"Ланит" модернизировал электронный архив для корпорации "Тактическое ракетное вооружение"

2018

24 декабря 2018 года "ЛАНИТ" сообщил, что его специалисты модернизировали электронный архив АО «Корпорация «Тактическое ракетное вооружение». В ходе проекта была выполнена миграция данных электронного архива в обновленную базу, перенесены все справочники, архивные дела и документы.

Корпорация «Тактическое ракетное вооружение» с 2006 г. использовала систему электронного архива на платформе LanDocs 2, но постепенно она перестала удовлетворять растущие потребности организации в архивном хранении документов в электронном виде. Специалисты ЛАНИТ проанализировали работоспособность программно-аппаратного комплекса электронного архива и на основе полученных данных модернизировали существующую версию системы до версии «LanDocs: Архив» версии 3.5.

В результате значительно увеличилась скорость работы с приказами, протоколами, личными карточками сотрудников, табелями учёта рабочего времени и карточками дел. Файловое хранилище конвертировано для хранения файлов в базе данных.

Внедрение обновленной системы позволило корпорации организовать неограниченное количество санкционированных территориально распределённых точек доступа к электронной базе архива. Кроме того, появилась возможность работать с полнотекстовым поиском документов и сканировать их в формате PDF/A.

Переход на последнюю версию электронного архива не только обеспечил стабильность работы системы в целом, но и расширил спектр возможностей для организации эффективной деятельности структурных подразделений корпорации, задействованных в работе с архивными документамии. Алексей Чесноков, начальник Центра информационных технологий АО «Корпорация «Тактическое ракетное вооружение»

2014

В ходе реализации проекта было проведено экспресс-обследование делопроизводственных процессов Корпорации, разработана проектная документация, ПО системы установлено и настроено на сервере и клиентских рабочих местах. Система была введена в эксплуатацию в феврале 2004 года и в настоящее время развернута более чем на 70 рабочих местах заказчика.

В результате проекта LanDocs стал использоваться в секретариате, на рабочих местах делопроизводителей структурных подразделений и секретарей руководства Корпорации. Благодаря внедрению LanDocs работа с документами упорядочена, налажен технологичный контроль состояния работ по исполнению распоряжений руководства.

Логичным продолжением корпоративной политики построения эффективной системы ДОУ стал проект автоматизации архива управленческой документации, он позволил поддерживать в корпоративной системе электронного документооборота полный жизненный цикл документов.

В архиве Корпорации хранятся документы, начиная с 1942 года. Характерной особенностью архива является огромный объем документов по личному составу. Кроме того, именно к этим документам чаще всего поступают запросы в архив – в частности для подтверждения трудового стажа и получения сведений для начисления пенсии.

Запущенный в июне 2006 года проект по внедрению электронного архива позволил обеспечить сохранность сведений государственного значения, упростил и ускорил поиск необходимых гражданам документов, снизил затраты предприятия на организацию архивного хранения.

В августе 2006 года специалисты ЛАНИТ завершили основные работы по проекту. После обследования существующего архива и разработки проектной документации была произведена адаптация тиражного ПО LanDocs: АРХИВ к специфике архива управленческой документации заказчика, созданы регистрационные карточки архивных документов, в том числе для учета документов по личному составу.

Набор стандартных отчетов был разработан в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., что полностью соответствовало пожеланиям заказчика.

В рамках проекта решена еще одна важная для заказчика задача – осуществлено наполнение электронного архива. В связи с большим объемом и особой ценностью бумажных документов специалистами ЛАНИТ была определена очередность оцифровки и разработана технология сканирования документов. По просьбе заказчика, наряду с рабочими местами для поиска документов, созданы специализированные рабочие места для потокового ввода бумажных документов с использованием производительного сканерного оборудования.

ИТ-специалисты провели интеграцию электронного архива с действующей на предприятии системой электронного документооборота, внедрили технологию формирования в электронном виде сдаточных описей и передачи на архивное хранение электронных документов. Персонал корпорации уже имел опыт работы с LanDocs, поэтому при внедрении электронного архива дополнительное обучение персонала потребовалось исключительно в части специфических «архивных» функций, а также технологии массового ввода.