Автоматизация договорно-правовой работы в Группе Илим на базе SAP Extended ECM by Open Text

Москва, 2 мая 2012г. - Группа «Илим» запустила в эксплуатацию решения по автоматизации договорно-правовой работы. С декабря 2011 года на предприятиях компании и в центральном офисе процессы рассмотрения и согласования договорных документов переводятся в электронный вид.

Внедрение решения на базе продукта SAP Extended ECM by Open Text стало еще одним шагом в развитии единого информационного пространства в географически распределенной производственной компании. В качестве приоритетных задач для исполнителя проекта, компании ООО «АвеБрава», заказчиком были поставлены: упорядочение хранения документации в электронном виде, систематизация контрактов, а также автоматизация процессов, связанных с утверждением и исполнением договорных документов. К декабрю 2011 года все поставленные задачи были успешно выполнены, и система была введена в эксплуатацию.

«Решение было разработано в тесном взаимодействии с клиентом, что обеспечило максимальный учет потребностей компании «Илим». По сути, представленное решение – это сплав оптимальных бизнес-процессов, позволяющих объединить людей, процессы и технологии для решения задач», – говорит Надеин Андрей, заместитель генерального директора SAP СНГ.

В ходе реализации проекта было применено несколько подходов к оптимизации различных видов бизнес-процессов. В частности, был введен единый порядок размещения в системе разнородных по составу документов. Как правило, значительная часть договорной документации, обрабатываемой в компании, содержит значительные отступления от типовых форм, обусловленных, в том числе, реализацией процесса в ERP-системе. При внедрении электронные формы документов были снабжены дополнительными информационными атрибутами, отсутствующими у типовых документов в SAP ERP. Применение таких атрибутов приносит значительную пользу при автоматизации процесса, позволяя идентифицировать документ, направленный на согласование, и определить маршрут прохождения документа, а также произвести выбор формы для создания договора по итогам выполнения процесса.

Данное решение позволило сэкономить рабочее время пользователей, благодаря минимизации действий, затрачиваемых на обработку и рассмотрение документа, и значительному упрощению процесса подготовки документа для дальнейшего согласования.

Группа «Илим» обладает сложной организационной структурой, в которой применяются матричные схемы управления. В связи с этим, формирование списка согласующих подразделений и должностных лиц, обязательных при согласовании документа, зачастую представляет собой значительную проблему. Для решения этого вопроса, юридическим управлением компании был разработан и принят специальный стандарт, в котором приведены правила определения списка согласующих подразделений в зависимости от типа документа. Требования к документам были реализованы в проекте с помощью компьютерных технологий путем введения матрицы согласования. Применение подобной матрицы позволяет автоматически определять список подразделений и руководителей высшего звена, согласование с которыми является обязательным для каждого сформированного договора.

Одной из первоочередных задач реализации проекта стало требование собрать замечания к документу, полученных на различных этапах его согласования, и наглядно представить эту информацию пользователю в консолидированном виде. Анализ информации о прохождении отдельного документа по всем этапам его жизненного цикла потребовал разработки специального журнала согласования документа. В журнале содержится история событий, произошедших с документом в процессе его рассмотрения и утверждения, что значительно сокращает затраты пользователя на поиск и сбор информации. По информации в журнале можно анализировать весь маршрут документооборота, отследить комментарии пользователей, историю изменения документа и текущий статус процесса.

В ходе проекта был расширен функционал процесса делегирования задач и полномочий, в результате чего у пользователей системы появилась возможность отменять переданные ранее полномочия и задачи с отражением в журнале согласования.

Возможности платформы SAP Extended ECM by Open Text позволили обеспечить пользователей системы всеобъемлющей информацией, необходимой для принятия решений в процессе согласования договорных документов: ключевой информацией из модуля управления закупками и материальными потоками из финансового модуля SAP ERP, а также информацией из справочников контрагентов. Специфические функциональные требования были реализованы специалистами компании «АвеБрава» путем разработки дополнительных модулей расширения стандартных возможностей платформы SAP Extended ECM by Open Text.

«Автоматизация процесса ведения договорно-правовой работы стала очередным этапом развития системы управления документооборотом в Группе «Илим». «К достоинствам, с моей точки зрения (поскольку для нашей компании это актуально), можно отнести возможность очень тесной интеграции продукта с модулями системы SAP», – прокомментировала Пирогова Ирина, ИТ-директор ОАО «Группа «Илим».