Государственная корпорация по организации воздушного движения в РФ (Госкорпорация по ОрВД, ФГУП) DocsVision

Результаты проекта

Работа над проектом велась с марта 2010 года до апреля 2011 года. В результате в настоящее время в работу системы электронного документооборота включены все ключевые подразделения филиала и Екатеринбургский центр ОрВД, СЭД обеспечивает полный цикл обработки поступивших, отправляемых и внутренних документов.

В результате внедрения были автоматизированы следующие процессы:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• обработка служебных записок;
• согласование договоров;
• согласование и утверждение приказов и распоряжений;
• согласование счетов на оплату и актов.
• Всего в системе работает 100 пользователей, для которых было организовано обучение, кроме того, разработаны рабочие инструкции пользователей (для каждой роли в системе), организована трехуровневая техническая поддержка.

Заказчик удовлетворён результатами внедрения системы и приступил ко второму этапу внедрения, включающему разработку ряда дополнительных сценариев обработки документов, архива документов для ключевых подразделений и дополнительных представлений для работы пользователей системы с заданиями.

В планах развития системы — подключение других региональных центров организации воздушного движения.

Цели и задачи проекта

Создание единого информационного пространства, которое обеспечит:

• эффективную поддержку процессов накопления, управления и доступа к общекорпоративным информационным ресурсам компании;
• ускорение и упрощение получения информации о текущем состоянии документа, исключение потерь документов;
• сокращение времени прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, сокращение длительности согласований;
• минимизация издержек по хранению бумажных документов, сокращение времени поиска бумажных архивных документов за счет перевода их в электронную форму;
• введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов.

Выбор программы

В качестве решения Заказчиком была выбрана система Docsvision, разработчиком которой является одноименная российская компания «ДоксВижн».

Среди ключевых преимуществ Docsvision Заказчиком были выделены следующие:

• наличие готовых механизмов для автоматизации делопроизводственных процедур;
• возможность гибкой настройки решения;
• наличие типовых решений «Делопроизводство», «Согласование договоров» и т.д. (низкая стоимость и сжатые сроки внедрения);
• масштабируемость — Docsvision позволяет реализовывать крупные территориально-распределенные решения;
• возможность использования произвольного набора готовых приложений Docsvision с учетом масштаба и функциональных требований конкретного заказчика;
• наличие опыта реализации различных по стоимости и масштабу проектов во всех отраслях.

Задачи проекта

В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• упорядочение и систематизация документооборота (маршрутизация);
• исключение дублирования документов при регистрации;
• исключение потери документов;
• построение централизованного электронного архива документов;
• обеспечение возможности оперативного поиска документов;
• сокращение сроков согласования проектов документов и прохождения документов по подразделениям;
• оперативное информирование сотрудников и руководства о поступивших документах и поручениях;
• автоматизированный контроль исполнения поручений.