«Зетта Страхование» упростила взаимодействие с агентской сетью с помощью Synerdocs

2019: Автоматизация обмена актами выполненных работ

4 марта 2019 года компания «Директум» сообщила, что сервис Synerdocs помог страховой компании «Зетта Страхование» упростить взаимодействие с агентской сетью и ускорил обработку документов в 10 раз.

Многие страховщики увеличивают клиентскую базу, развивая агентские сети. Стратегия работает: у агентов высокая мотивация по привлечению клиентов, они не привязаны к офису и могут проводить встречи в любом удобном месте. Повторно страховую услугу у агента заказывают чаще, чем у менеджера компании. Однако в схеме есть особенности. Агенты отправляют принципалу (страховщику) множество отчетов. Тот в свою очередь обязан их принимать, согласовывать, обрабатывать, начислять вознаграждения. Специалисты компании тратят на эти операции много времени и сил.

Очевидное решение – автоматизация работы с агентами, в частности – ускорение и упрощение документооборота с ними. Именно с этой задачей руководство ООО «Зетта Страхование» обратилось к команде Synerdocs в 2016 году. В феврале 2019 года завершен первый этап работ, в ходе которого компания автоматизировала обмен актами выполненных работ (АВР), причем с агентами разных форм собственности – физическими лицами, ИП и ООО.

«С внедрением Synerdocs, доля подписанных актов в месяц увеличилась с 40 до 80%, а срок обработки актов сократился до двух дней. Ранее ожидание подписанных копий документов на бумаге могло занимать до нескольких недель. При этом ранее печать одного документа компании обходилась в 1,26 руб. за лист, а после внедрения этих затрат нет совсем. И наконец, отправка бумаг агенту стоила 26 руб. за пакет, а в сервисе Synerdocs снизилась до 5,6 рублей». Никита Коновалов, руководитель проектов «Зетта Страхование»

Все процедуры, связанные с отправкой, подписанием и согласованием актов, проходят в веб-клиенте Synerdocs. На каждом этапе сервис создает извещения о получении или доставке. Их формирование и использование двумя сторонами обеспечивают юридическую значимость документооборота.

Электронный документооборот упростил взаимодействие «Зетта Страхование» с агентами. Решение позволило компании:

• снизить прямые издержки на печать и отправку АВР;
• ускорить обработку и согласование актов;
• исключить потери документов при отправке;
• снизить риски компрометации АВР, а также судебных разбирательств с агентами.

По информации на март 2019 года автоматизация бизнес-процессов в «Зетта Страхование» продолжается. Специалисты Synerdocs помогают подключить контрагентов компании к электронному документообороту, в дальнейшем планируются работы по интеграции сервиса обмена с корпоративной информационной системой. Благодаря этому пользователи смогут получать, подписывать, согласовывать и отправлять документы в одном окне – не переключаясь на другое ПО.

2016: Начало внедрения Synerdocs

Автоматизация работы с агентами в «Зетта Страховании» назрела давно. Были проблемы с несвоевременной доставкой бумажных документов, долго подготавливались акты, затягивались сроки согласования отчетов. Неудобства испытывали и сами агенты, вынужденные регулярно приезжать в офис с бумажными документами или отправлять их по почте за свой счет.

В августе 2016 года стартовал пилотный проект по переходу компании на электронный документооборот. В нем приняли участие два претендента-оператора электронного документооборота, а к обмену привлекли агентов с разной формой собственности – физлиц, ИП и ООО.

В конце октября выбор был сделан в пользу Synerdocs.

Команда Synerdocs справилась с подготовкой агентов к работе в веб-клиенте сервиса, – отмечает Максим Соловьев, руководитель проекта Synerdocs. – Мы выпустили сертификаты электронной подписи, разработали инструкцию с порядком регистрации, провели обучающий вебинар. Именно это стало залогом получения компанией «Зетта Страхование» конкретных улучшений уже на пилотном этапе:

• ускорились сроки согласования отчетов и выплата вознаграждений агентам;
• необходимые отчеты в считанные секунды стали подписываться и отправляться через сервис;
• отказ от бумаги и почтовых услуг исключил риск потери документов.

В планах у «Зетта Страхование» развивать проект и дальше – интегрировать Synerdocs с корпоративной информационной системой и агентским веб-порталом, а также централизовать выпуск сертификатов электронной подписи.