Лукойл Оверсиз (OpenText ECM Suite)

Задачи

1. Автоматизация документационного обеспечения управления Холдингом, в том числе обеспечение контроля сроков согласования распорядительных документов и договоров в соответствии с корпоративными стандартами, обеспечение сквозного согласования документов между дочерними обществами и корпоративным центром, обеспечение контроля исполнительской дисциплины. 2. Обеспечение документационной поддержки проектной деятельности в производственных проектах.

Описание реализации

В качестве объектов для реализации пилотного проекта были выбраны корпоративный центр в г. Москва и ООО «ЛУКОЙЛ Узбекистан Оперейтинг Компани» в г. Ташкент (с последующим тиражированием на другие предприятия Холдинга).

Пилотный проект продолжался с января по сентябрь 2009 г. и реализовывался в соответствии с корпоративной методологией внедрения КИС группы компаний ЛУКОЙЛ (включал в себя фазы концептуального проектирования, реализации, интеграционного тестирования и опытно-промышленной эксплуатации). По результатам опытно-промышленной эксплуатации к системе были подключены 250 пользователей в корпоративном центре и 220 пользователей в ЛУКОЙЛ Узбекистан Оперейтинг Компани. Проект осуществлялся в условиях проведения в 2009 г. организационных преобразований, сопровождавшиеся существенными изменениями в организационной структуре корпоративного центра Холдинга, что привело к продлению сроков проекта на 4 месяца.

В последующие годы функциональность системы расширялась, к системе подключались другие предприятия Холдинга, в том числе основной производственный актив Холдинга – ЛУКОЙЛ Мид-Ист Лтд (оператор по разработке месторождения Западная Курна 2).

По состоянию на февраль 2012 г. с системой ЕСДО работают более 1200 пользователей Холдинга в 5 странах (Нидерланды, РФ, Ирак, ОАЭ, Узбекистан). В 2012 г. планируется дальнейшее расширение географии системы – подключение казахстанских активов Холдинга.

Функциональные рамки системы включают в себя 6 блоков бизнес-сценариев: 1. Обработка корреспонденции и контроль исполнения поручений. 2. Согласование, выпуск и публикация организационно-распорядительной и нормативно-методической документации (ОРД, НМД). 3. Обработка внутренней корреспонденции (служебных записок). 4. Управление договорами (подготовка, согласование, хранение и архивация). 5. Поддержка коллегиальных органов управления – правления, совета директоров, органов управления дочерними обществами. 6. Обработка проектно-технической документации (ПТД).

В качестве основной платформы в проекте использовалась локализованная версия OpenText Content Server 9.7.0. Реализованная система позволяет пользователю работать на русском или на английском языке. В 2012 г. планируется миграция системы на платформу Content Server 10.0.

Система функционирует в централизованной инфраструктуре. Все подключенные предприятия Холдинга работают с одной базой документов, что существенно облегчает реализацию бизнес-процессов, затрагивающих несколько предприятий (например, совместную работу над документами экспертных групп, состоящих из сотрудников корпоративного центра и нескольких активов).

В ходе проекта реализована интеграция со следующими ключевыми информационными системами ЛУКОЙЛ Оверсиз:

• Корпоративная ERP-система на базе SAP ERP (интеграция по справочникам, по процессу согласования договоров, доступ к документам из прочих транзакций SAP).
• Система управления взаимоотношениями с поставщиками на базе SAP SRM (согласование конкурсной документации, поддержка переписки с поставщиками в ходе проведения конкурсов, хранение протоколов тендерного комитета).
• Корпоративный портал на базе MS Sharepoint 2007 (доступ к документам, публикация документов на портале).

Результат

В результате широкомасштабного внедрения Единой системы документооборота появились следующие новые возможности и преимущества: 1. Централизованная система документооборота – «гарант» соблюдения корпоративных процедур. Благодаря ей ключевые процессы подготовки и согласования решений в регионах проходят в соответствии с корпоративными процедурами. 2. Документооборот подключенных предприятий Холдинга стал «прозрачен» для корпоративного центра. 3. По регламентированным процессам гарантировано соблюдение нормативных сроков согласования (с учетом производственных календарей различных регионов присутствия). Применяется принцип «согласование по умолчанию». 4. Гарантировано соблюдение контрактных сроков согласования проектных документов (согласование подготовленной проектировщиками ПТД производится в системе). 5. Обеспечено сохранение структурированной базы проектных документов по строящимся производственным объектам с сохранением полной истории их согласования и принятия решений. За счет интеграции с SAP накопленная база проектных документов по каждому объекту доступна пользователям непосредственно при работе с его основной записью в модуле «Техническое обслуживание и ремонт оборудования» SAP ERP.

Комментарий клиента

«Международный опыт нефтегазовых компаний показывает, что крупные производственные проекты очень сложно реализовывать, не имея инструмента по управлению проектно-технической документацией. OpenText Content Server обеспечивает возможность организации структурированного хранения и оперативного согласования проектно-технической документации (ПТД), поступающей от различных подрядчиков по проектированию. Возможность интеграции с SAP ERP в то же время гарантирует доступность к использованию ПТД, накапливаемой в ходе строительства, при последующей эксплуатации технических объектов»

Сергей Котов - Начальник Управления по ИТ и Связи филиала ЛУКОЙЛ Оверсиз Балтик Лтд в г. Дубай