"Диэлектрические кабельные системы". Внедрение межкорпоративного финансово-учетного документооборота

АО «Диэлектрические кабельные системы» (ГК ДКС) входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе.

Группа компаний основана в 1998 году. Номенклатура выпускаемой продукции составляет более 26 000 компонентов и аксессуаров. С самого основания ГК ДКС сотрудничает с 80 дистрибьюторами, представленными 500 офисами продаж в России.

Предыстория проекта

Группа компаний ДКС постоянно расширяет ассортимент продукции, наращивает складские и производственные мощности, открывает новые региональные филиалы, расширяет партнерскую и дистрибьюторскую сеть.

Развитие холдинга потребовало организации обмена электронными первичными финансовыми документами. Нововведение должно было снизить прямые издержки на печать и доставку бумаг контрагентам, обеспечить их хранение и уничтожение и снизить количество случаев их потери и повторной подготовки. Кроме того, на момент старта проекта в компании часто затягивалось ожидание оригиналов документов, и это вело к дополнительным издержкам.

Руководство ГК ДКС решило перейти на юридически значимый электронный документооборот для того, чтобы сократить затраты на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, снизить риски доначисления НДС и налога на прибыль, которые связаны с возможной утратой бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов в компанию.

Выбор платформы для построения межкорпоративного финансово-учетного документооборота основывался на концепции планомерного развития имеющихся у компании информационных решений.

В 2012 году процессы внутреннего документооборота, договорной работы, работы с совещаниями и командировками сотрудников были автоматизированы на базе DIRECTUM.

Аргументом в пользу выбора платформы стало и то, что в составе системы уже были стандартные коннекторы к системам учета и обмена.

Задачи проекта

В состав рабочей группы по внедрению вошли специалисты ГК ДКС и компании «Акелон», генерального партнера DIRECTUM, которые совместно с руководством обозначили задачи проекта:

• Автоматизировать процесс согласования и подписания, учета и последующего архивного хранения финансово-учетных документов в системе DIRECTUM.
• Обеспечить юридически значимый обмен финансово-учетными документами между пятью юрлицами ГК ДКС и контрагентами с применением сервиса обмена
• Организовать центр обработки, ответственный за перевод всех поступающих бумажных финансово-учетных документов в электронный вид и выполнение функций архивного хранения.

Так как проект охватывал работу с первичной документацией по отгрузке или поступлению товарно-материальных ценностей и получению или оказанию услуг, рабочая группа выделила следующие бизнес-процессы для автоматизации:

• работа с исходящими и входящими бумагами;
• взаимодействие с исходящими и входящими электронными документами;
• операции с документами в территориально-удаленных филиалах;
• архивное хранение финансово-учетных документов, поиск и выборка для проверок;
• контроль факта возврата или предоставления оригиналов контрагентами.

Проектные решения

Интеграция 1С, SAP и DIRECTUM

На момент старта проекта ГК ДКС использовала две учетные системы – «1С: Предприятие 8.3» и SAP ERP. DIRECTUM должна была стать единым хранилищем и точкой входа и выхода электронных документов, поэтому необходимо было связать все три системы между собой.

Общая схема интеграции систем 1С, SAP и DIRECTUM

В связи с тем, что контрагенты заносятся в 1C и SAP обособленно, требовалось состыковать записи в двух учетных системах и DIRECTUM. Для передачи информации между ними была настроена односторонняя синхронизация данных.

В качестве средств интеграции использовались:

• между SAP ERP и DIRECTUM – веб-сервисы интеграции;
• между «1С: Предприятие 8.3» и DIRECTUM – стандартный коннектор к 1С.

В SAP ERP для хранения данных о контрагентах используются два справочника – «Дебиторы» и «Кредиторы», в 1С – «Контрагенты». Информация из всех этих справочников выгружается в DIRECTUM. Уникальность контрагентов проверяется по ИНН, КПП и наименованию. При этом в DIRECTUM в скрытых полях карточки справочника «Организации» сохраняется идентификаторы контрагента, используемые во всех учетных системах.

Матрица ответственных лиц МФУД

Для определения ответственных пользователей, участие которых в процессе зависит от нескольких критериев, в системе DIRECTUM реализован справочник «Ответственные лица МФУД».

В нем задается исполнитель определенной роли в процессе в зависимости от параметров:

• вид документа;
• балансовая единица;
• подразделение (филиал);
• контрагент.

Справочник «Ответственные лица МФУД»

Справочник «Комплекты ПФД»

Для объединения документов в комплекты был разработан справочник «Комплекты ПФД». С его помощью контролируется:

• полнота. Поле «Неполный комплект» заполняется автоматически, если нет минимально необходимого набора документов:
  • для операций с НДС: товарная накладная или акт выполненных работ + Счет-фактура или УПД;
  • для операций без НДС: товарная накладная или акт выполненных работ.

• наличие оригинала или копии бумажного документа в организации – если по минимально необходимому набору документов возвращены только копии, то поле «Возвращены оригиналы» заполнено не будет;
• контроль необходимости отправки оригиналов входящих бумажных документов, подписанных со стороны ГК ДКС, контрагенту. Если галочка в поле «Экз. передан контрагенту» не установлена, то в рамках типового маршрута будет сформировано задание ответственному на передачу контрагенту документов.

Штрихкоды финансово-учетных документов

В ГК ДКС для идентификации вида документа, балансовой единицы, подразделения и учетной системы было реализовано несколько форматов штрихкодов для ВЭД «Товарная накладная», «Акт выполненных работ», «Счет-фактура», «Прочие документы МФУД».

Так, при сканировании служба ввода и преобразования DIRECTUM распознает штрихкоды и находит в системе исходящие документы (заносит скан-образ в виде новой версии), либо создает электронные входящие с соответствующими реквизитами.

Работник центра обработки данных или офис-менеджер филиала ГК ДКС распечатывают наклейки со штрихкодами с помощью специального сценария.

Окно сценария «Печать штрихкодов»

Бизнес-процессы

Для обработки финансово-учетных документов в ГК ДКС было разработано 13 типовых маршрутов, при использовании которых выполняются следующие операции:

• проверка наличия минимально необходимого комплекта документов в зависимости от режима налогообложения (с НДС 18%, с НДС 0%, без НДС) и вида документов («Товарная накладная»/«Акт выполненных работ» + «Счет-фактура» или «УПД»/»УКД»);
• автоматическое заполнение дела в зависимости от вида документа, организации и даты документа;
• визирование документов;
• замена ФИО подписанта в формализованных документах перед простановкой ЭП на документы;
• подписание документов (визирующая, утверждающие ЭП);
• проверка комплекта документов перед отправкой в систему обмена и др. функции.

Выгрузка документов из учетных систем в DIRECTUM

Исходящие финансово-учетные документы формируются в учетных системах SAP ERP и «1С: Предприятие 8.3». Для согласования и подписания они выгружаются в систему документооборота.

Из SAP ERP – с помощью веб-сервисов интеграции DIRECTUM, из 1С – через коннектор в формализованном виде.

Отметка о возврате оригиналов документов

По исходящим документам необходимо контролировать возврат оригинала от контрагента. Поэтому после получения ответа о подписании документов в рамках задачи по типовому маршруту DIRECTUM передает в учетные системы информацию о возврате оригиналов.

Поле с отметкой «Оригинал возвращен» в SAP ERP

Учет входящего документа в 1С и SAP ERP

В рамках обработки входящих документов бухгалтер заносит данные в учетную систему SAP ERP или «1С: Предприятие 8.3». Информация о том, в какой именно из них работает дочерняя компания, хранится в карточке справочника DIRECTUM «Наши организации». Соответственно, при выполнении задания с вариантом «Учесть в УС» вызывается функционал учета документа в SAP ERP или «1С: Предприятие 8.3».

Документ может быть создан в SAP ERP до сканирования и занесения в DIRECTUM, в этом случае ответственный наклеивает штрихкод на бумажный оригинал, вносит данные в систему (вручную или с помощью сканера). Только после этого он может сохранить документ. При этом в DIRECTUM параллельно выгрузится информация о созданном документе и сформируется карточка с пустым телом, в которой указан штрихкод, занесенный в SAP ERP.

После учета документа в SAP ERP проверяется его создание в этой системе. Если документ по каким-либо причинам не был занесен, то ответственному исполнителю (тому, кто выполнял задание в DIRECTUM) приходит повторное задание на учет документа с первоначальным набором вариантов выполнения.

В случае с 1С учет осуществляется с помощью стандартного коннектора, который был доработан для создания определенного вида документа в зависимости от применяемой налоговой ставки.

Также в рамках проекта был реализован переход между документами в системе DIRECTUM и в учетных системах SAP ERP и «1С: Предприятие 8.3», проведена работа с запросами на уточнение по электронным счетам-фактурам – теперь при проверке и приемке ответственный сотрудник может запросить информацию, выполнив задание с соответствующим вариантом и указав суть вопроса.

Особенности, итоги и перспективы

Проект длился почти год. За это время совместными усилиями ГК ДКС и исполнителя (компании «Акелон») был достигнут намеченный результат – заказчик получил решение, которое позволяет обмениваться первичными финансово-учетными документами в электронном виде. Разработка существенно сокращает время их доставки и рассмотрения, обеспечивает стопроцентное наличие оригиналов документов и снижает прямые издержки на печать и отправку бумаг контрагентам.

В рамках проекта в ГК ДКС был организован центр обработки документов (ЦОД) – единая точка входа и хранения всех бумажных первичных учетных документов каждой балансовой единицы олдинга. Снизился риск потери или порчи документов внутри организации. Внедренная маркировка штрихкодами позволила быстро идентифицировать, открыть документ на просмотр и ознакомиться с историей его обработки.

В связи с большим количеством вариаций новых процессов и видов документов было подготовлено 9 пользовательских инструкций. Обучение более 100 сотрудников проводилось в режиме семинара.

Запуск решения МФУД в опытно-промышленную эксплуатацию проходил по этапам: в октябре-ноябре 2016 года – между двумя балансовыми единицами и одним филиалом, в декабре 2016-го – между остальными тремя балансовыми единицами, также в этом месяце были подключены еще три филиала.

В текущем году планируется подключение к МФУД внешних контрагентов – в первую очередь основных партнеров, с которыми у компании налажен самый интенсивный обмен документами.