедрения были решены все поставленные задачи. Отчасти, это следствие автоматизации многих операций. Но в основном, достигнуть результата получилось с помощью подключения ЦФО к работе с бюджетами. Это позволило максимально спланировать все возможные затраты и возложить ответственность за соблюдение лимитов на подразделения.

Подключать ЦФО к планированию бюджетов можно и нужно уже на начальных этапах постановки бюджетирования. С одной стороны, это повышает чувство значимости ответственных, так как руководство учитывает их мнение. С другой стороны, высказывая пожелания по поводу сумм бюджета, сотрудники «подписываются» под ними. Это приводит к повышению ответственности подчиненных при планировании и исполнении бюджетов.